KI-gestützte Rechnungsverwaltung und Bankabstimmung

Verabschieden Sie sich vom Chaos zum Semesterende und erleichtern Sie sich das Leben für Ihre Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (und für sich selbst).

Wir wissen, dass die Organisation von Rechnungen und der Kontoabgleich mühsam sein können. Deshalb möchten wir Ihnen als Kunde unser intelligentes Rechnungsstellungstool anbieten – eine sichere, KI-gestützte Desktop-Plattform, die Ihnen diese Arbeit abnimmt.

Nutzen Sie es nach Belieben (Sie müssen nicht die gesamte Dokumentation hochladen, um alle Vorteile nutzen zu können):

• Sie möchten Ihre Rechnungen einfach nur organisieren? Ziehen Sie Ihre PDFs oder Bilder per Drag & Drop hinein. Das Tool erstellt automatisch eine Excel-Tabelle mit allen wichtigen Informationen (USt-IdNr., Steuerbemessungsgrundlagen, Mehrwertsteuersätze), die Sie direkt an Ihren Steuerberater senden können – ganz ohne Tippen.

• Möchten Sie Ihre Kontoauszüge abgleichen? Laden Sie Ihre Banktransaktionen hoch, und das Tool gleicht sie mit Ihren Rechnungen ab. So können Sie Zahlungen ganz einfach verknüpfen und – was am wichtigsten ist – sofort sehen, welche Einkäufe Sie bezahlt, aber noch keine Rechnung erhalten haben.

• Erledigen Sie Ihre Buchhaltung selbst? Gehen Sie noch einen Schritt weiter. Wenn Sie Ihren Kontenplan hochladen, ordnet das System jeder Rechnung das exakte Konto zu und ermöglicht Ihnen den direkten Export der Buchungssätze in Ihre Buchhaltungssoftware (ContaPlus, A3 usw.).

Je mehr Informationen Sie hochladen, desto umfassender sind die Ergebnisse. Das Tool liefert aber bereits ab dem ersten Dokument wertvolle Ergebnisse. Die Verarbeitung erfolgt lokal und vertraulich in Ihrem Browser.

Bedienungsanleitung

Das Tool passt sich Ihren heutigen Bedürfnissen an. Folgen Sie den Schritten entsprechend Ihrem Kenntnisstand:

1. Erstkonfiguration (erforderlich)

• Öffnen Sie das Tool und geben Sie Ihren Gemini-API-Schlüssel ein (er ist kostenlos und kann in einer Minute in Google AI Studio generiert werden). Wählen Sie das KI-Modell aus (wir empfehlen Gemini 2.5 Flash ) und klicken Sie auf „Speichern und loslegen“.

• Aus Gründen der Vertraulichkeit empfehlen wir dringend die Nutzung der PRO-Version . Bei der kostenlosen Version behält sich Gemini das Recht vor, diese Informationen zu verwenden, und wir gehen davon aus, dass Sie nicht möchten, dass diese Informationen veröffentlicht werden.

• Sie werden feststellen, dass Sie, wenn Ihnen die kostenlosen Token ausgehen, den API-Schlüssel eines anderen Kontos direkt in der Anwendung verwenden und das Modell auswählen können.
• Wenn Sie es intensiv nutzen möchten, empfehlen wir

2. Laden Sie Ihre Buchhaltungsdaten hoch (Optional – nur wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst führen)

• Gehen Sie zu ERP-Konten und laden Sie Ihren Kontenplan und Ihr Hauptbuch im Excel-Format hoch. Wenn Sie lediglich Berichte für Ihren Steuerberater erstellen möchten, können Sie diesen Schritt überspringen.

3. Laden Sie Ihre Kontoauszüge hoch (Optional – zur Zahlungsverfolgung)

• Gehen Sie zu „Kontoauszug“ , laden Sie die Excel-Datei Ihrer Bank hoch und verwenden Sie den Assistenten, um die Spalten „Datum“, „Beschreibung“ und „Betrag“ festzulegen.

4. Rechnungen verarbeiten (Das Herzstück des Tools)

• Gehen Sie zu „Einkaufsrechnungen“ (oder „Verkaufsrechnungen“) und ziehen Sie Ihre Dateien hinein. Künstliche Intelligenz liest jedes Dokument. Überprüfen Sie die Richtigkeit und klicken Sie auf „Bestätigen und Speichern“. Mit diesem Schritt haben Sie bereits die Hälfte Ihrer Quartalsarbeit erledigt.

5. Automatischer Kontoabgleich (falls Sie die Bank in Schritt 3 hochgeladen haben)

• Gehen Sie zu „Abstimmung“ und klicken Sie auf „Intelligente Abstimmung“. Das System gleicht die Rechnungen mit den Bankzahlungen ab und benachrichtigt Sie über fehlende Rechnungen.

6. Exportieren Sie Ihre Arbeit

• Gehen Sie zu ERP exportieren .

• Wenn Sie die Daten an Ihren Vorgesetzten senden: Laden Sie die CSV-Datei mit den Transaktionen herunter.

• Wenn Sie in Ihr Buchhaltungsprogramm importieren: Laden Sie die Rechnungseinträge und Bankeinträge herunter.