Domiciliación SEPA para clientes empresa: mandatos, esquema B2B y devoluciones

Si vendes a empresas, lo habrás oído: «¿No podéis pasarme el recibo al banco?». Para muchos clientes profesionales la tarjeta es una molestia. La de empresa la tiene una persona, tiene límites, caduca, y el departamento de administración prefiere ver los cargos en la cuenta con una referencia clara. La domiciliación bancaria SEPA es lo que esperan.

Este artículo no va de cómo generar una remesa paso a paso, sino de cómo plantear la domiciliación para clientes empresa dentro de una tienda online: qué esquema usar, cómo recoger el mandato y qué hacer cuando un recibo vuelve.

CORE y B2B: dos esquemas, dos niveles de riesgo

El adeudo directo SEPA tiene dos esquemas, y la diferencia importa mucho a quien cobra:

Con CORE, un cliente puede devolver un recibo legítimo semanas después, y tú ya has enviado la mercancía. Con B2B ese riesgo desaparece en gran parte, a cambio de un paso más: el cliente tiene que dar de alta el mandato en su banco. Si su banco no tiene constancia del mandato, rechaza el cargo.

El mandato: qué es y qué tiene que llevar

El mandato es la autorización que firma el cliente para que le cargues en su cuenta. Sin él no hay domiciliación válida. Lo esencial:

• Referencia única del mandato, que acompaña a cada cargo.
• Tu identificador de acreedor SEPA, que te asigna tu banco.
• Datos del deudor: titular de la cuenta e IBAN.
• Tipo de pago: recurrente o único.
• Esquema: CORE o B2B.
• Fecha y firma (o su aceptación electrónica).

Guarda el mandato mientras lo uses y durante el tiempo que tu banco te pida después del último cargo. Si un día hay una reclamación por cargo no autorizado, es tu prueba.

En una tienda online, la aceptación electrónica en el checkout es lo más práctico: el cliente escribe titular e IBAN, marca que acepta el mandato y confirma el pedido. Para B2B, además, conviene darle el documento del mandato para que lo entregue a su banco antes del primer cargo, o tendrás rechazos en el primer recibo.

Comprobar los datos antes de que lleguen al banco

Un IBAN mal copiado genera un rechazo días después, cuando el pedido ya está preparado. Valídalo en el momento:

• Dígitos de control del IBAN: detectan casi todos los errores de tecleo.
• Titular obligatorio y que coincida con la razón social del cliente cuando sea una empresa.
• Aceptación del mandato registrada, con fecha.

Y que todo eso se compruebe en el servidor, no solo en el navegador.

Aviso previo del cargo

Las normas SEPA exigen que el acreedor avise al deudor antes de cada cargo con el importe y la fecha. El plazo por defecto de las reglas SEPA es de catorce días naturales, salvo que acordéis otro distinto en el contrato o en las condiciones. En la práctica, un correo con el importe, la fecha prevista, tu identificador de acreedor y la referencia del mandato cumple la función y evita sorpresas en administración.

Cuando el recibo vuelve

Los cargos SEPA pueden no llegar a buen puerto por varios motivos, y cada uno pide una reacción distinta:

• Rechazo antes del cargo: cuenta cancelada, IBAN incorrecto, mandato no registrado (en B2B). Revisa los datos con el cliente.
• Devolución por falta de saldo: el cliente existe y quiere pagar, pero no había fondos. Contacta y vuelve a presentar o cobra por otra vía.
• Devolución solicitada por el deudor (en CORE): puede ser un error de administración o una disputa. Habla antes de volver a cargar.
• Mandato revocado: el cliente ha retirado la autorización. No vuelvas a presentar cargos con ese mandato.

Lo importante es que el estado del pedido refleje la realidad. Un pedido domiciliado no está cobrado cuando se crea, sino cuando el banco abona la remesa y pasa el plazo de rechazo. Marcarlo como «pago aceptado» al generarlo es la forma más rápida de enviar mercancía que no se cobra.

Organizar la operación

1. Decide quién puede domiciliar: solo clientes profesionales, a partir de cierto historial, o todos.
2. Fija un calendario de remesas: semanal, quincenal o por pedido. Un calendario fijo simplifica la conciliación.
3. Genera el fichero estándar de adeudos (formato ISO 20022, el pain.008) y súbelo a la banca electrónica.
4. Marca los cobros como cobrados o devueltos según te informe el banco, y que eso mueva el estado del pedido.
5. Revisa las devoluciones cada semana y decide caso por caso.

Si además vendes por suscripción, cada renovación debería generar su cobro pendiente ligado a esa suscripción, y una revocación del mandato debería parar la siguiente renovación. Y como el módulo de pago maneja datos bancarios, es de los que más conviene tener al día junto con PrestaShop y PHP.

Cómo resolverlo en PrestaShop

RKR Domiciliación SEPA añade la domiciliación como forma de pago en el checkout: el cliente escribe titular e IBAN y acepta el mandato, y esos datos se comprueban en el servidor. Admite los esquemas CORE y B2B según el tipo de mandato que configures. En el back-office tienes los mandatos de cada cliente, los cobros pendientes de remesar y las remesas, con el fichero SEPA pain.008 listo para subir al banco. Marcas cada cobro como enviado, cobrado, devuelto o cancelado; al marcarlo cobrado, el pedido pasa a pago aceptado, y las devoluciones se anotan con su motivo. El cliente recibe un aviso previo del cargo por correo con el acreedor y la fecha. Con RKR Suscripciones, cada cobro queda ligado a su suscripción.