Cuándo y cuánto reponer: punto de pedido y stock de seguridad explicados con números

Cada producto agotado es una venta perdida y, muchas veces, un cliente que se va a la competencia. Cada producto de más es dinero parado en una estantería. Entre las dos cosas hay una forma sencilla de decidir cuándo y cuánto reponer, y no hace falta ser experto en logística: basta con cuatro datos y una hoja de cálculo.

Los cuatro datos que necesitas

• Demanda media diaria (D): unidades que vendes al día, de media.
• Plazo de entrega (L): días desde que haces el pedido hasta que puedes vender el producto. Incluye el tiempo de preparación del proveedor, el transporte y la recepción.
• Stock de seguridad (SS): un colchón para cuando vendes más de lo normal o el proveedor tarda más.
• Stock disponible: lo que tienes más lo que ya está pedido y aún no ha llegado.

El punto de pedido

Es el nivel de stock al que tienes que lanzar el pedido. La fórmula es:

La idea: con lo que te queda tienes que aguantar todo el plazo de entrega, más un margen por si las cosas van peor de lo previsto.

Dos formas de calcular el stock de seguridad

Método sencillo (el del peor caso)

SS = (venta diaria máxima × plazo máximo) − (venta diaria media × plazo medio).

Ejemplo: un producto vende 6 unidades al día de media y 9 en sus mejores días. El proveedor tarda 10 días de media y, alguna vez, 14.

• SS = 9 × 14 − 6 × 10 = 126 − 60 = 66 unidades.
• Punto de pedido = 6 × 10 + 66 = 126 unidades.

Es fácil de entender y casi nunca te deja sin stock, pero suele ser excesivo: supone que el peor día de ventas coincide con el peor plazo de entrega.

Método estadístico (más ajustado)

SS = Z × σ × √L, donde σ es la desviación típica de la venta diaria y Z depende del nivel de servicio que quieras: 1,28 para el 90 %, 1,65 para el 95 %, 2,33 para el 99 %.

Con el mismo producto, si la venta diaria varía con una desviación de 2 unidades y quieres un 95 % de servicio:

• SS = 1,65 × 2 × √10 = 1,65 × 2 × 3,16 ≈ 11 unidades.
• Punto de pedido = 60 + 11 = 71 unidades.

La diferencia con el método sencillo son 55 unidades paradas. Multiplicado por todo el catálogo, es mucho dinero. En una hoja de cálculo, σ se obtiene con la función DESVEST sobre las ventas diarias.

Cuánto pedir

Una forma práctica es fijar una cobertura objetivo: cuántos días quieres que dure cada pedido (por ejemplo, 30).

Siguiendo con el ejemplo (método estadístico), si te quedan 70 unidades y no tienes nada pedido: 6 × 30 + 11 − 70 = 121 unidades. Después, ajusta al pedido mínimo del proveedor o a la caja completa.

El error que falsea casi todas las previsiones

La demanda diaria parece fácil de calcular: ventas del mes entre 30. Pero si el producto estuvo agotado parte del mes, ese cálculo se queda corto, y te lleva a pedir menos de lo que necesitas, con lo que vuelve a agotarse. Es un círculo vicioso.

Lo mismo pasa con los productos nuevos: si un artículo lleva activo diez días, dividir sus ventas entre 30 subestima su demanda en dos tercios. La demanda hay que calcularla sobre los días en que el producto estaba activo y con stock.

No todos los productos merecen la misma atención

Clasifica el catálogo con un análisis ABC:

• A: el 20 % de productos que suele hacer en torno al 80 % de la facturación. Revísalos cada semana y con un nivel de servicio alto (95-99 %).
• B: los siguientes. Revisión quincenal, servicio del 90-95 %.
• C: la cola larga. Revisión mensual, poco stock o incluso venta bajo pedido con el stock del proveedor y un plazo de entrega mayor indicado en la ficha.

Casos que la fórmula no resuelve sola

• Estacionalidad: usa la demanda del mismo periodo del año anterior, no la del mes pasado.
• Promociones: si vas a hacer una campaña, súmala a mano a la previsión.
• Productos con caducidad: el stock máximo lo marca la vida útil, no solo la demanda. No sirve de nada comprar barato si una parte se va a caducar.
• Pedidos mínimos y portes: a veces compensa adelantar un pedido para llegar a portes pagados; calcula si el ahorro supera el coste de tener más stock.

Para empezar mañana

1. Exporta las ventas diarias de los últimos 90 días de tus 50 productos más vendidos.
2. Descuenta los días sin stock al calcular la media.
3. Apunta el plazo real de cada proveedor (fecha de pedido y fecha de recepción de los últimos envíos).
4. Calcula punto de pedido y cantidad con las fórmulas de arriba.
5. Revisa cada semana qué productos han cruzado su punto de pedido.

Cuando el catálogo crece, la hoja de cálculo se queda pequeña: lo razonable es que la propia tienda calcule la necesidad de cada producto con sus ventas y sus días con stock, y que el pedido al proveedor salga de ahí.