Picking sin errores: cómo preparar pedidos rápido y no enviar nunca un paquete equivocado

La preparación de pedidos —el picking— es la parte del comercio online que el cliente no ve hasta que falla. Y cuando falla, sale muy caro: un pedido equivocado supone el reenvío, la recogida del producto erróneo, el tiempo de atención al cliente, a veces un producto que vuelve dañado y, con frecuencia, una mala reseña. En muchos pedidos, ese coste supera todo el margen que dejaba la venta.

La buena noticia es que casi todos los errores tienen la misma causa: depender de la memoria de quien prepara. Lo que sigue es cómo sustituir esa memoria por un sistema.

1. Cada producto, una ubicación

Sin ubicaciones, el almacén funciona mientras lo lleve la misma persona. Con ubicaciones, cualquiera puede preparar un pedido el primer día.

• Usa un código simple y consistente: pasillo – módulo – altura – hueco (por ejemplo, B-03-2-04).
• Etiqueta físicamente cada hueco con su código.
• Registra la ubicación en la ficha de cada producto (o de cada combinación, si las tallas y colores van en sitios distintos).
• Cuando un producto cambia de sitio, se cambia en el sistema en el momento, no «luego».

2. Coloca según lo que más se vende

Aplica un análisis ABC al almacén: los productos que más salen (A) van cerca de la zona de embalaje y a la altura de la mano; los que menos (C), al fondo y en las alturas. Solo con esto se reducen mucho los paseos, que son la mayor parte del tiempo de preparación.

3. Elige el método de picking según tu volumen

En una tienda que pasa de 20 a 80 pedidos diarios, cambiar de «pedido a pedido» a «oleadas» suele ser el salto de productividad más grande que puede dar.

4. Un recorrido ordenado

La lista de recogida debe salir ordenada por ubicación, en el sentido en que se recorre el almacén, y no en el orden en que el cliente añadió los productos al carrito. Parece un detalle, pero evita volver atrás una y otra vez.

5. Verificar, no confiar

El salto definitivo en calidad es verificar con lector (o con la cámara del móvil):

• Al recoger: se escanea el código de barras del producto; si no es el de la línea, el sistema avisa.
• Al embalar: se comprueba que están todas las líneas y unidades antes de cerrar la caja.
• Al etiquetar: se comprueba que la etiqueta de envío corresponde al pedido de esa caja.

Este último punto evita el error más caro de todos: la etiqueta cruzada. Dos pedidos se preparan bien, pero las etiquetas se intercambian al pegarlas. Los dos clientes reciben el paquete del otro. Escanear la etiqueta y el pedido juntos antes de cerrar lo elimina por completo.

6. La hoja de pedido que de verdad ayuda

• Ubicación, referencia, nombre, combinación y unidades, en ese orden.
• Las unidades distintas de 1 bien destacadas: el error de «puse una y eran dos» es de los más frecuentes.
• Las notas del cliente y los regalos o muestras visibles, no escondidos al final.
• En productos con fecha, qué lote coger.

7. Mide para mejorar

• Tasa de error: pedidos con incidencia de preparación / pedidos enviados. Un objetivo razonable es estar muy por debajo del 1 %.
• Líneas preparadas por hora: te dice si los cambios de ubicación o de método funcionan.
• Tiempo de pedido a envío y cumplimiento de la hora de corte («pedidos antes de las 13:00 salen hoy»).

Y anota la causa de cada error. Si casi todos vienen de los mismos dos productos, la solución es moverlos o etiquetarlos mejor, no pedir más atención al equipo.

8. Saber qué entra, en el momento

Un aviso en el móvil cuando entra un pedido —con sus productos— permite planificar las oleadas, adelantar la preparación de pedidos urgentes y detectar al momento un pedido raro (una cantidad desproporcionada, una dirección sospechosa) antes de que salga del almacén.

En PrestaShop

PrestaShop sabe qué hay que enviar, pero no cómo prepararlo: no tiene ubicaciones por hueco, ni listas ordenadas por recorrido, ni verificación por escaneo. Todo eso se puede añadir con un módulo de picking que trabaje con el móvil como lector, de modo que el almacén funcione igual lo lleve quien lo lleve.