Vender cursos, talleres y entradas desde tu tienda: fechas, aforo y acceso

Muchas tiendas acaban vendiendo algo más que productos: el taller de cerámica de la tienda de manualidades, la cata de la vinoteca, el curso online del fabricante de maquinaria, la masterclass de la academia que también vende material. Y casi siempre empiezan igual: un producto con stock 20, una nota en la descripción con la fecha y una hoja de cálculo para apuntar quién viene.

Funciona hasta que no funciona. Este artículo repasa lo que cambia cuando vendes plazas en lugar de unidades y cómo organizarlo.

En qué se diferencia una plaza de un producto

• Tiene fecha. Después de esa fecha no vale nada. No se puede guardar en el almacén.
• Tiene aforo, que no se repone. Si el aforo está lleno, lo que toca es una lista de espera o una nueva edición, no un pedido a proveedor.
• Alguien tiene que entrar. Hay que identificar al asistente el día del evento, o darle acceso a un contenido online.
• Puede depender de una persona: el instructor, el profesional que atiende la cita.
• Genera comunicaciones: recordatorios, cambios de sala, enlaces de conexión, materiales.

Un producto con stock cubre el aforo. Todo lo demás se acaba haciendo a mano.

Tipos de venta y cómo plantearlos

Evento con fecha y aforo

Un taller el sábado por la mañana, una cata, una conferencia. Lo esencial: plazas disponibles visibles, entrada para el asistente y control de acceso. Si haces varias ediciones del mismo taller, mejor una ficha por edición o una ficha con la fecha como opción, para que cada una tenga su aforo.

Cita o reserva con un profesional

Una sesión de asesoramiento, una clase particular, una prueba de producto. Aquí el aforo es la agenda: franjas libres por profesional, con sus excepciones. Un detalle importante: mientras el cliente paga, la franja debería quedar retenida unos minutos y liberarse si no termina. Si no, dos personas pueden pagar la misma hora.

Curso online

No hay aforo, pero hay acceso. El cliente compra y tiene que poder ver el contenido, solo él, y durante el tiempo que hayas vendido. Si los vídeos son públicos o un enlace se puede compartir, estás vendiendo algo que se puede copiar gratis.

Suscripción a una formación

Acceso a todo el catálogo de cursos por meses o por años, o un pago único de por vida. Exige controlar caducidades y avisar al cliente antes de que pierda el acceso.

Entradas y control de acceso

El día del evento, alguien tiene que comprobar quién ha pagado. La forma más práctica es una entrada con un código QR que el asistente lleva en el móvil o impresa, y que se marca como usada al entrar. Así:

• Sabes quién ha venido y quién no.
• Una entrada no sirve dos veces.
• No dependes de una lista impresa que se queda desfasada con las últimas compras.

Cancelaciones, cambios y desistimiento

Es lo que más dudas genera. Con carácter general, en la venta a distancia el consumidor tiene derecho de desistimiento, pero la ley española de consumidores excluye, entre otros, los servicios relacionados con actividades de esparcimiento cuando el contrato prevé una fecha o un periodo de ejecución específicos. Es el caso típico de una entrada para un evento con fecha. Los cursos online y otros servicios tienen su propio tratamiento, y conviene revisarlo con quien te asesore.

Al margen de lo legal, lo que sí depende de ti es tu política comercial:

• ¿Se puede cambiar de edición? Suele ser la opción que más clientes satisface y menos te cuesta.
• ¿Se puede ceder la plaza a otra persona?
• ¿Qué pasa si cancelas tú por falta de inscritos? Devolución completa, y dilo antes de vender.

Escríbelo en la ficha del evento, no solo en las condiciones generales.

Comunicaciones que ahorran llamadas

1. Confirmación con fecha, hora, lugar o enlace, y la entrada.
2. Recordatorio uno o dos días antes, con lo que hay que traer.
3. Aviso de cambios si algo se mueve.
4. Después del evento: materiales, una encuesta breve y, si encaja, el siguiente taller.

Para cursos y suscripciones: aviso de activación, aviso antes de caducar y aviso de caducidad.

Antes de abrir la venta

Un repaso rápido que evita la mayoría de los problemas del primer evento:

• Precio con impuestos incluidos y claro desde la ficha, igual que cualquier otro producto para consumidores.
• Aforo real, contando con los invitados, el personal y las plazas que reservas para compromisos.
• Fecha límite de venta: decide si se puede comprar hasta el mismo día o si cierras antes para preparar material.
• Mínimo de inscritos, si lo hay, y qué pasa si no se alcanza.
• Datos del asistente, cuando no coincide con quien compra: una entrada de regalo o una empresa que inscribe a su equipo.
• Una compra de prueba de principio a fin: pago, correo, entrada y acceso al contenido.

Las cinco herramientas sueltas

Lo habitual es que una tienda que vende formación acabe con una plataforma para el aula, otra para reservas, otra para videollamadas, otra para entradas y la tienda para el material. Cada una con su factura, su usuario y sus datos de clientes por separado. Juntar todo en la tienda tiene ventajas claras: un solo cliente con su historial, una sola caja, los mismos métodos de pago e impuestos, y la posibilidad de vender material relacionado al inscrito.

La contrapartida es que la tienda pasa a ser una pieza crítica también para tu formación. Si cae o falla un módulo, no solo dejas de vender: un alumno no puede entrar a su curso. Más razón para tener PrestaShop, PHP y módulos al día y probados.

Cómo resolverlo en PrestaShop

RKR Events Suite permite vender cursos, talleres, conferencias y citas desde PrestaShop. Los cursos se organizan en secciones con vídeos protegidos (los subidos se sirven con una URL firmada, personal y con caducidad), progreso del alumno, tests con nota de aprobado y encuestas. Las reservas usan franjas por instructor con su disponibilidad y excepciones, y la franja queda retenida mientras el cliente paga. Cada inscripción genera una entrada con QR en PDF que registras al llegar desde el back-office. Hay planes de suscripción por tiempo, temática, grupo de clientes o vitalicio, con avisos de caducidad, y reuniones de Zoom, Teams o Meet con tus propias credenciales. El cliente ve sus suscripciones y reservas desde su cuenta.