Emplacements en entrepôt : comment les coder pour ranger et préparer les commandes vite

Dans presque tous les petits entrepôts, il y a une personne qui « sait où tout se trouve ». Tant qu'elle est là, les commandes partent. Quand elle part en vacances, qu'un nouveau arrive ou que le catalogue passe de trois cents références à trois mille, les problèmes apparaissent : des allers-retours d'un bout à l'autre, des produits qui « ne sont pas là » alors qu'ils y sont, et des commandes expédiées dans la mauvaise taille.

La solution n'est ni plus de personnel ni plus de rayonnages : c'est que chaque produit ait une adresse et que cette adresse soit enregistrée dans le système, pas dans la tête de quelqu'un. Cet article explique comment mettre en place ces adresses, où ranger chaque article à sa réception et comment les utiliser pour que la préparation des commandes devienne un parcours et non une recherche.

Ce qu'est un emplacement et comment le coder

Un emplacement est une case physique identifiée par un code unique. Le format le plus courant va du plus grand au plus petit :

Quelques règles qui évitent des problèmes plus tard :

• Longueur fixe et zéros à gauche. A-03 et non A-3. Ainsi, l'ordre alphabétique correspond à l'ordre physique, et toute liste triée par emplacement sort déjà dans l'ordre du parcours.
• Numérotez dans le sens de la marche. Si l'opérateur entre dans l'allée par un côté, les numéros augmentent dans cette direction.
• Étiquetez la case, pas seulement le rayonnage, et si possible avec un code-barres. Scanner l'emplacement au moment du rangement évite le classique « je l'ai mis dans celle d'à côté ».
• Un code, un endroit. Ne réutilisez pas de codes lors d'une réorganisation sans mettre le système à jour le jour même.

Emplacement fixe ou emplacement libre

Il existe deux philosophies, et la plupart des boutiques finissent par les combiner :

• Fixe : chaque référence a toujours la même case. C'est facile à apprendre et à maintenir dans une boutique au catalogue stable. L'inconvénient : la case reste réservée même quand la référence est épuisée.
• Libre ou chaotique : la marchandise va dans la première case libre adaptée et le système note où. L'espace est mieux exploité, mais sans un système qui enregistre chaque mouvement, c'est ingérable.

Pour une petite ou moyenne boutique en ligne, le plus pratique est généralement un emplacement fixe pour le picking (la case depuis laquelle on prépare les commandes) et une réserve en hauteur ou dans une autre zone, où l'on range librement le surplus.

Ranger la marchandise qui arrive : le critère compte

Le rangement (ce qu'on appelle en logistique le putaway) est le moment qui décide si le picking sera rapide ou lent. À la réception d'une commande fournisseur, chaque produit devrait aller dans une case choisie selon un critère, et non dans celle qui reste libre au plus près de la porte.

Rotation : ce qui sort le plus, le plus à portée de main

Classez les références selon le nombre de commandes dans lesquelles elles apparaissent, et non selon les unités vendues. Un produit qui part dans de nombreuses commandes d'une seule unité coûte plus de déplacements qu'un autre qui part dans peu de commandes de nombreuses unités. Les références à plus forte rotation se placent :

• près de la zone d'emballage,
• à hauteur de taille ou de poitrine, sans se baisser ni utiliser d'escabeau,
• au début du parcours.

Révisez ce classement à chaque saison. Ce que vous vendiez en été n'est pas ce que vous vendez en novembre.

Ce qui se vend ensemble, rangé ensemble

Si le client achète presque toujours le produit et sa recharge, ou la coque et le protecteur d'écran, les placer dans des cases contiguës réduit une commande de deux arrêts à un seul.

Ce qui se confond, séparé

À l'inverse, les variantes presque identiques (deux tailles, deux tensions, deux couleurs proches) ne devraient pas se trouver dans des cases voisines sans un repère clair. Beaucoup d'erreurs de picking ne viennent pas d'un moment d'inattention, mais du voisinage.

Poids et volume

Le lourd en bas et au début du parcours, pour qu'il n'écrase pas le fragile dans le chariot. Le volumineux dans sa zone, même s'il tourne beaucoup.

Du plan au parcours de picking

Avec des emplacements bien codés, préparer une commande n'est plus « aller chercher », mais « suivre une liste ». Trois façons courantes de l'organiser :

1. Commande par commande. L'opérateur prélève une commande complète, l'emballe et passe à la suivante. Simple, adapté quand il y a peu de commandes par jour.
2. Par vagues ou par lots. On regroupe plusieurs commandes et on parcourt l'entrepôt une seule fois en prélevant le total de chaque référence ; on répartit ensuite par commande sur la table. Cela évite beaucoup de déplacements quand les commandes partagent des produits.
3. Cluster. On parcourt l'entrepôt avec un chariot de plusieurs bacs, un par commande, et à chaque case on dépose dans chaque bac ce qui lui revient. Cela combine l'économie de la vague et la séparation par commande.

Dans les trois cas, la liste doit sortir triée par emplacement et dans le sens du parcours (en S dans les allées, sans revenir en arrière). Et une fois la vague lancée, la liste ne devrait plus changer : si une nouvelle commande arrive en cours de route, elle passe à la suivante.

Erreurs courantes

• Des emplacements notés dans un tableur à part, que personne ne met à jour et que la personne qui prépare ne voit pas.
• Une liste de picking triée par numéro de commande ou par nom de produit, qui oblige à traverser l'entrepôt plusieurs fois.
• Ne pas vérifier ce qui a été prélevé. Un scan du code-barres au moment de prendre le produit détecte la mauvaise taille avant qu'elle n'arrive dans le carton.
• Des bons de commande avec des données internes (emplacements, prix de revient) qui finissent dans le colis du client.
• Une réorganisation de l'entrepôt un lundi de pleine saison. Elle se fait pendant une semaine calme, avec le système mis à jour dès qu'elle est terminée.

Comment le résoudre dans PrestaShop

PrestaShop permet d'enregistrer un emplacement par produit, mais il ne s'en sert pas pour organiser le travail de l'entrepôt. RKR Picking, si : il propose une file de préparation avec un code couleur selon l'ancienneté, des vagues de prélèvement commande par commande, groupées ou en cluster avec le parcours calculé par emplacement et figé pour que la liste ne change pas en cours de route, et une application de prélèvement sur mobile avec scan, quantités et « introuvable ». Il inclut des cases de tri optionnelles, une répartition des manquants qui complète d'abord les commandes les plus anciennes, des bons de commande sans l'emplacement ni d'autres données internes et une vérification de l'étiquette d'expédition par scan. Il est compatible avec PrestaShop 8 et 9. Si votre boutique tourne sur une version antérieure, Simple Order, son prédécesseur, fonctionne à partir de PrestaShop 1.7.3 : il ne montre à l'entrepôt que les commandes dans les états que vous choisissez, chaque ligne avec photo, emplacement, EAN13 et quantité, et vérifie ce qui a été prélevé avec le lecteur de codes-barres.