Facturas y albaranes del ERP en la cuenta del cliente de PrestaShop

En muchas tiendas, sobre todo las que venden a empresas, la documentación de cada pedido no sale de PrestaShop. La factura la emite el ERP, el albarán lo genera el almacén, y el certificado de calidad o la ficha técnica los guarda alguien en una carpeta compartida. Luego, alguien de administración los envía por correo uno a uno.

Y unos meses después, el cliente escribe: «¿Me reenviáis la factura de marzo?». Este artículo va de cómo cortar ese círculo haciendo que cada documento aparezca solo en la cuenta del cliente en la tienda.

Por qué la cuenta del cliente y no el correo

• El cliente la encuentra cuando la necesita, sin escribirte. Sus facturas de un año entero, en un listado.
• No depende del filtro de spam ni de que el correo de administración del cliente cambie de persona.
• Tienes registro de qué se publicó y, si quieres, de quién lo descargó y cuándo.
• Los datos no viajan como adjunto por buzones ajenos.

Además, si el cliente es una empresa con varias personas comprando, todas saben dónde está la documentación.

Qué decidir antes de conectar nada

Qué tipos de documento

Agrupa en pocas secciones que el cliente entienda: facturas (incluidas las rectificativas), albaranes o partes de entrega, y documentos (contratos, certificados, manuales personalizados). Más secciones confunden; una sola mezcla todo.

Cómo se identifica al cliente

El ERP y la tienda tienen que ponerse de acuerdo en quién es quién. Lo más sencillo es el correo electrónico de la cuenta, pero tiene trampas: el cliente que compra con un correo y tiene otro en el ERP, o la empresa que usa una dirección genérica. Antes de empezar, cruza los correos de tus clientes en el ERP con los de la tienda y corrige las diferencias. Si el ERP guarda también una referencia de cliente, que viaje con el documento.

Qué pasa con los clientes que aún no tienen cuenta

Un distribuidor puede facturar a un cliente que todavía no se ha registrado en la tienda. Decide si esos documentos se descartan, se guardan esperando o se revisan a mano cuando el cliente se da de alta.

Qué metadatos acompañan al fichero

Un PDF sin más es difícil de buscar. Lo útil es que llegue con descripción, fecha del documento (no solo la de subida), número o referencia y, si aplica, la referencia de cliente.

Cómo suele hacerse la conexión

El patrón habitual es que el ERP, cada vez que genera un documento, haga una petición HTTP a una dirección de la tienda con el fichero y sus datos. La tienda lo guarda y lo enlaza a la cuenta. Es un sentido único (del ERP a la tienda), sencillo de programar desde casi cualquier software de gestión con una tarea al emitir el documento o un proceso por lotes al final del día.

Seguridad: lo que no puede fallar

Una factura contiene nombre, dirección, NIF e importes. Publicarla mal es una brecha de datos personales. Comprueba:

• Que la dirección de subida exige una clave y que esa clave no está en ningún sitio público ni en el código de una web.
• Que solo se aceptan los formatos previstos y se comprueba el tipo real del fichero, no solo su extensión. Una «factura.pdf» que en realidad es un script no debe acabar en una carpeta servida por la web.
• Que cada documento solo lo descarga su dueño, con la sesión iniciada. Una URL directa al fichero que funciona sin sesión, o en la que basta cambiar un número para ver la factura de otro, es el error más grave posible aquí.
• Que los ficheros no se guardan en una carpeta listable desde el navegador.
• Que queda registro de cada subida y de su resultado, para detectar fallos o intentos extraños.

Una implantación por fases

No hace falta publicar toda la documentación de golpe. Lo que mejor funciona en un distribuidor que vende a empresas es ir por partes:

1. Facturas nuevas. Empieza solo con las facturas que se emitan a partir de una fecha. Es el documento que más se pide y el que más correos ahorra.
2. Revisión las primeras semanas. Activa la aprobación previa: cada documento entra en la tienda, alguien comprueba que va a la cuenta correcta y lo publica. Cuando veas que no hay errores de asignación, quita la aprobación.
3. Albaranes. Útiles sobre todo si tus clientes tienen que cotejar entregas o si trabajas con entregas parciales.
4. Histórico. Si quieres, sube después las facturas de periodos anteriores en un proceso por lotes, avisando a los clientes de que ya las tienen disponibles.
5. Documentos especiales. Certificados, fichas de seguridad, contratos: lo que tenga sentido para tu sector.

Cuando esté en marcha, díselo a tus clientes en la propia factura o en el correo de confirmación del pedido: «Tienes todas tus facturas en tu cuenta». Si no lo saben, seguirán pidiéndolas por correo.

Errores habituales

• Dos facturas de la misma venta visibles en la cuenta: la nativa de PrestaShop y la del ERP. Elige cuál ve el cliente.
• Subidas que fallan en silencio porque el correo del cliente no coincide. Revisa el registro las primeras semanas.
• Documentos subidos a la cuenta equivocada por un correo compartido entre dos empresas. Aprobar antes de publicar, al menos al principio, evita sustos.
• Nombres de sección en un solo idioma en una tienda con varios.

Cómo resolverlo en PrestaShop

El módulo para adjuntar facturas y documentación a la cuenta del cliente (RKR ERP Upload) da a tu ERP una URL protegida con clave para subir PDF por HTTP POST, indicando el correo del cliente, el tipo de documento (facturas, albaranes o documentos, cada uno activable y con su nombre en cada idioma) y, opcionalmente, descripción, fecha del documento, referencia y referencia del cliente. Comprueba la extensión y el tipo real del fichero, guarda los documentos ordenados por tipo, año y mes, y solo deja descargarlos a su dueño con la sesión iniciada. Puede aceptar documentos de correos aún no registrados y enlazarlos cuando el cliente se da de alta, pendientes de tu aprobación; tiene un listado para aprobar, retirar o subir documentos a mano, y registra cada llamada del ERP y, si lo activas, cada descarga. Es compatible con PrestaShop 1.7.8 hasta 9.