Inventario en varios sitios: tu almacén, el del proveedor y cuánto reponer

Tu tienda tiene un almacén con lo que más se vende. El resto del catálogo está en el almacén de tu proveedor, que te lo sirve en uno o dos días. Si la ficha solo mira tu stock, todo lo que no tienes aparece «agotado» y esa venta se va a otra tienda. Si vendes sin mirar nada, prometes plazos que no puedes cumplir.

Entre esos dos extremos está el inventario híbrido: vender con tu stock y con el de tus proveedores, con reglas claras y diciendo al cliente la verdad sobre cada caso. Y, en paralelo, decidir cuánto reponer de lo que sí guardas tú.

Las tres situaciones de un producto

PrestaShop, de serie, solo conoce tu stock y una opción global de «permitir pedidos sin stock». Con esa opción activada el cliente puede comprar cualquier cantidad aunque tu proveedor tampoco tenga, y con ella desactivada pierdes todo lo que el proveedor sí tiene.

Reglas de compra, no un interruptor

Lo que necesitas es decidir por producto (o por combinación) qué reglas se aplican:

• No vender más que la suma de tu stock y el del proveedor.
• Permitir la compra sin límite cuando el proveedor tiene disponibilidad ilimitada (fabricación bajo pedido, por ejemplo).
• Bloquear la compra cuando al proveedor le quedan muy pocas unidades, porque en la práctica su dato tarda en actualizarse y esas últimas unidades pueden no estar.

Distingue bien entre «stock ilimitado» y «una cantidad concreta»: no son lo mismo, y tratarlos igual es una fuente habitual de sobreventas.

Mensajes que no engañan

El cliente tiene derecho a saber cuándo le llega el pedido, y la información sobre plazos de entrega forma parte de la información precontractual. Si un producto sale del almacén del proveedor, dilo en la ficha y en el carrito: cantidad disponible, plazo y, si quieres, mensajes distintos para «hay de sobra» y «estás pidiendo más de lo que hay».

El dato del proveedor, que llegue solo

El inventario híbrido solo funciona si el stock del proveedor está razonablemente al día. Teclearlo a mano no escala. Las opciones habituales:

1. El proveedor (o tu sistema) envía las cantidades a tu tienda por un punto de acceso protegido.
2. Importas su fichero de stock con una tarea programada.
3. Un conector lee su API.

En cualquier caso, que el dato del proveedor esté separado de tu stock. Mezclarlos en un solo número te impide saber qué tienes tú y qué depende de otro.

Cuánto reponer de lo que guardas tú

La otra mitad del problema es tu propio almacén. La forma habitual de decidir cuánto pedir es mirar la media de ventas y multiplicar por los días hasta la siguiente reposición. Funciona, salvo por un detalle que la estropea: los días en que el producto no se podía comprar.

Si un producto se agotó al principio del periodo y tardaste mucho en reponerlo, la media dice que vende poco. No es verdad: no se podía vender. Lo mismo pasa con los días en que estuvo desactivado. Una previsión sensata:

• Descuenta los días sin stock y los días desactivado del cálculo de la media.
• Usa un periodo concreto (la temporada pasada, la última campaña) y no todo el histórico, que te haría reponer lo que se vendía hace años.
• Calcula la demanda hasta la fecha que elijas y resta el stock actual: lo que falta es lo que pides.
• Filtra por proveedor, para preparar cada pedido de compra por separado.
• Ten en cuenta lanzamientos y promociones especiales, que desvían la media.

Cómo encajan las dos cosas

Con inventario híbrido, tu almacén guarda lo que rota y el proveedor cubre el resto. La previsión de reposición te dice qué productos merecen estar en tu almacén y en qué cantidad; el stock de proveedor evita que el resto aparezca como agotado. Revisa cada temporada qué productos cambian de lado: lo que empieza a venderse mucho bajo pedido puede pasar a stock propio, y lo que se queda parado en tu almacén puede pasar a bajo pedido.

Una nota sobre versiones

Las reglas de compra se enganchan al carrito y a la ficha de producto, que han cambiado bastante entre versiones de PrestaShop. Algunas soluciones de stock de proveedor ya se escriben solo para PrestaShop 9. Si sigues en una versión antigua, es un motivo más para planificar la actualización antes de complicar la lógica de stock.

Checklist

• Separa tu stock del stock de proveedor.
• Define reglas de compra por producto o combinación.
• Muestra plazos y disponibilidad reales en ficha y carrito.
• Ofrece consulta en lo que no se puede comprar.
• Automatiza la llegada del stock del proveedor.
• Calcula la reposición descontando los días sin stock.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar el stock del proveedor si tengo tienda física? Sí, pero recuerda que lo que está en tu tienda física también es stock que pueden comprar en el mostrador. Si la tienda física y la online comparten existencias, sincroniza primero esas dos antes de sumar el del proveedor.

¿Cada cuánto debería actualizarse el dato del proveedor? Tanto como su rotación lo pida. Para productos que se agotan rápido, varias veces al día; para catálogo de fondo, una vez al día suele bastar.

Cómo resolverlo en PrestaShop

El módulo de gestión de inventario híbrido físico y externo decide si un producto se puede comprar según el stock de proveedor que le indiques, con tres reglas de serie que eliges en cada producto o combinación, mensajes por idioma en la ficha y el carrito, un botón «Quiero preguntar» con registro de consultas y un punto de acceso con token para que el proveedor envíe sus cantidades; requiere PrestaShop 9.0 o superior. El módulo de cálculo de necesidades de stock calcula cuánto reponer con las ventas del periodo que elijas, descontando los días agotado o desactivado, por proveedor y por combinación, y exporta las necesidades a CSV.