Avisos de la tienda en Telegram para el equipo: pedidos, clientes y lo que importa

En muchas tiendas pequeñas y medianas, alguien tiene el back-office abierto en una pestaña todo el día, recargando el listado de pedidos. O peor: nadie lo mira hasta la tarde, y el pedido urgente de la mañana sale al día siguiente.

Un aviso en el móvil cuando pasa algo importante resuelve las dos cosas. Telegram es una buena herramienta para ello: los bots son gratuitos, se montan en minutos, los grupos admiten a todo el equipo y los mensajes pueden llevar mucha información con formato.

Por qué Telegram y no el correo

• Inmediato. El aviso llega al móvil al momento, sin filtros de spam ni bandejas.
• Por grupos. Cada tipo de aviso puede ir a un grupo distinto, con las personas que lo necesitan.
• Sin coste. Los bots de Telegram no tienen cuota por mensaje.
• Fácil de montar. Un bot se crea con @BotFather y se añade al grupo: con el token y el identificador del chat ya puede enviar.

El correo sigue siendo mejor para lo que hay que archivar o reenviar a alguien de fuera. Telegram es para lo que hay que ver ya.

Qué avisos tienen sentido

Pedidos y pagos

• Pedido nuevo, con lo necesario para prepararlo sin abrir el back-office: productos y unidades, transportista, forma de pago y total.
• Pago confirmado, sobre todo con transferencias o métodos que se confirman después.
• Cambio de estado: útil para quien atiende al cliente, para saber qué ha salido ya.
• Pedido editado: si alguien cambia un pedido a mano, que se sepa quién y cuándo.

Clientes y ventas en curso

• Alta de cliente y dirección nueva, para un B2B que valida cuentas a mano.
• Producto añadido al carrito, en tiendas con pocas ventas de mucho valor, donde una llamada a tiempo cierra la venta.
• Formulario de contacto, para no dejar una pregunta sin responder hasta el día siguiente.

Operación

• Stock bajo de los productos que más vendes.
• Errores de la tienda o de una integración: un pago que falla, un ERP que no sincroniza.

No todo esto tiene que venir de la misma herramienta. Lo importante es que cada aviso llegue a quien tiene que actuar.

Grupos: quién recibe qué

El error típico es meterlo todo en un grupo. A la semana tiene doscientos mensajes y nadie lo lee. Mejor:

En una tienda de una o dos personas puede bastar con un grupo, pero con los avisos justos.

El margen en el aviso

Un aviso de pedido que solo dice el total no te dice si has ganado dinero. Si en tu catálogo tienes el precio de coste de cada producto, el aviso puede calcular el margen bruto y, restando los portes que pagas tú, el beneficio del pedido. Es una forma muy directa de ver en el día a día qué pedidos te compensan y cuáles no.

Datos personales: con cuidado

Un aviso de pedido completo lleva nombre, dirección, teléfono y correo del cliente. Eso es tratamiento de datos personales y tiene sus reglas:

• Grupos privados, solo con personas del equipo. Nunca un canal público ni un grupo con gente de fuera.
• Revisa quién está cuando alguien deja la empresa. Sacarlo del grupo es parte de dar de baja su acceso.
• Solo los datos necesarios en cada grupo. El grupo comercial no necesita la dirección de entrega.
• Bot con acceso limitado. Si el bot también recibe órdenes, que solo acepte las de los chats que tú configuras.
• Mantén el token del bot como una contraseña: quien lo tenga puede enviar en su nombre.

Que el aviso no sea otra herramienta que hay que mirar

El objetivo no es tener más notificaciones, es tener que entrar menos. Algunas pautas:

• Cada aviso con toda la información para actuar, sin tener que abrir el back-office.
• Los avisos que se repiten mucho (páginas visitadas, por ejemplo) mejor agrupados en un resumen periódico que uno por evento.
• Apaga lo que nadie usa. Si un aviso no provoca ninguna acción en un mes, sobra.
• Un mensaje de prueba al configurarlo, para no descubrir que el token estaba mal el día del primer pedido.

Atender al cliente desde el mismo sitio

Un paso más es que el canal vaya en las dos direcciones: que el visitante escriba en un chat de la tienda y el equipo conteste desde Telegram o desde el back-office, con la misma conversación en los dos lados. Así quien está en el almacén puede responder una duda sin sentarse en el ordenador.

Y que la tienda esté al día

Los avisos dependen de los ganchos de PrestaShop: un pedido validado, un pago confirmado, un cambio de estado. En tiendas muy antiguas, o con módulos de pago desactualizados que validan el pedido de forma poco ortodoxa, a veces el aviso no salta o sale duplicado. Mantener PrestaShop y los módulos de pago actualizados es lo que hace fiables estos avisos.

Cómo resolverlo en PrestaShop

Avisos de pedidos en Telegram envía a tu grupo un aviso cuando se valida un pedido, se confirma el pago, cambia el estado o alguien edita un pedido; el de pedido nuevo lleva cliente, productos con referencia y precio, transportista y beneficio calculado con el precio de coste, y funciona desde PrestaShop 1.7.3. RKR Avisos Telegram, para PrestaShop 8 y 9, amplía a ocho avisos (alta, dirección, inicio de sesión, páginas visitadas en resumen por cron, contacto, carrito de cliente, carrito de invitado y pedido nuevo con resumen de margen), cada uno con su interruptor y su chat, mensaje de prueba al guardar, y un chat con tus clientes que se atiende desde el back-office, desde la tienda y desde Telegram, en el que solo los chats que configuras pueden dar órdenes al bot.