Un inventaire à plusieurs endroits : votre entrepôt, celui du fournisseur et combien réapprovisionner

Votre boutique a un entrepôt avec ce qui se vend le mieux. Le reste du catalogue se trouve dans l'entrepôt de votre fournisseur, qui vous le livre en un ou deux jours. Si la fiche ne regarde que votre stock, tout ce que vous n'avez pas apparaît « épuisé » et la vente part chez une autre boutique. Si vous vendez sans rien vérifier, vous promettez des délais que vous ne pouvez pas tenir.

Entre ces deux extrêmes, il y a l'inventaire hybride : vendre avec votre stock et celui de vos fournisseurs, avec des règles claires et en disant la vérité au client dans chaque cas. Et, en parallèle, décider combien réapprovisionner de ce que vous stockez vous-même.

Les trois situations d'un produit

De base, PrestaShop ne connaît que votre stock et une option globale « Autoriser la commande de produits hors stock ». Avec cette option activée, le client peut acheter n'importe quelle quantité même si votre fournisseur n'en a pas non plus, et avec elle désactivée, vous perdez tout ce que le fournisseur a bel et bien.

Des règles d'achat, pas un interrupteur

Ce qu'il vous faut, c'est décider par produit (ou par déclinaison) quelles règles s'appliquent :

• Ne pas vendre plus que la somme de votre stock et de celui du fournisseur.
• Autoriser l'achat sans limite quand le fournisseur a une disponibilité illimitée (fabrication à la demande, par exemple).
• Bloquer l'achat quand il reste très peu d'unités au fournisseur, car en pratique sa donnée met du temps à se mettre à jour et ces dernières unités peuvent ne plus exister.

Distinguez bien « stock illimité » et « une quantité précise » : ce n'est pas la même chose, et les traiter de la même façon est une source fréquente de survente.

Des messages qui ne trompent pas

Le client a le droit de savoir quand sa commande arrivera, et l'information sur les délais de livraison fait partie de l'information précontractuelle. Si un produit part de l'entrepôt du fournisseur, dites-le sur la fiche et dans le panier : quantité disponible, délai et, si vous le souhaitez, des messages différents pour « il y en a largement » et « vous commandez plus qu'il n'y en a ».

La donnée du fournisseur doit arriver toute seule

L'inventaire hybride ne fonctionne que si le stock du fournisseur est raisonnablement à jour. Le saisir à la main ne tient pas à l'échelle. Les options habituelles :

1. Le fournisseur (ou votre système) envoie les quantités à votre boutique via un point d'accès protégé.
2. Vous importez son fichier de stock avec une tâche programmée.
3. Un connecteur lit son API.

Dans tous les cas, gardez la donnée du fournisseur séparée de votre stock. Les fusionner en un seul chiffre vous empêche de savoir ce que vous avez vous-même et ce qui dépend d'un autre.

Combien réapprovisionner de ce que vous stockez

L'autre moitié du problème, c'est votre propre entrepôt. La façon habituelle de décider combien commander est de regarder la moyenne des ventes et de la multiplier par le nombre de jours jusqu'au prochain réapprovisionnement. Cela fonctionne, sauf un détail qui fausse tout : les jours où le produit ne pouvait pas être acheté.

Si un produit a été épuisé au début de la période et que vous avez mis longtemps à le réapprovisionner, la moyenne dit qu'il se vend peu. C'est faux : il ne pouvait pas se vendre. Il en va de même pour les jours où il était désactivé. Une prévision sensée :

• Exclut du calcul de la moyenne les jours sans stock et les jours où le produit était désactivé.
• Utilise une période précise (la saison passée, la dernière campagne) et non tout l'historique, qui vous ferait réapprovisionner ce qui se vendait il y a des années.
• Calcule la demande jusqu'à la date que vous choisissez et en soustrait le stock actuel : ce qui manque, c'est ce que vous commandez.
• Filtre par fournisseur, pour préparer chaque commande d'achat séparément.
• Tient compte des lancements et des promotions spéciales, qui faussent la moyenne.

Comment les deux s'articulent

Avec l'inventaire hybride, votre entrepôt garde ce qui tourne et le fournisseur couvre le reste. La prévision de réapprovisionnement vous dit quels produits méritent d'être dans votre entrepôt et en quelle quantité ; le stock fournisseur évite que le reste apparaisse comme épuisé. Vérifiez à chaque saison quels produits changent de camp : ce qui commence à beaucoup se vendre sur commande peut passer en stock propre, et ce qui dort dans votre entrepôt peut passer sur commande.

Un mot sur les versions

Les règles d'achat se greffent sur le panier et la fiche produit, qui ont beaucoup changé d'une version de PrestaShop à l'autre. Certaines solutions de stock fournisseur sont désormais écrites uniquement pour PrestaShop 9. Si vous êtes encore sur une ancienne version, c'est une raison de plus de planifier la mise à jour avant de compliquer la logique de stock.

Checklist

• Séparez votre stock du stock fournisseur.
• Définissez des règles d'achat par produit ou par déclinaison.
• Affichez des délais et une disponibilité réels sur la fiche et dans le panier.
• Proposez une demande de renseignements pour ce qui ne peut pas être acheté.
• Automatisez l'arrivée du stock fournisseur.
• Calculez le réapprovisionnement en excluant les jours sans stock.

Questions fréquentes

Puis-je utiliser le stock du fournisseur si j'ai une boutique physique ? Oui, mais n'oubliez pas que ce qui se trouve dans votre boutique physique est aussi du stock qu'on peut acheter au comptoir. Si la boutique physique et la boutique en ligne partagent le stock, synchronisez d'abord ces deux-là avant d'ajouter celui du fournisseur.

À quelle fréquence la donnée du fournisseur doit-elle être mise à jour ? Aussi souvent que sa rotation l'exige. Pour les produits qui s'épuisent vite, plusieurs fois par jour ; pour le catalogue de fond, une fois par jour suffit généralement.

Comment le résoudre sur PrestaShop

Le module de gestion d'inventaire hybride physique et externe décide si un produit peut être acheté selon le stock fournisseur que vous lui indiquez, avec trois règles prêtes à l'emploi que vous choisissez pour chaque produit ou déclinaison, des messages par langue sur la fiche et dans le panier, un bouton « Je veux poser une question » avec un registre des demandes et un point d'accès protégé par jeton pour que le fournisseur envoie ses quantités ; il nécessite PrestaShop 9.0 ou supérieur. Le module de calcul des besoins en stock calcule combien réapprovisionner à partir des ventes de la période choisie, en excluant les jours de rupture ou de désactivation, par fournisseur et par déclinaison, et exporte les besoins en CSV.