Registro de clientes: qué datos pedir, qué no y cómo tratar a las empresas

El formulario de registro es un sitio donde las tiendas se equivocan en las dos direcciones. Unas piden de todo «por si acaso»: fecha de nacimiento, sexo, cómo nos conociste, teléfono fijo. Otras piden lo mínimo y luego descubren, al emitir la factura, que el cliente era una empresa y no tienen su NIF. Las dos cosas cuestan dinero.

Este artículo va de cómo decidir qué pedir en el registro, qué dejar para más tarde y cómo tratar a los clientes empresa sin estropear la compra de los particulares.

El principio: pedir lo que vas a usar

El Reglamento General de Protección de Datos establece el principio de minimización: los datos que recoges deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad. Traducido a una tienda: si no sabes para qué vas a usar un dato, no lo pidas. Y si lo pides para algo concreto, dilo.

Esto no es solo una cuestión legal. Cada campo obligatorio es un motivo más para que alguien deje el formulario. Y cada dato que guardas es un dato que tienes que proteger, exportar si el cliente lo pide y borrar cuando corresponda.

Qué suele sobrar

• Fecha de nacimiento obligatoria, salvo que vendas productos con edad mínima o la uses de verdad para algo (un regalo de cumpleaños, por ejemplo). Si es para eso, que sea opcional.
• Tratamiento o sexo: casi nunca aporta nada.
• Repetir la contraseña y el correo: hoy es más útil un botón para ver la contraseña.
• «¿Cómo nos has conocido?» obligatorio: si lo quieres, que sea opcional y después de la compra.
• Casillas de publicidad marcadas de antemano: el consentimiento para marketing tiene que ser una acción del cliente, no un valor por defecto.

El problema de los dos formularios

En PrestaShop, crear la cuenta y crear la dirección son, de serie, dos pasos distintos. El cliente rellena el registro, cree que ha terminado, y al ir a comprar se encuentra otro formulario con la dirección, el teléfono y el NIF. Ahí se pierden registros: la sensación de «esto no se acaba» es de las que más abandonos provocan.

Tienes dos caminos razonables:

1. Registro mínimo y dirección en el checkout. El cliente solo pone nombre, correo y contraseña al registrarse, y la dirección la escribe cuando compra. Encaja con tiendas de consumo donde mucha gente compra como invitado.
2. Registro con dirección incluida. El cliente escribe todo de una vez y su primera dirección queda creada. Encaja con tiendas B2B o con clientes que se registran para comprar de forma recurrente.

Lo que no funciona es la mezcla: pedir la mitad en el registro y la otra mitad después, con datos repetidos.

Clientes empresa: los datos que sí hacen falta

Si vendes a empresas y autónomos, hay datos que necesitas para facturar bien:

• Razón social, que no siempre coincide con el nombre comercial ni con el de la persona que compra.
• NIF o CIF, y para empresas de otros países de la UE, el número de IVA intracomunitario.
• Dirección fiscal, que puede ser distinta de la de entrega.

La clave es no pedir esos datos a todo el mundo. Un interruptor del tipo «Soy empresa» o «Quiero factura» que despliegue los campos solo cuando hacen falta mantiene corto el formulario de los particulares.

Validar el NIF cuando el cliente está delante

Un NIF mal escrito se descubre al emitir la factura, cuando el cliente ya no está. Comprobarlo en el momento evita idas y venidas:

• Formato y dígito de control de NIF, NIE y CIF.
• Coherencia con el tipo de cliente: un CIF de sociedad no es el documento de un particular.
• Números de IVA europeos contra el servicio público VIES de la Comisión Europea, si vendes a empresas de otros países.

Factura completa o simplificada

En España, la factura simplificada se admite en general hasta 400 euros, IVA incluido, y hay actividades con otro límite. Por encima, o si el cliente empresario la pide, toca factura completa con sus datos fiscales. Si tu tienda sabe cuándo exigir esos datos, no te encuentras pedidos que no puedes facturar bien.

Cuando el cliente cambia sus datos

Otro clásico: un cliente cambia su razón social o su NIF después de que le hayas facturado, y tus facturas y tu programa de gestión dejan de cuadrar. Para clientes empresa conviene que, una vez facturado con unos datos, el cambio pase por ti. Y si vendes a empresas que envían a muchas direcciones pero se facturan siempre igual, que la dirección de facturación se quede fija.

Checklist del registro

1. Lista cada campo del registro y apunta para qué lo usas. Quita los que no tengan respuesta.
2. Decide si la dirección va en el registro o en el checkout, pero no en los dos.
3. Muestra los campos de empresa solo a quien los necesita.
4. Valida NIF e IBAN en el momento, no al facturar.
5. Revisa los textos de privacidad: qué datos, para qué, cuánto tiempo.
6. Prueba el formulario en el móvil. Si te cansa a ti, cansa al cliente.

Y una nota de mantenimiento: los formularios de registro dependen mucho del tema. Si el tema y los módulos no están al día con tu versión de PrestaShop, es habitual que un campo deje de guardarse sin que nadie se dé cuenta durante semanas.

Cómo resolverlo en PrestaShop

El Módulo de registro ampliado mete los datos de la dirección en el mismo formulario de registro: doce campos (dirección, teléfono, NIF, empresa, IVA, provincia y otros) que se instalan desactivados y que activas, ordenas y marcas como obligatorios uno a uno. Lo escrito queda en la ficha del cliente y, si lo activas, su primera dirección se crea sola; puede comprobar la letra del NIF y del NIE y se engancha a los ganchos del módulo oficial de RGPD. RKR Datos de Facturación añade en el checkout el interruptor «Solicitar factura» con Particular, Autónomo o Empresa, comprueba el NIF antes de pagar (dígito de control, VIES y, opcionalmente, Hacienda con certificado), exige factura completa por importe o por grupo, permite fijar la dirección de facturación y bloquear los datos tras el primer pedido facturado.