Las facturas de PrestaShop se generan al vuelo: por qué importa

Un compañero quería clonar una factura mensual en PrestaShop, como hace cualquier programa de gestión. Gustavo, de la comunidad, le recordó que en PrestaShop no hay factura sin pedido: se genera al cambiar el pedido de estado. Y de ahí salió un debate que sigue vigente: ¿sirve PrestaShop como programa de facturación con las normas que vienen?

Cómo funcionan las facturas en PrestaShop

Cuando un pedido llega al estado configurado para facturar, PrestaShop le asigna un número de factura. El PDF no se guarda: se dibuja cada vez que lo descargas, con los datos que hay en ese momento en la base de datos y la plantilla de la tienda. Otro miembro lo explicaba así: como las genera bajo demanda, si cambias datos, cambian.

Otro compañero resumió el problema en una frase: puede entrar en la base de datos, tocar el registro que quiera y no queda constancia.

Por qué choca con la ley

La ley antifraude de 2021 (Ley 11/2021) añadió a la Ley General Tributaria la obligación de que los programas de facturación garanticen la integridad, la conservación, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros (artículo 29.2.j) y una infracción también para quien tiene un sistema que no cumple (artículo 201 bis). Una compañera trajo al grupo el texto de los dos. Su desarrollo es el Real Decreto 1007/2023, el reglamento de los sistemas de facturación que incluye la modalidad VERI*FACTU. En enero de 2024 Gustavo compartió la documentación técnica que la Agencia Tributaria había publicado para los desarrolladores, y el grupo coincidía: hacerlo dentro de PrestaShop es difícil precisamente porque la base de datos se puede manipular sin dejar rastro.

Gustavo apuntaba que PrestaShop no está obligado a adaptarse a la ley de cada país y que lo normal es que esa adaptación llegue por módulos o por un programa externo.

Un consejo práctico de Gustavo: cuándo generar la factura

Aconseja que la factura se genere solo cuando el pedido pasa a «Enviado», no en «Pago aceptado» ni en «Preparación en curso». Si un pedido se cancela antes de salir, no tendrás que hacer una rectificativa. Y una vez generada la factura, no deberías modificar el pedido. Como el momento en que se devenga el IVA con pagos por adelantado tiene sus propias reglas, coméntalo con tu asesor antes de cambiarlo.

Datos mal puestos por el cliente

Otro caso del grupo: un cliente pone mal su NIF y su dirección de facturación, y la factura ya está emitida. Editar el pedido y volver a descargar el PDF es justo lo que en el grupo se desaconsejó: esa factura ya la tiene el cliente y no sabes cómo la va a usar. El compañero hizo una factura rectificativa que anulaba la anterior y otra nueva con los datos buenos. Si dudas de cómo hacerlo en tu caso, coméntalo con tu asesor.

Las salidas que se propusieron

• Un programa de facturación externo que recibe los pedidos de la tienda y emite y guarda las facturas. Fue la recomendación más repetida.
• En diciembre de 2023, Rekire anunció que estaba desarrollando con Coresoftware un ERP en la nube integrado con PrestaShop, con pago por uso, para resolver la certificación del software de facturación y la factura electrónica. Hoy es CoreGest ERP · Verifactu con PrestaShop.
• Si mientras tanto facturas desde PrestaShop: series separadas cuando las necesites (Rekire tiene un módulo de series de facturas), rectificativas en lugar de ediciones (editor de facturas rectificativas) y nadie tocando la base de datos a mano.

Las fechas de obligación de VERI*FACTU han cambiado varias veces desde aquel debate: consulta las vigentes en la sede de la Agencia Tributaria.

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