Conciliar banco y facturas de proveedores con IA: qué automatizar y qué revisar

Llega el final del trimestre y la gestoría pide lo de siempre: las facturas de compra y el extracto del banco. En una tienda online eso son decenas o cientos de documentos: proveedores de mercancía, transportistas, la pasarela de pago, publicidad, software, hosting. Algunas facturas llegan por correo, otras hay que descargarlas de un panel, otras no han llegado nunca.

Puntear el banco, línea a línea, contra esa pila de PDF es de las tareas más tediosas de la administración de una pyme. Es también una de las que mejor se prestan a la ayuda de la inteligencia artificial, siempre que se plantee como ayuda y no como piloto automático.

Qué es conciliar, en una tienda online

Conciliar es comprobar que cada movimiento del banco tiene su documento y que cada documento tiene su movimiento. En compras, eso responde tres preguntas:

1. ¿Qué he pagado y no tiene factura? Es lo más importante: un gasto sin factura no se puede deducir, y si no lo reclamas pronto, ya no llega.
2. ¿Qué factura tengo y no he pagado? Deudas pendientes o pagos duplicados.
3. ¿Qué importes no coinciden? Una factura en otra divisa, una comisión descontada, un abono parcial.

La parte de ventas (que lo cobrado en la tienda llegue al banco) es otro trabajo con sus propios problemas, y conviene hacerlo por separado.

Dónde ayuda la IA de verdad

Leer facturas de cualquier formato

Cada proveedor tiene su plantilla. Un modelo de IA con visión puede extraer de un PDF o de una foto los datos que hacen falta: proveedor, NIF, fecha, número, base imponible, tipo y cuota de IVA, total. Lo que antes era teclear se convierte en revisar un listado.

Proponer cruces

Con el listado de facturas y el extracto, el cruce por importe y fecha aproximada resuelve la mayoría de casos. La IA aporta en los difíciles: el concepto del banco que no se parece al nombre del proveedor, el pago que agrupa varias facturas, el cargo con una pequeña diferencia por comisión.

Asignar cuentas contables

Si llevas la contabilidad tú, un modelo que conoce tu plan de cuentas puede proponer la cuenta de cada factura según lo que ha hecho otras veces con ese proveedor.

Dónde no hay que fiarse

• Números mal leídos. Un 1 por un 7, una coma decimal, un total que en realidad es el subtotal. Comprueba siempre que base más cuota da el total.
• Facturas con varios tipos de IVA, o con recargo de equivalencia, retenciones o conceptos exentos. Son las que más se equivocan y las que más importan.
• Proveedores extranjeros con inversión del sujeto pasivo: la factura no lleva IVA y no es un error.
• Duplicados. La misma factura descargada dos veces con nombres distintos.
• Decisiones fiscales. La IA puede proponer una cuenta; si un gasto es deducible o no lo decide tu asesoría.

Las facturas que no llegan solas

En una tienda online, buena parte de los pagos sin factura no son de proveedores de mercancía, sino de servicios que facturan en un panel y no por correo:

• Pasarelas de pago, que descuentan su comisión del importe que te ingresan. En el banco ves un ingreso neto y la factura de comisiones está en su panel.
• Plataformas de publicidad, que cargan varias veces al mes según el gasto.
• Marketplaces, que liquidan ventas menos comisiones y emiten sus propias facturas de servicio.
• Transportistas, con facturas mensuales que agrupan cientos de envíos y a veces recargos posteriores.
• Software y suscripciones pagados con tarjeta, muchos de fuera de España.

Haz una lista de estos servicios, con dónde se descarga cada factura y con qué frecuencia. La conciliación te dirá qué falta; la lista te dice dónde ir a buscarlo. Y cuando un cargo aparezca en el banco sin que nadie sepa qué es, tómatelo en serio: también es la forma de descubrir una suscripción olvidada o un cargo que no debería estar ahí.

La privacidad de los documentos

Facturas y extractos bancarios contienen datos de tu empresa, de tus proveedores y a veces de personas. Antes de usar cualquier herramienta de IA con ellos, pregunta:

• ¿Adónde se envían los documentos? Aunque la aplicación funcione en tu navegador, si usa un modelo en la nube, el contenido viaja a ese proveedor.
• ¿Qué condiciones tiene esa cuenta? Algunos servicios de IA gratuitos se reservan el derecho a usar lo que envías para mejorar sus modelos; los de pago suelen excluirlo. Léelo antes de subir nada.
• ¿Quién guarda el resultado? Mejor un fichero en tu equipo que una plataforma de terceros más.

Un proceso trimestral que funciona

1. Reúne las facturas en una carpeta a lo largo del trimestre, no el último día.
2. Extrae los datos con la herramienta y revisa el listado: totales, NIF, tipos de IVA.
3. Carga el extracto y deja que proponga los cruces.
4. Revisa los no cruzados: pagos sin factura (reclámalas ya) y facturas sin pago.
5. Exporta el listado o los asientos y envíalo a la gestoría con una nota de lo pendiente.

Hecho así, el trabajo del trimestre se reduce a la revisión y a las excepciones, que es donde de verdad se necesita a una persona.

Cómo resolverlo en PrestaShop

El Organizador de Facturas y Conciliador Bancario IA es una herramienta de Rekire que no depende de PrestaShop: funciona en el navegador con tu propia clave de API de Gemini. Si solo quieres organizar facturas, arrastras los PDF o imágenes y obtienes un Excel con CIF, bases y cuotas de IVA listo para tu asesoría. Si subes los movimientos bancarios, los cruza con las facturas y señala qué compras has pagado y aún no tienen factura. Y si llevas tú la contabilidad, con tu plan contable asigna la cuenta de cada factura y exporta los asientos a tu programa. Para documentos confidenciales recomendamos usar una cuenta de pago del servicio de IA, no la gratuita. Rekire la ofrece a sus clientes sin coste y sin soporte, aunque recogemos sugerencias y avisos de errores.