La gestión de compras: donde una tienda online gana o pierde el margen

En casi cualquier comercio, lo que pagas a tus proveedores es la partida de gasto más grande. Y sin embargo, la mayoría de tiendas dedican horas a la publicidad y al diseño y muy poco a comprar bien. Es un error caro, por una cuenta muy simple:

Qué es (de verdad) la gestión de compras

No es «hacer pedidos». Es un circuito con siete pasos, y en cada uno se puede perder dinero sin darse cuenta:

1. Detectar qué hace falta: qué productos se van a agotar y cuándo.
2. Elegir a quién comprar: proveedor principal y alternativo, con sus tarifas, plazos y pedidos mínimos.
3. Decidir cuánto: ni tanto que inmovilices caja ni tan poco que rompas stock.
4. Formalizar el pedido: por escrito, con precios acordados y fecha prevista.
5. Recibir la mercancía: contar lo que llega y anotar lo que falta.
6. Conciliar: comprobar que pedido, albarán y factura cuadran.
7. Calcular el coste real y evaluar al proveedor.

Las cinco fugas más habituales

1. Subidas de precio que nadie ve

Un proveedor actualiza su tarifa, la factura llega con el precio nuevo y se paga sin mirar. Al cabo de un año, el margen de una familia entera de productos ha bajado tres puntos y nadie sabe cuándo pasó. La solución es comparar cada línea facturada con la tarifa vigente del proveedor y avisar cuando no coinciden.

2. Lo pedido, lo recibido y lo facturado no coinciden

Faltan unidades, llegan referencias cambiadas o se factura algo que quedó pendiente. Es lo que se conoce como conciliación a tres bandas (pedido, albarán, factura): si no se hace, se pagan productos que nunca entraron en el almacén.

3. Recepciones «a ojo»

Si quien recibe ve el pedido y las cantidades esperadas, tiende a confirmar lo que espera ver. Una recepción ciega —contar sin ver cantidades ni precios y comparar después— detecta muchas más diferencias.

4. Un coste que no incluye los portes

El precio de coste que aparece en la ficha del producto suele ser el de la tarifa. Pero el coste real incluye los portes de compra, los aranceles si importas y, a veces, el embalaje. Si un envío de 40 € trae 200 unidades, cada unidad cuesta 0,20 € más. En productos baratos, eso cambia el margen por completo.

5. Pendientes que nunca llegan

El proveedor sirve el 80 % del pedido, el resto queda «pendiente» y se olvida. Mientras, la tienda muestra stock que no existe o deja de vender algo que creía pedido. Hay que llevar el control de lo pendiente de servir por proveedor y reclamarlo.

El coste real: precio medio ponderado

Si compras el mismo producto a precios distintos a lo largo del tiempo, ¿cuánto te cuesta la unidad que vendes hoy? El método más práctico para un comercio es el precio medio ponderado (PMP): cada entrada recalcula el coste medio teniendo en cuenta las unidades que ya tenías.

La cuenta: (50 × 10 + 100 × 11,20) / 150 = 10,80 €. Luego, (70 × 10,80 + 30 × 10,50) / 100 = 10,71 €. Con este coste, el margen que ves en cada venta es el real, no el de una tarifa de hace meses.

Cómo elegir y evaluar proveedores

El precio importa, pero no es lo único. Merece la pena medir, aunque sea en una hoja de cálculo:

• Nivel de servicio: qué porcentaje de lo pedido sirve completo y a tiempo.
• Plazo de entrega real, no el prometido. Es el dato que necesitas para calcular cuándo pedir.
• Incidencias: errores de referencia, roturas, facturas que no cuadran.
• Estabilidad de precios: cuántas veces y cuánto ha subido la tarifa en el año.
• Condiciones: pedido mínimo, portes pagados a partir de cierto importe, plazo de pago.

Y una regla de prudencia: para los productos que más vendes, ten siempre identificado un proveedor alternativo. La dependencia de uno solo se paga en el peor momento.

Una rutina semanal que cabe en una hora

1. Revisa qué productos van a quedarse sin stock antes de que llegue un pedido nuevo.
2. Agrupa por proveedor y comprueba si llegas al mínimo o a portes pagados.
3. Envía los pedidos por escrito, con precio acordado.
4. Repasa los pendientes de la semana anterior y reclama lo que no ha llegado.
5. Al recibir facturas, compáralas con pedido y albarán antes de pagarlas.

Indicadores para saber si compras bien

• Rotación del stock y días de cobertura: cuántos días aguantas con lo que tienes.
• Stock inmovilizado: productos sin ventas en 90 o 180 días. Es caja dormida.
• Desviación sobre tarifa: cuánto has pagado de más respecto a lo acordado.
• Roturas de stock de los productos importantes y sus días sin venta.

Las compras dentro de PrestaShop

PrestaShop gestiona muy bien la venta, pero de compras trae poco: un precio de coste por producto que nadie actualiza y un stock sin noción de pedidos a proveedor. Por eso muchas tiendas acaban con un Excel al lado. Si quieres llevarlo dentro de la tienda, lo que hay que buscar es: importar el fichero del proveedor como pedido, comparar sus precios con la tarifa, recibir sin ver cantidades, calcular el coste medio con portes y saber qué productos necesitas reponer según su venta real.