ERP con Verifactu conectado a PrestaShop: qué datos fluyen y en qué sentido

El reglamento de los sistemas informáticos de facturación (el Real Decreto 1007/2023, lo que se conoce como Verifactu) ha obligado a muchas tiendas a hacerse una pregunta que antes no se hacían: ¿qué programa emite de verdad mis facturas? Si es PrestaShop, la tienda es el sistema de facturación y tiene que cumplir. Si es un ERP, el que cumple es el ERP, y PrestaShop pasa a ser una fuente de datos.

Este artículo va de ese segundo caso: un ERP con Verifactu conectado a la tienda. Qué tiene que llegarle, qué puede volver y dónde suelen romperse las cosas.

Lo que exige el reglamento, en lo que afecta a la integración

Sin entrar en todos los detalles, hay tres ideas del reglamento que condicionan cómo se conecta la tienda con el ERP:

• Cada factura genera un registro de facturación encadenado con el anterior, que no se puede alterar sin dejar rastro.
• La factura lleva un código QR con el que el destinatario puede comprobarla.
• El sistema que factura es el responsable. No sirve con que un programa cumpla si las facturas reales salen de otro.

La consecuencia práctica es que una factura emitida es definitiva. Si sale con el IVA descuadrado, no se arregla editándola: se corrige con una rectificativa, que también queda registrada. Por eso la calidad de los datos que llegan desde la tienda importa más que antes.

Una sola fuente de facturas

El primer error de integración no es técnico: es tener dos sistemas emitiendo facturas de la misma venta. PrestaShop genera su PDF de factura al pasar el pedido a un estado configurado, y el ERP genera la suya. El cliente recibe una, la gestoría ve otra y las numeraciones no casan.

Si el ERP factura, decide qué hace PrestaShop con su documento: dejar de generarlo, o que el cliente descargue la factura del ERP en lugar de la nativa. Lo que no puede pasar es que circulen dos facturas distintas de una misma venta.

De la tienda al ERP

Lo que el ERP necesita de cada pedido para facturar bien:

• Cliente: nombre o razón social, NIF cuando lo hay, dirección de facturación (no la de envío) y país.
• Líneas: referencia, cantidad, precio unitario sin impuestos, tipo de IVA aplicado y descuento de línea.
• Portes y descuentos globales, cada uno con su tipo de IVA. Un cupón que descuenta un importe fijo sobre un carrito con productos a varios tipos es una fuente clásica de descuadres.
• Total cobrado, que es la cifra con la que tiene que cuadrar todo lo anterior.
• Estado y método de pago, para saber cuándo facturar y cómo conciliar el cobro.

El problema de los redondeos

PrestaShop calcula los impuestos con su propia lógica de redondeo (por línea, por producto o por total, según la configuración), y en algunas combinaciones de cantidades, precios y descuentos la suma de bases más cuotas no coincide al céntimo con lo cobrado. Si el ERP recalcula por su cuenta, aparece un céntimo de diferencia; si copia los importes tal cual, la factura puede salir con una cuota que no es exactamente el porcentaje de la base. Las dos cosas acaban en trabajo manual. La integración tiene que decidir una regla y aplicarla siempre: la habitual es respetar el total pagado y ajustar la base para que cuadre.

Del ERP a la tienda

El sentido inverso es opcional y depende de cada negocio:

• Facturas y rectificativas para que el cliente las descargue en su cuenta.
• Estado del pedido si el ERP gestiona el envío.
• Stock y precios si el ERP es quien manda en el catálogo.

Para cada dato, define quién es el dueño. Si el stock se puede cambiar en los dos lados, tarde o temprano se pisarán. Un dato, un dueño, y el otro sistema solo lo lee.

Devoluciones y rectificativas

Es donde más integraciones fallan. Un reembolso parcial, un cambio de producto o una devolución de portes en PrestaShop genera (o no) un abono en la tienda, pero lo que tiene valor fiscal es la rectificativa que emita el ERP, enlazada con la factura original. Antes de poner la integración en marcha, prueba al menos estos casos con pedidos reales en un entorno de pruebas:

1. Pedido con varios tipos de IVA y un cupón de importe fijo.
2. Devolución de una de varias unidades de una línea.
3. Devolución con y sin gastos de envío.
4. Pedido cancelado antes de facturar y después de facturar.
5. Cliente que pide factura con NIF después de haber comprado.

Cómo arrancar sin sustos

El cambio de sistema de facturación es de los que conviene hacer en un momento tranquilo y con un corte claro:

1. Fija una fecha de corte. Hasta ese día factura el sistema anterior; desde ese día, solo el ERP. Nada de convivencia «durante unas semanas».
2. Cierra la numeración anterior y decide las series nuevas con tu asesoría.
3. Revisa los pedidos abiertos en la fecha de corte: los que se cobren después, ¿los factura ya el ERP?
4. Vigila las primeras semanas comparando cada día pedidos cobrados y facturas emitidas. Cualquier diferencia se ve enseguida y se corrige antes de que se acumule.

Errores habituales

• Facturar al crear el pedido en lugar de al cobrarlo: los pedidos con pago fallido generan facturas que hay que rectificar.
• Usar la dirección de envío como dirección fiscal.
• Integraciones que reintentan sin control y crean dos facturas del mismo pedido.
• Varias tiendas, una sola configuración, sin distinguir qué empresa factura cada tienda.
• Una tienda desactualizada con módulos de pago o de impuestos antiguos que cambian importes sin que el ERP lo sepa. Antes de integrar, conviene tener PrestaShop y sus módulos en versiones con soporte.

Cómo resolverlo en PrestaShop

CoreGest es el ERP que desarrollamos en Rekire. Se conecta a PrestaShop, descarga los pedidos y registra cada factura en Verifactu sin teclear nada. Corrige los redondeos de IVA ajustando las bases al total pagado, con un céntimo de desviación como máximo, y gestiona las rectificativas desde el propio ERP. Admite varias tiendas y varias empresas en una sola cuenta. El plan CoreGest ERP · Verifactu con PrestaShop incluye lo necesario para cumplir con Verifactu desde la tienda; CoreGest ERP completo añade el resto de módulos del ERP: TPV avanzado, IA con los datos de tu empresa, contabilidad, tesorería y remesas.