Ubicaciones en el almacén: cómo codificarlas para colocar y preparar pedidos rápido

En casi todos los almacenes pequeños hay una persona que «sabe dónde está todo». Mientras esa persona está, los pedidos salen. Cuando se va de vacaciones, entra alguien nuevo o el catálogo pasa de trescientas referencias a tres mil, aparecen los paseos de un extremo a otro, los productos que «no están» aunque sí estén y los pedidos que salen con la talla equivocada.

La solución no es más gente ni más estanterías: es que cada producto tenga una dirección y que esa dirección esté escrita en el sistema, no en la cabeza de nadie. Este artículo va de cómo montar esas direcciones, dónde poner cada cosa al recibirla y cómo usarlas para que preparar pedidos sea un recorrido y no una búsqueda.

Qué es una ubicación y cómo se codifica

Una ubicación es un hueco físico identificado con un código único. El formato más habitual va de lo grande a lo pequeño:

Algunas reglas que ahorran problemas después:

• Longitud fija y ceros a la izquierda. A-03 y no A-3. Así el orden alfabético coincide con el orden físico, y cualquier listado ordenado por ubicación sale ya en orden de recorrido.
• Numera siguiendo el sentido de la marcha. Si el operario entra por un lado del pasillo, los números crecen en esa dirección.
• Etiqueta el hueco, no solo la estantería, y si puedes, con código de barras. Leer la ubicación al colocar evita el clásico «lo dejé en el de al lado».
• Un código, un sitio. No reutilices códigos al reorganizar sin actualizar el sistema el mismo día.

Ubicación fija o ubicación libre

Hay dos filosofías y la mayoría de tiendas acaban mezclándolas:

• Fija: cada referencia tiene su hueco de siempre. Es fácil de aprender y de mantener en una tienda con catálogo estable. El inconveniente es que el hueco está reservado aunque la referencia esté agotada.
• Libre o caótica: la mercancía va al primer hueco disponible adecuado y el sistema apunta dónde. Aprovecha mejor el espacio, pero sin un sistema que registre cada movimiento es inmanejable.

Para una tienda online pequeña o mediana, lo práctico suele ser ubicación fija para el picking (el hueco desde el que se preparan pedidos) y reserva en altura o en otra zona, con libertad para colocar ahí el exceso.

Colocar la mercancía que llega: el criterio importa

La colocación (lo que en logística se llama putaway) es el momento que decide si el picking será rápido o lento. Al recibir un pedido de proveedor, cada producto debería ir a un hueco elegido con criterio, no al que quede libre más cerca de la puerta.

Rotación: lo que más sale, más a mano

Clasifica las referencias por las veces que aparecen en pedidos, no por unidades vendidas. Un producto que sale en muchos pedidos de una unidad cuesta más paseos que otro que sale en pocos pedidos de muchas unidades. Las referencias de mayor rotación van:

• cerca de la zona de embalaje,
• a la altura de la cintura o el pecho, sin agacharse ni usar escalera,
• al principio del recorrido.

Revisa esta clasificación cada temporada. Lo que vendías en verano no es lo que vendes en noviembre.

Lo que se vende junto, junto

Si el cliente compra casi siempre el producto y su recambio, o la funda y el protector, ponerlos en huecos contiguos reduce un pedido de dos paradas a una.

Lo que se confunde, separado

Al contrario: las variantes casi idénticas (dos tallas, dos voltajes, dos colores parecidos) no deberían estar en huecos vecinos sin una señal clara. Muchos errores de picking no son de despiste, son de vecindad.

Peso y volumen

Lo pesado abajo y al principio del recorrido, para que no aplaste lo frágil en el carro. Lo voluminoso, en su zona, aunque rote mucho.

Del mapa al recorrido de picking

Con ubicaciones bien codificadas, preparar un pedido deja de ser «ir a buscar» y pasa a ser «seguir una lista». Tres formas habituales de organizarlo:

1. Pedido a pedido. El operario recoge un pedido completo, lo embala y va por el siguiente. Sencillo, adecuado con pocos pedidos al día.
2. Por olas o lotes. Se agrupan varios pedidos y se recorre el almacén una sola vez recogiendo el total de cada referencia; luego se reparte por pedido en la mesa. Ahorra muchos paseos cuando los pedidos comparten productos.
3. Cluster. Se recorre el almacén con un carro de varias cajas, una por pedido, y en cada hueco se deja en cada caja lo suyo. Combina el ahorro de la ola con la separación por pedido.

En cualquiera de los tres, la lista debe salir ordenada por ubicación y siguiendo el sentido del recorrido (en S por los pasillos, sin volver atrás). Y una vez empezada la ola, la lista no debería cambiar: si entra un pedido nuevo a media faena, va a la siguiente.

Errores habituales

• Ubicaciones apuntadas en una hoja de cálculo aparte, que nadie actualiza y que no ve quien prepara.
• Lista de picking ordenada por número de pedido o por nombre de producto, que obliga a cruzar el almacén varias veces.
• No comprobar lo recogido. Una lectura del código de barras al coger el producto detecta la talla equivocada antes de que llegue a la caja.
• Hojas de pedido con datos internos (ubicaciones, precios de coste) que acaban dentro del paquete del cliente.
• Una reorganización del almacén un lunes de campaña. Se hace en semana tranquila, con el sistema actualizado al terminar.

Cómo resolverlo en PrestaShop

PrestaShop permite guardar una ubicación por producto, pero no organiza el trabajo del almacén con ella. RKR Picking sí: tiene una cola de preparación con semáforo por antigüedad, olas de recogida pedido a pedido, agrupadas o en cluster con el recorrido calculado por ubicación y congelado para que la lista no cambie a media faena, y una app de recolección en el móvil con escaneo, cantidades y «no encontrado». Incluye huecos de clasificación opcionales, reparto de faltantes que completa primero los pedidos más antiguos, hojas de pedido sin la ubicación ni otros datos internos y verificación de la etiqueta de envío por lectura. Es compatible con PrestaShop 8 y 9. Si tu tienda está en una versión anterior, Simple Order, su antecesor, funciona desde PrestaShop 1.7.3: muestra al almacén solo los pedidos de los estados que elijas, cada línea con foto, ubicación, EAN13 y cantidad, y comprueba lo recogido con el lector de códigos de barras.