Varios EAN para el mismo producto: proveedores, cajas, balanzas y marketplaces

En teoría, cada artículo tiene un código de barras y cada código de barras corresponde a un artículo. En la práctica, cualquier almacén con unos años encima sabe que no es así. El mismo bote de producto llega con dos EAN distintos según la tirada, la caja de seis lleva su propio código, el proveedor nuevo usa uno interno y la balanza imprime una etiqueta diferente en cada paquete.

PrestaShop, de serie, tiene un campo EAN-13 por producto o combinación. Cuando el operario escanea un código que no es ese, la pistola no encuentra nada y alguien tiene que buscarlo a mano.

Un poco de contexto: qué es un EAN

EAN es el nombre con el que se conoce en Europa el código de barras de producto, hoy dentro de la familia GTIN que gestiona GS1. Los más comunes:

• EAN-13 (GTIN-13): el de la mayoría de productos de consumo.
• EAN-8: versión corta para envases pequeños.
• UPC (GTIN-12): el habitual en Norteamérica.
• GTIN-14 e ITF-14: para cajas y unidades logísticas.

El último dígito de un EAN es de control: se calcula con los anteriores y sirve para detectar errores de lectura o de tecleo. Un EAN cuyo dígito de control no cuadra no es un EAN válido, aunque lo tengas en la ficha.

PrestaShop tiene campos para EAN-13, UPC, ISBN y, desde la 1.7.7, MPN (la referencia del fabricante). Uno de cada, por producto o combinación.

De dónde salen los códigos de más

1. El fabricante cambia el código. Un nuevo formato, un cambio de envase o una reetiquetación, y conviven en el almacén unidades viejas y nuevas.
2. Cajas y packs. La caja de seis o de doce tiene su propio código, distinto del de la unidad. Al recepcionar, escaneas la caja y deberían sumarse seis unidades.
3. Varios proveedores del mismo artículo, cada uno con su etiqueta.
4. Códigos internos que pones tú a lo que llega sin código.
5. Etiquetas de balanza en productos de peso variable: el código incluye el artículo y el peso o el precio, así que cambia en cada paquete. Los EAN que empiezan por 2 se reservan para este tipo de uso interno.
6. Marca blanca y surtidos: el proveedor vende varios artículos distintos bajo un solo EAN.

Los problemas que causa

En el almacén

• Escaneos que no encuentran nada, que paran la recepción o el picking.
• El código que casa con el artículo equivocado. Si el mismo código está en dos fichas, el sistema coge el primero y no avisa. El error se descubre en el inventario o cuando el cliente abre el paquete.
• Cajas contadas como una unidad, con el stock descuadrado desde la recepción.

En los marketplaces y Google Shopping

Amazon, Google Merchant Center y otros identifican el producto por su GTIN. Si mandas un código que no es el del fabricante, o uno repetido entre dos productos, el anuncio se rechaza o se asocia a la ficha de otro artículo. Para los canales externos, lo correcto es enviar el GTIN oficial de la unidad de venta, no el de la caja ni uno interno.

Cómo ordenarlo

1. Un registro de códigos, no un campo

La solución es separar «el código principal de la ficha» de «todos los códigos que pueden identificar este artículo». Cada código del registro debería tener un tipo: unidad, pack, caja, interno, antiguo o de proveedor; y, si es una caja, cuántas unidades representa.

2. Ambigüedad: preguntar, no adivinar

Cuando un código puede ser dos artículos, la respuesta segura es acotar primero por contexto (las líneas del albarán que estás recibiendo, el pedido que estás preparando) y, si sigue habiendo dudas, que el sistema pregunte al operario. Son dos segundos frente a un error que cuesta días.

3. Limpiar lo que ya tienes

Casi cualquier catálogo con años tiene EAN repetidos entre fichas, códigos con el dígito de control mal y códigos que ya no corresponden a nada. PrestaShop no avisa de los duplicados. Antes de añadir más códigos, haz una revisión: es probable que encuentres sorpresas.

4. Aprender desde el escáner

Cuando aparece un código desconocido en recepción, lo eficiente es que el operario diga en ese momento a qué artículo pertenece y quede guardado. La siguiente vez ya se reconoce.

5. Peso variable con reglas

Para las etiquetas de balanza hacen falta reglas que digan qué dígitos son el artículo y cuáles el peso o el precio. Cada balanza puede repartirlos de forma distinta, así que conviene probarlas con etiquetas reales antes de activarlas.

Una base al día ayuda

Las tiendas que vienen de PrestaShop 1.6 suelen arrastrar códigos guardados en campos que no son los suyos (EAN en la referencia, códigos de proveedor en notas) porque en su día no había dónde ponerlos. Una migración o actualización es buen momento para poner cada código en su sitio y limpiar duplicados.

Checklist

• Revisa EAN duplicados y dígitos de control de tu catálogo.
• Decide cuál es el código principal de cada artículo (el GTIN oficial de la unidad).
• Registra los demás con su tipo y, en cajas, las unidades.
• Define qué pasa cuando un código casa con varios artículos.
• A los canales externos, solo el GTIN oficial de la unidad.
• Prueba las reglas de balanza con etiquetas reales.

Cómo resolverlo en PrestaShop

RKR EAN múltiples añade un registro de códigos para todo el almacén: varios códigos por artículo, cada uno con su tipo (unidad, pack, caja, interno, antiguo o de proveedor), códigos de caja que suman sus unidades al escanearlos, el mismo código en varios artículos y reglas de prefijo para etiquetas de balanza, con un probador. Cuando un código puede ser varios artículos, acota por contexto y, si hace falta, pregunta. Su pantalla de conflictos muestra los EAN repetidos que ya había en tus fichas, los dígitos de control que no cuadran y los códigos huérfanos; se importa y exporta por CSV, y en recepción y picking el operario enseña los códigos desconocidos. Amplía el catálogo sin sustituirlo, se conecta con RKR Purchase Manager, RKR Caducidades y RKR Picking, y es compatible con PrestaShop 8 y 9.