Rembourser via la passerelle de paiement et obtenir une facture rectificative qui concorde

Un client renvoie deux des cinq unités d'une commande. Quelqu'un se connecte au tableau de bord de la passerelle et rembourse le montant. Une autre personne génère l'avoir dans PrestaShop. En fin de mois, le cabinet comptable voit un mouvement négatif sur le compte bancaire et cherche la facture rectificative. Et rien ne concorde : la passerelle a remboursé les frais de port, l'avoir ne les inclut pas et la facture rectificative affiche encore un autre montant parce que quelqu'un l'a recalculée à la main.

Un remboursement laisse une trace à trois endroits : la passerelle de paiement (l'argent), la boutique (la commande et son avoir) et la comptabilité (la facture rectificative, factura rectificativa en Espagne : le document qui corrige légalement une facture déjà émise). Cet article explique comment faire pour que les trois disent la même chose.

Les trois enregistrements et ce que signifie chacun

Faire un remboursement depuis le tableau de bord de la passerelle ne crée rien dans la boutique. Générer un avoir dans PrestaShop ne déplace pas d'argent. Et aucun des deux, à lui seul, ne garantit que la facture rectificative soit correcte. Ils doivent partir de la même donnée.

L'ordre qui évite les écarts

1. Décidez ce qui est remboursé dans la boutique : lignes, quantités, frais de port inclus ou non, éventuels frais retenus. C'est la donnée de départ.
2. Calculez le montant à partir de ces lignes, avec leurs taxes. Pas l'inverse : un montant rond saisi à la main se décompose rarement bien en bases et en montants de TVA.
3. Effectuez le remboursement sur la passerelle pour ce montant exact.
4. Générez la facture rectificative avec ces mêmes lignes et montants.
5. Mettez à jour la commande : état, stock réintégré le cas échéant, note interne avec le motif.

Si le remboursement échoue sur la passerelle, ne générez pas la facture rectificative tant que ce n'est pas résolu. Si vous l'avez déjà générée, ne la supprimez pas : documentez et corrigez.

Les cas qui créent le plus d'écarts

Remboursements partiels avec remises

Si la commande avait un bon de réduction de 10 % et que le client renvoie une ligne, combien lui remboursez-vous ? Le prix qu'il a réellement payé pour cette ligne, avec la remise répartie au prorata. Rembourser le prix catalogue, c'est rembourser trop ; le bon d'un montant fixe réparti entre des lignes à des taux de TVA différents est le cas le plus délicat.

Frais de port

Fixez une politique claire : en cas de rétractation totale, le droit de la consommation impose de rembourser les frais de livraison de base de l'envoi initial ; pour les retours partiels ou pour d'autres motifs, cela dépend de vos conditions. Quelle qu'elle soit, le remboursement, l'avoir et la facture rectificative doivent traiter les frais de port de la même façon.

Commissions de la passerelle

La commission prélevée par la passerelle sur le paiement initial peut ne pas être restituée lors du remboursement, selon le prestataire. C'est une charge pour vous, pas un montant dû par le client : ne la déduisez pas du remboursement si vos conditions ne le prévoient pas, et ne la mélangez pas à la facture rectificative.

Remboursements en double

Une connexion qui échoue, quelqu'un qui clique deux fois, une relance automatique. Sans contrôle, le client reçoit l'argent deux fois. Tout système de remboursement doit vérifier ce qui a déjà été remboursé avant d'en ordonner un autre.

Remboursements hors passerelle

Virements, bons d'achat ou crédit en boutique. Il n'y a pas de mouvement sur la passerelle, mais il doit y avoir un avoir et une facture rectificative, ainsi qu'une note indiquant comment le remboursement a été fait.

États de la commande et stock

Le remboursement doit aussi apparaître dans la commande, et pas seulement par souci d'ordre : les rapports de ventes, les statistiques et toute intégration avec un ERP ou avec l'analytics lisent l'état.

• Remboursement total : la commande passe à un état remboursé. Si elle reste « Livrée », vos rapports comptent une vente qui n'existe plus.
• Remboursement partiel : un état dédié au remboursement partiel, ou une note claire, pour que personne ne rembourse à nouveau ce qui l'a déjà été.
• Stock : ne réintégrez que ce qui est revenu à l'entrepôt en état d'être vendu. Un produit renvoyé cassé est remboursé mais ne retourne pas dans le stock disponible.
• Annulations avant expédition : si la commande a été encaissée puis annulée avant son départ, il y a remboursement, mais si elle n'était pas encore facturée, vous n'avez pas besoin de facture rectificative : il suffit de ne pas la facturer.

Si vous mesurez les ventes avec GA4 ou d'autres plateformes, envoyez-leur aussi le remboursement. Sinon, leur chiffre d'affaires continuera d'inclure de l'argent que vous avez déjà rendu.

Rapprocher en fin de mois

Un rapprochement simple qui détecte presque tous les problèmes :

1. Exportez de la passerelle les remboursements de la période.
2. Exportez de la boutique les avoirs ou factures rectificatives de la même période.
3. Croisez par commande et par montant.
4. Examinez ce qui reste de chaque côté : remboursements sans facture rectificative (documentation manquante) et factures rectificatives sans remboursement (argent pas encore rendu ou rendu par une autre voie).

Faites-le chaque mois. Un écart d'un mois se corrige en quelques minutes ; celui d'une année, en plusieurs jours. Et définissez qui peut rembourser : si n'importe quel employé ayant accès au tableau de bord de la passerelle peut rendre de l'argent sans passer par la boutique, les remboursements sans document continueront d'apparaître.

Comment le résoudre dans PrestaShop

RKR Refound Orders rembourse tout ou partie de la commande sur la passerelle d'origine sans quitter le back-office (Stripe, PayPal, Redsys et Bizum, Paycomet, manuel ou par hook pour d'autres modules de paiement). Depuis la commande, vous cochez les lignes et quantités ou saisissez un montant libre, choisissez d'inclure ou non les frais de port et le motif, et chaque remboursement génère sa facture rectificative en PDF avec sa propre numérotation. Il évite de rembourser deux fois par commande, montant et connecteur, peut exiger une approbation au-delà d'un certain montant, réintègre éventuellement le stock et change l'état de la commande, et conserve un journal d'audit de chaque appel. Si un avoir généré par PrestaShop est erroné, l'éditeur de factures rectificatives permet de corriger les lignes, les montants HT et TTC, les frais de port, les remises et la date depuis le back-office, avec recalcul et réinitialisation à partir de la commande ; faites-le avant que ce document n'arrive dans votre comptabilité ou votre système de facturation.