La gestion des achats : là où une boutique en ligne gagne ou perd sa marge

Dans presque tous les commerces, ce que vous payez à vos fournisseurs est le premier poste de dépenses. Et pourtant, la plupart des boutiques passent des heures sur la publicité et le design, et très peu sur leurs achats. C'est une erreur coûteuse, pour une raison très simple :

Ce qu'est (vraiment) la gestion des achats

Ce n'est pas « passer des commandes ». C'est un circuit en sept étapes, et à chacune on peut perdre de l'argent sans s'en rendre compte :

1. Détecter les besoins : quels produits vont être en rupture, et quand.
2. Choisir à qui acheter : fournisseur principal et alternatif, avec leurs tarifs, délais et minimums de commande.
3. Décider de la quantité : ni trop pour ne pas immobiliser de trésorerie, ni trop peu pour ne pas tomber en rupture.
4. Formaliser la commande : par écrit, avec les prix convenus et la date prévue.
5. Réceptionner la marchandise : compter ce qui arrive et noter ce qui manque.
6. Rapprocher : vérifier que commande, bon de livraison et facture concordent.
7. Calculer le coût réel et évaluer le fournisseur.

Les cinq fuites les plus fréquentes

1. Des hausses de prix que personne ne voit

Un fournisseur met à jour son tarif, la facture arrive avec le nouveau prix et on la paie sans regarder. Au bout d'un an, la marge d'une famille entière de produits a perdu trois points et personne ne sait quand c'est arrivé. La solution consiste à comparer chaque ligne facturée avec le tarif en vigueur du fournisseur et à alerter en cas d'écart.

2. Le commandé, le reçu et le facturé ne concordent pas

Il manque des unités, des références arrivent échangées ou on facture quelque chose resté en attente. C'est ce qu'on appelle le rapprochement à trois voies (commande, bon de livraison, facture) : si on ne le fait pas, on paie des produits qui ne sont jamais entrés dans l'entrepôt.

3. Des réceptions « à vue de nez »

Si la personne qui réceptionne voit la commande et les quantités attendues, elle a tendance à confirmer ce qu'elle s'attend à voir. Une réception à l'aveugle — compter sans voir les quantités ni les prix et comparer ensuite — détecte beaucoup plus d'écarts.

4. Un coût qui n'inclut pas les frais de port

Le prix de revient affiché sur la fiche produit est généralement celui du tarif. Mais le coût réel inclut les frais de port à l'achat, les droits de douane si vous importez et parfois l'emballage. Si un envoi de 40 € apporte 200 unités, chaque unité coûte 0,20 € de plus. Sur des produits bon marché, cela change complètement la marge.

5. Des reliquats qui n'arrivent jamais

Le fournisseur livre 80 % de la commande, le reste reste « en attente » et tombe dans l'oubli. Pendant ce temps, la boutique affiche un stock qui n'existe pas ou cesse de vendre quelque chose qu'elle croyait commandé. Il faut suivre les reliquats à livrer par fournisseur et les réclamer.

Le coût réel : le coût moyen pondéré

Si vous achetez le même produit à des prix différents au fil du temps, combien vous coûte l'unité que vous vendez aujourd'hui ? La méthode la plus pratique pour un commerce est le coût moyen unitaire pondéré (CUMP) : chaque entrée recalcule le coût moyen en tenant compte des unités que vous aviez déjà.

Le calcul : (50 × 10 + 100 × 11,20) / 150 = 10,80 €. Puis (70 × 10,80 + 30 × 10,50) / 100 = 10,71 €. Avec ce coût, la marge que vous voyez sur chaque vente est la marge réelle, pas celle d'un tarif vieux de plusieurs mois.

Comment choisir et évaluer les fournisseurs

Le prix compte, mais ce n'est pas tout. Il vaut la peine de mesurer, même dans un tableur :

• Taux de service : quel pourcentage de la commande est livré complet et à temps.
• Délai de livraison réel, pas celui promis. C'est la donnée dont vous avez besoin pour calculer quand commander.
• Incidents : erreurs de référence, casse, factures qui ne concordent pas.
• Stabilité des prix : combien de fois et de combien le tarif a augmenté dans l'année.
• Conditions : minimum de commande, franco de port à partir d'un certain montant, délai de paiement.

Et une règle de prudence : pour les produits que vous vendez le plus, ayez toujours un fournisseur alternatif identifié. La dépendance à un seul se paie au pire moment.

Une routine hebdomadaire qui tient en une heure

1. Repérez les produits qui seront en rupture avant l'arrivée d'une nouvelle commande.
2. Regroupez par fournisseur et vérifiez si vous atteignez le minimum ou le franco de port.
3. Envoyez les commandes par écrit, avec le prix convenu.
4. Passez en revue les reliquats de la semaine précédente et réclamez ce qui n'est pas arrivé.
5. À réception des factures, comparez-les avec la commande et le bon de livraison avant de les payer.

Des indicateurs pour savoir si vous achetez bien

• Rotation du stock et jours de couverture : combien de jours vous tenez avec ce que vous avez.
• Stock dormant : produits sans vente depuis 90 ou 180 jours. C'est de la trésorerie qui dort.
• Écart par rapport au tarif : combien vous avez payé de plus par rapport à ce qui était convenu.
• Ruptures de stock des produits importants et leurs jours sans vente.

Les achats dans PrestaShop

PrestaShop gère très bien la vente, mais pour les achats il offre peu : un prix de revient par produit que personne ne met à jour et un stock sans notion de commandes fournisseurs. C'est pourquoi beaucoup de boutiques finissent avec un fichier Excel à côté. Si vous voulez tout gérer dans la boutique, voici ce qu'il faut chercher : importer le fichier du fournisseur comme commande, comparer ses prix au tarif, réceptionner sans voir les quantités, calculer le coût moyen avec les frais de port et savoir quels produits réapprovisionner selon leurs ventes réelles.