El coste real de un producto: portes, tarifas de proveedor y precio medio ponderado

En la ficha de producto de tu tienda hay un campo de precio de coste. Alguien lo rellenó al dar de alta el producto y, con suerte, alguien lo actualiza cuando se acuerda. Sobre ese número calculas márgenes, decides descuentos y valoras el stock. Si el número está mal, todo lo que se apoya en él también.

Y suele estar mal por tres motivos: no incluye los portes, no recoge las subidas de tarifa y no refleja que has comprado el mismo producto a precios distintos.

Qué es el coste real

El coste real de una unidad es todo lo que te ha costado tenerla en tu almacén, lista para vender:

• El precio de compra, con los descuentos del proveedor aplicados.
• Los portes de entrada, repartidos entre lo que llegó en ese envío.
• Otros gastos directos de la compra, si los hay (aranceles en importaciones, por ejemplo).

El IVA soportado deducible no forma parte del coste. Si tu actividad no permite deducirlo, la situación cambia; en ese caso confírmalo con tu asesoría.

Los portes: el coste que se olvida

Un pedido a proveedor de 1.000 euros con 60 euros de portes encarece cada unidad un 6 % de media. Si no lo imputas, tu margen está inflado justo en esa proporción. La cuestión es cómo repartirlo:

No hay uno correcto para todo. Elige el que se parezca a cómo te cobra el transporte, y mantenlo.

Precio medio ponderado

Compras 10 unidades a 5 euros. Un mes después, 10 más a 6 euros. ¿Cuánto te cuesta cada unidad que tienes? Si quedan 5 de la primera compra cuando llegan las nuevas, el coste no es 5 ni 6: es la media ponderada por unidades.

1. Valor del stock anterior: 5 unidades × 5 € = 25 €.
2. Valor de la entrada: 10 unidades × 6 € = 60 €.
3. Nuevo precio medio: (25 + 60) / 15 = 5,67 €.

Cada entrada de mercancía recalcula el precio medio con el stock que había. Es el método que mejor refleja el coste de lo que vendes cuando compras el mismo producto a precios distintos, y el que más se usa en comercio.

Dos momentos distintos: recibir y facturar

La mercancía llega con un albarán; la factura del proveedor llega días o semanas después, a veces con precios distintos de los del pedido. Son dos momentos distintos y conviene tratarlos así:

• Al recibir, entra el stock. El coste provisional es el del pedido.
• Al facturar, se imputa el coste definitivo, con los portes reales.
• Lo que se venda entre medias se valora al último coste conocido.

Las tarifas de proveedor: lo que nadie compara

Tu proveedor te manda una tarifa nueva cada cierto tiempo. Si solo la usas para actualizar los costes que suben, te pierdes la mitad de la información:

• Lo que ha subido, y cuánto.
• Lo que ha bajado, que también pasa y casi nadie lo mira.
• Lo que es nuevo en su catálogo.
• Lo que ha desaparecido. Un proveedor no siempre comunica que descataloga algo: simplemente deja de aparecer en la tarifa. Si nadie compara las dos versiones, quien lo descubre es el cliente que lo pide.

Y una comprobación que se paga sola: que el proveedor te cobre lo que dice su propia tarifa. Comparar cada pedido o factura con la tarifa vigente detecta los errores de precio, que existen y casi nunca son a tu favor.

Del coste al precio de venta

Con el coste real, el margen se calcula sobre datos. Pero llevar los cambios de tarifa a tus precios de venta tiene que ser un paso aparte y explícito: una tarifa nueva puede traer cientos de subidas y no quieres que se apliquen solas por haber importado un fichero. Decide el alcance (solo las bajadas, solo las subidas, solo lo nuevo, todo) y revisa antes de aplicar.

El trabajo administrativo que se come el tiempo

Mucho del descontrol de costes no viene de no saber calcular, sino del trabajo manual: el proveedor manda un Excel o un PDF con sus referencias y alguien las cruza con las tuyas línea a línea. Cuanto más se automatice el emparejado (por referencia de proveedor, EAN, referencia interna), menos errores y menos tiempo.

Si tu tienda sigue en una versión antigua de PrestaShop, ten en cuenta que muchas herramientas de compras actuales ya piden PrestaShop 8 o superior y un PHP reciente. Es otro motivo para tener la tienda al día.

Checklist

• Imputa los portes de entrada con un criterio fijo.
• Usa precio medio ponderado y guarda el histórico de cada movimiento.
• Separa la recepción de la mercancía de la factura del proveedor.
• Compara cada tarifa nueva con la anterior, también lo que baja y lo que desaparece.
• Comprueba que lo que te cobran coincide con su tarifa.
• Aplica los cambios de precio de venta con revisión previa.

Cómo resolverlo en PrestaShop

RKR Purchase Manager convierte el fichero del proveedor (CSV, XLSX o PDF) en un pedido de compra: aprende el formato de cada proveedor y empareja cada línea con tu catálogo por referencia de proveedor, EAN-13, referencia interna, MPN y UPC. Guarda las tarifas enteras, compara cada una con la anterior (subidas, bajadas, novedades y lo que desaparece) y te avisa si te cobran más que su propia tarifa; llevar los precios al catálogo es un paso aparte con el alcance que elijas. Calcula el precio medio ponderado con portes prorrateados por importe, unidades o peso, con histórico de cada movimiento, y separa la recepción en almacén, sin precios a la vista, de la imputación del coste al facturar. Compatible con PrestaShop 8.0 y 9.x.