Factura simplificada o completa en tu tienda online: cuándo usar cada una y el NIF

«¿Me puedes hacer factura a nombre de la empresa?» Llega una semana después del pedido, con un NIF mal escrito y una dirección distinta a la del envío. Cada petición así es trabajo manual, y si la factura ya estaba emitida, toca rectificar. Casi todo se evita recogiendo bien los datos en el checkout.

Dos tipos de factura

El Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento de facturación, distingue dos tipos:

• Factura completa (u ordinaria): identifica al destinatario con nombre o razón social, NIF y domicilio, y desglosa base, tipo y cuota de IVA.
• Factura simplificada: el antiguo «ticket». No necesita los datos del destinatario y basta con indicar el tipo de IVA aplicado y, si se quiere, la expresión «IVA incluido».

La factura simplificada es una factura a todos los efectos: tiene numeración, serie y fecha, y cuenta igual para Hacienda. No es un recibo informal.

Cuándo se puede emitir simplificada

• Con carácter general, cuando el importe no supera 400 €, IVA incluido.
• Hasta 3.000 €, IVA incluido, en determinadas actividades, entre ellas las ventas al por menor.
• Cuando se trata de una factura rectificativa de otra simplificada.

No cabe factura simplificada, entre otros casos, en las entregas intracomunitarias de bienes ni en determinadas operaciones con el extranjero. Si vendes a empresas de otros países de la UE con inversión del sujeto pasivo, necesitas factura completa con el NIF-IVA del cliente.

Cuándo es obligatoria la completa

Aunque el importe permita simplificada, tienes que emitir factura completa cuando:

• El destinatario es empresario o profesional y la pide para deducirse el IVA.
• Lo exige el tipo de operación (intracomunitarias, por ejemplo).
• El cliente está en recargo de equivalencia: el recargo tiene que ir desglosado.

El reglamento contempla además la factura simplificada en la que constan el NIF y el domicilio del destinatario empresario y la cuota repercutida desglosada; con esos datos el comprador puede deducirse el IVA. En la práctica, cuando un cliente profesional te pide factura, lo más limpio es emitir la completa.

Cómo pedir el NIF sin estropear el checkout

Pedir NIF a todo el mundo añade fricción a quien no lo necesita. Lo que funciona mejor:

1. Un interruptor «Necesito factura», desmarcado por defecto.
2. Al activarlo, preguntar el tipo de cliente: particular, autónomo o empresa. Cada uno necesita campos distintos (un particular puede querer factura con su DNI; una empresa necesita razón social y CIF).
3. Validar el NIF antes de pagar, no después.

Cómo validar el NIF

Hay tres niveles de comprobación, de más sencilla a más fiable:

• Formato y dígito de control. DNI, NIE y CIF tienen un carácter de control calculable. Detecta errores de tecleo, que son la mayoría.
• VIES, el sistema de la Comisión Europea, para comprobar que un NIF-IVA de otro Estado miembro está dado de alta para operaciones intracomunitarias. Imprescindible si aplicas la exención a empresas europeas.
• Censo de la AEAT, que permite comprobar que un NIF español corresponde a un nombre o razón social. Requiere certificado electrónico.

Errores típicos

1. Usar el campo «DNI» de la dirección como si fuera el NIF de facturación, sin validarlo.
2. Dejar que el cliente cambie los datos fiscales después de que la factura esté emitida. Lo correcto es una rectificativa, no editar la dirección.
3. Emitir siempre factura completa con datos de envío: la persona que recibe el paquete no es necesariamente quien paga.
4. No rotular la simplificada como tal. Es mejor que el documento diga «Factura simplificada» para que nadie lo confunda.
5. Varias cuentas con el mismo NIF que ven los datos unas de otras, con el problema de privacidad que eso supone.

Checklist

• Decide a partir de qué importe emites siempre factura completa.
• Pregunta por la factura en el checkout, no después.
• Valida formato y dígito de control siempre; VIES si vendes a empresas europeas.
• Bloquea los datos fiscales de un pedido ya facturado.
• Comprueba la serie y la numeración de simplificadas, completas y rectificativas con tu asesoría.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que enviar la factura por email? No es obligatorio enviarla, pero sí tenerla a disposición del cliente. Lo más práctico es que esté en «Mi cuenta» y adjunta en el email de confirmación o de envío. Para la factura electrónica, el cliente debe aceptar recibirla así, algo que suele recogerse en las condiciones de venta.

¿Cuándo se emite la factura: al pagar o al enviar? La regla general es expedirla en el momento de la operación. En una tienda online, muchas emiten la factura al confirmar el pago y otras al enviar. Lo importante es aplicar siempre el mismo criterio y que tu asesoría lo conozca.

¿Un particular puede pedir factura completa? Sí. Puede querer una factura con su nombre y su DNI, por ejemplo para una garantía o una subvención. No es un caso raro y el checkout debería permitirlo.

¿Qué hago con un NIF que no pasa la validación? No dejar que el pedido avance con la casilla de factura activada hasta corregirlo. Es mejor un aviso claro en el checkout que una rectificativa después.

Cómo resolverlo en PrestaShop

PrestaShop emite un único tipo de factura y no pregunta si el cliente la necesita. RKR Datos de Facturación añade un interruptor «Solicitar factura» con Particular, Autónomo o Empresa, que pide solo lo que necesita cada tipo, y comprueba el NIF, NIE o CIF antes de pagar: dígito de control, VIES para el IVA europeo y, de forma opcional, Hacienda con certificado electrónico. Permite hacer obligatoria la factura completa por importe (400 € de fábrica) o por grupo de clientes, bloquea los datos tras el primer pedido facturado con petición de cambio desde Mi cuenta, y rotula «FACTURA SIMPLIFICADA» en el PDF cuando corresponde.

Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento fiscal. Para un caso concreto, consúltalo con tu asesoría.