Caducidades, lotes y trazabilidad: vender alimentación, cosmética o parafarmacia online sin perder dinero

Vender alimentación, suplementos, cosmética o parafarmacia online tiene una dificultad que el resto del comercio no conoce: el producto tiene fecha. Eso trae obligaciones legales (qué informar, cómo rastrear cada lote, cómo retirar uno) y un problema económico constante: las mermas. Bien organizado, las dos cosas se resuelven con el mismo sistema.

Caducidad y consumo preferente no son lo mismo

En cosméticos la lógica es parecida: los que duran 30 meses o menos llevan fecha de duración mínima; los que duran más llevan el símbolo del tarro abierto con los meses de uso tras abrirlo (por ejemplo, «12M»).

Qué tienes que informar en la venta online

El Reglamento (UE) 1169/2011 sobre información alimentaria establece que, en la venta a distancia:

• Antes de la compra, en la ficha, debe estar disponible toda la información obligatoria (denominación, ingredientes, alérgenos destacados, cantidad neta, condiciones de conservación, datos del operador, información nutricional…) excepto la fecha de duración, que lógicamente depende del lote que se envíe.
• En la entrega, el producto debe llevar toda la información obligatoria, fecha incluida.

Lotes y trazabilidad

El Reglamento (CE) 178/2002 obliga a los operadores de alimentos a poder identificar de quién recibieron cada producto y a quién se lo entregaron: «un paso atrás y un paso adelante». En la práctica, para una tienda online significa:

1. Registrar en cada entrada de mercancía el lote, la fecha y el proveedor.
2. Registrar en cada pedido qué lote se ha enviado.
3. Poder responder en minutos a la pregunta: «¿qué clientes han recibido el lote X?»

Esa pregunta es la que te harán en una alerta o retirada de producto. Si la respuesta es «tendríamos que mirar los albaranes uno a uno», tienes un problema serio: el tiempo de reacción importa, y avisar a todos los clientes «por si acaso» es caro y daña la confianza.

FEFO: lo primero que caduca, lo primero que sale

En productos con fecha no vale el clásico «lo primero que entra, lo primero que sale» (FIFO). Lo correcto es FEFO (first expired, first out): se envía primero el lote con la fecha más próxima, aunque haya llegado después. Para que funcione:

• Cada lote tiene que tener su ubicación y su fecha registradas.
• La hoja de preparación del pedido debe indicar qué lote coger, no solo qué producto.
• Conviene fijar una vida útil mínima garantizada al cliente (por ejemplo, «enviamos siempre con al menos tres meses de fecha») y no enviar lotes por debajo de ella.

Las mermas: el dinero que se tira en silencio

Una merma no aparece en ninguna factura. Simplemente, un día alguien encuentra una caja caducada y la tira. Para controlarlas:

• Registra cada merma con su causa: caducidad, rotura, devolución no vendible, error de recepción.
• Anticípate: compara la fecha de cada lote con su ritmo de venta. Si un lote de 200 unidades caduca en 60 días y vendes 2 al día, sabes hoy que te sobrarán unas 80.
• Actúa a tiempo: una promoción, un pack con otro producto, venta como consumo preferente cercano con descuento claro, o donación. Hacerlo con 60 días de margen es muy distinto de hacerlo con 5.
• Ajusta las compras: si un producto genera mermas a menudo, el problema está en cuánto compras, no en cuánto vendes.

Lista de comprobación

• Las fichas muestran en texto los ingredientes, los alérgenos destacados y la información nutricional (o la que corresponda según el tipo de producto).
• Cada entrada de mercancía registra lote, fecha y proveedor.
• Cada pedido registra el lote enviado.
• Puedes listar en minutos los clientes que recibieron un lote.
• El almacén prepara por FEFO y respeta una vida útil mínima.
• Hay un registro de mermas y una revisión periódica de lo que se va a caducar.
• Si vendes productos con consumo preferente pasado, se indica de forma visible en la ficha y en el carrito.

En PrestaShop

PrestaShop no maneja lotes ni fechas de caducidad de serie: el stock es un número por producto. Para cumplir con la trazabilidad y controlar mermas hace falta añadir el lote y la fecha a las entradas y a los pedidos, la salida por fecha y un aviso de lo que no se va a vender a tiempo. Y para la ficha, la información nutricional, de alérgenos o regulatoria por producto y por combinación, en texto y no solo en la foto.

Este artículo es informativo. Cada sector (alimentación, complementos alimenticios, cosmética, productos sanitarios) tiene normativa específica: consúltala con tu asesoría o tu asociación sectorial.