Commandes groupées : achat collectif pour associations, clubs, parents d'élèves et entreprises

Le coordinateur du club vous écrit : il lui faut des tenues pour trois équipes, chaque famille paie la sienne et il veut savoir quel prix vous lui faites s'ils arrivent à quarante. Vous lui envoyez un tableau de prix par quantité, il le transfère sur le groupe WhatsApp, recueille les tailles dans un tableur et se fait payer par Bizum par chaque famille. Deux semaines plus tard, vous recevez une commande avec des erreurs de taille, un paiement manquant et une facture dont personne ne sait à quel nom l'établir.

L'achat collectif organisé —un groupe avec quelqu'un qui le coordonne et de nombreuses personnes qui paient— est un canal de vente très courant, et il se gère presque toujours à la main. On peut le faire passer par la boutique en ligne, mais il vaut mieux réfléchir d'abord à son fonctionnement.

Deux types d'achat collectif

• Ouvert et viral. Un client ouvre un groupe autour d'un produit, le partage avec ses contacts et le prix baisse à mesure que des acheteurs le rejoignent. Le but est de gagner de nouveaux clients grâce à ceux que vous avez déjà.
• Organisé. Un groupe qui existe déjà (un club, une association, une école, un réseau d'entreprises) achète ensemble pour obtenir un meilleur prix. Il y a un coordinateur, un délai et une destination commune.

Cet article traite du second type, celui où apparaissent généralement les problèmes opérationnels.

Les cas où cela fonctionne

Fixer les paliers sans perdre de marge

L'attrait de l'achat collectif, c'est que le prix baisse plus il y a de participants. Pour que ce soit rentable, chaque palier doit découler de vos coûts réels :

1. Calculez ce que vous économisez grâce au volume : meilleur prix d'achat, un seul envoi au lieu de plusieurs, une seule préparation.
2. Répercutez une partie de cette économie dans les paliers, et gardez-en une autre.
3. Fixez un minimum en dessous duquel le groupe ne se fait pas, parce que l'économie n'existe pas.
4. Fixez un maximum si votre stock ou votre capacité de production le limitent.
5. Décidez si le coordinateur a un avantage propre pour avoir organisé le groupe. C'est une incitation raisonnable, et moins chère qu'une campagne d'acquisition.

L'encaissement : chacun paie sa part

Le coordinateur qui encaisse tout le monde et paie une seule commande assume un risque qui ne lui revient pas : impayés, remboursements, données de paiement d'autrui. Il est bien plus propre que chaque participant paie sa part dans la boutique, avec son propre moyen de paiement.

Reste à décider ce qui se passe si le groupe n'atteint pas le minimum :

• Autoriser le paiement et l'encaisser à la clôture du groupe, si votre passerelle le permet et que le délai est court, car les autorisations de carte expirent en quelques jours.
• Encaisser à l'inscription et rembourser si le groupe ne se fait pas, ce qui fonctionne avec n'importe quel moyen de paiement.
• Laisser le groupe se faire quand même au prix du palier atteint.

La livraison : une adresse ou plusieurs

Un envoi unique au club ou à l'école réduit fortement les frais de port, mais reporte la distribution sur le coordinateur. Si vous choisissez cette voie, préparez la commande séparée par participant (sacs nominatifs, une feuille de distribution) et convenez de qui la récupère. Si chacun reçoit la sienne, le prix collectif doit pouvoir absorber les envois individuels.

La facturation

• Si chaque participant paie, chacun reçoit sa facture, et la boutique fonctionne comme d'habitude.
• Si c'est l'association ou l'entreprise qui paie, la facture est établie à son nom, avec son NIF (numéro d'identification fiscale espagnol), et doit être une facture complète.
• Si les deux se mélangent, séparez-les en commandes distinctes. Une facture au nom du club pour ce que les familles ont payé, personne n'en veut.

Données personnelles

Quand le coordinateur recueille noms, tailles et téléphones dans un tableur partagé, ces informations circulent sans contrôle. Si chaque participant s'inscrit et paie dans la boutique, il fournit lui-même ses données, pour son achat, selon votre politique de confidentialité. Le coordinateur a seulement besoin de savoir qui a rejoint le groupe, pas ses données de paiement.

Erreurs fréquentes

1. Des tableaux de prix par quantité transférés sans date limite, qui circulent encore des mois plus tard.
2. Des commandes avec des tailles ou des variantes recueillies à la main et recopiées avec des erreurs.
3. Le coordinateur dans le rôle d'encaisseur de tout le monde.
4. Des groupes sans date de clôture.
5. Ne pas prévenir les participants que le groupe va bientôt fermer ou qu'il ne s'est pas fait.

Checklist

• Paliers calculés à partir de vos coûts, avec minimum et maximum.
• Règle claire sur le prix que paie chaque participant.
• Paiement individuel dans la boutique.
• Ce qui se passe si le minimum n'est pas atteint, annoncé avant de commencer.
• Livraison unique ou individuelle décidée, avec son coût.
• Facturation au nom de celui qui paie.
• Date de clôture et avis aux participants.

Comment le résoudre dans PrestaShop

RKR Group Buying fait entrer l'achat collectif dans votre boutique. Vous créez une campagne sur un produit avec des paliers de remise selon le nombre d'acheteurs, la durée du groupe, le minimum et le maximum de participants et, si vous le souhaitez, une récompense pour celui qui l'ouvre. Le coordinateur partage la page du groupe, avec le prix actuel, une barre de progression et un compte à rebours, et chaque participant achète via le checkout habituel avec une remise à usage unique à son nom. À la clôture, si le groupe se fait, le module demande la capture à votre module de paiement ; sinon, il annule les commandes et demande le remboursement. Notez qu'il n'encaisse pas lui-même : votre module de paiement doit pouvoir autoriser sans encaisser, ou se brancher sur ses hooks, et si un remboursement n'est pas confirmé, l'avoir reste à faire à la main. Six notifications par e-mail tiennent les participants informés, et les statistiques vous indiquent quelles campagnes fonctionnent.