Rapprocher banque et factures fournisseurs avec l'IA : quoi automatiser et quoi vérifier

La fin du trimestre arrive et le cabinet comptable demande comme toujours les factures d'achat et le relevé bancaire. Dans une boutique en ligne, cela représente des dizaines ou des centaines de documents : fournisseurs de marchandises, transporteurs, passerelle de paiement, publicité, logiciels, hébergement. Certaines factures arrivent par e-mail, d'autres doivent être téléchargées depuis un tableau de bord, d'autres ne sont jamais arrivées.

Pointer la banque, ligne par ligne, avec cette pile de PDF est l'une des tâches administratives les plus fastidieuses d'une PME. C'est aussi l'une de celles qui se prêtent le mieux à l'aide de l'intelligence artificielle, à condition de l'envisager comme une aide et non comme un pilote automatique.

Ce que signifie rapprocher, dans une boutique en ligne

Rapprocher, c'est vérifier que chaque mouvement bancaire a son document et que chaque document a son mouvement. Côté achats, cela répond à trois questions :

1. Qu'ai-je payé sans avoir de facture ? C'est le plus important : une dépense sans facture n'est pas déductible, et si vous ne la réclamez pas vite, elle n'arrive plus.
2. Quelles factures ai-je sans les avoir payées ? Des dettes en attente ou des paiements en double.
3. Quels montants ne concordent pas ? Une facture dans une autre devise, une commission déduite, un avoir partiel.

Le côté ventes (vérifier que ce qui a été encaissé sur la boutique arrive à la banque) est un autre travail avec ses propres problèmes, et il vaut mieux le faire séparément.

Là où l'IA aide vraiment

Lire des factures de tout format

Chaque fournisseur a son modèle. Un modèle d'IA doté de vision peut extraire d'un PDF ou d'une photo les données nécessaires : fournisseur, NIF (numéro d'identification fiscale espagnol), date, numéro, base imposable, taux et montant de TVA, total. Ce qui était de la saisie devient la relecture d'une liste.

Proposer des rapprochements

Avec la liste des factures et le relevé, le rapprochement par montant et par date approximative règle la plupart des cas. L'IA apporte un plus dans les cas difficiles : le libellé bancaire qui ne ressemble pas au nom du fournisseur, le paiement qui regroupe plusieurs factures, le prélèvement avec une petite différence due à une commission.

Affecter les comptes comptables

Si vous tenez vous-même la comptabilité, un modèle qui connaît votre plan comptable peut proposer le compte de chaque facture en fonction de ce qui a été fait les autres fois avec ce fournisseur.

Là où il ne faut pas lui faire confiance

• Des chiffres mal lus. Un 1 pour un 7, une virgule décimale, un total qui est en réalité le sous-total. Vérifiez toujours que la base plus la TVA donne le total.
• Les factures à plusieurs taux de TVA, ou avec recargo de equivalencia (la majoration d'équivalence espagnole appliquée à certains détaillants), retenues à la source ou postes exonérés. Ce sont celles où il se trompe le plus et celles qui comptent le plus.
• Les fournisseurs étrangers avec autoliquidation : la facture ne comporte pas de TVA et ce n'est pas une erreur.
• Les doublons. La même facture téléchargée deux fois sous des noms différents.
• Les décisions fiscales. L'IA peut proposer un compte ; c'est votre cabinet comptable qui décide si une dépense est déductible ou non.

Les factures qui n'arrivent pas toutes seules

Dans une boutique en ligne, une bonne partie des paiements sans facture ne viennent pas des fournisseurs de marchandises, mais de services qui facturent dans un tableau de bord et non par e-mail :

• Les passerelles de paiement, qui déduisent leur commission du montant qu'elles vous versent. Sur le relevé, vous voyez un encaissement net, et la facture de commissions se trouve dans leur tableau de bord.
• Les plateformes publicitaires, qui prélèvent plusieurs fois par mois selon les dépenses.
• Les marketplaces, qui reversent les ventes moins les commissions et émettent leurs propres factures de service.
• Les transporteurs, avec des factures mensuelles qui regroupent des centaines d'envois et parfois des suppléments ultérieurs.
• Les logiciels et abonnements payés par carte, souvent hors d'Espagne.

Dressez la liste de ces services, en indiquant où se télécharge chaque facture et à quelle fréquence. Le rapprochement vous dit ce qui manque ; la liste vous dit où aller le chercher. Et quand un prélèvement apparaît à la banque sans que personne ne sache ce que c'est, prenez-le au sérieux : c'est aussi ainsi qu'on découvre un abonnement oublié ou un prélèvement qui ne devrait pas être là.

La confidentialité des documents

Les factures et les relevés bancaires contiennent des données sur votre entreprise, sur vos fournisseurs et parfois sur des personnes. Avant d'utiliser un outil d'IA avec eux, posez-vous ces questions :

• Où sont envoyés les documents ? Même si l'application fonctionne dans votre navigateur, si elle utilise un modèle dans le cloud, le contenu part chez ce fournisseur.
• Quelles sont les conditions de ce compte ? Certains services d'IA gratuits se réservent le droit d'utiliser ce que vous envoyez pour améliorer leurs modèles ; les services payants l'excluent généralement. Lisez-les avant de téléverser quoi que ce soit.
• Qui conserve le résultat ? Mieux vaut un fichier sur votre ordinateur qu'une plateforme tierce de plus.

Un processus trimestriel qui fonctionne

1. Rassemblez les factures dans un dossier tout au long du trimestre, pas le dernier jour.
2. Extrayez les données avec l'outil et relisez la liste : totaux, NIF, taux de TVA.
3. Chargez le relevé et laissez l'outil proposer les rapprochements.
4. Examinez les éléments non rapprochés : paiements sans facture (réclamez-les tout de suite) et factures sans paiement.
5. Exportez la liste ou les écritures et envoyez-les au cabinet comptable avec une note sur ce qui reste en suspens.

Fait ainsi, le travail du trimestre se réduit à la relecture et aux exceptions, là où une personne est vraiment nécessaire.

Comment le résoudre dans PrestaShop

L'Organizador de Facturas y Conciliador Bancario IA (l'organiseur de factures et outil de rapprochement bancaire par IA de Rekire) est un outil de Rekire qui ne dépend pas de PrestaShop : il fonctionne dans le navigateur avec votre propre clé d'API Gemini. Si vous voulez seulement organiser vos factures, vous glissez les PDF ou les images et obtenez un fichier Excel avec le CIF (identifiant fiscal de la société), les bases et les montants de TVA, prêt pour votre cabinet comptable. Si vous chargez les mouvements bancaires, il les rapproche des factures et signale les achats payés qui n'ont pas encore de facture. Et si vous tenez vous-même la comptabilité, il affecte avec votre plan comptable le compte de chaque facture et exporte les écritures vers votre logiciel. Pour les documents confidentiels, nous recommandons d'utiliser un compte payant du service d'IA, pas le compte gratuit. Rekire le propose à ses clients sans frais et sans assistance, mais nous recueillons les suggestions et les signalements d'erreurs.