Inscription des clients : quelles données demander, lesquelles éviter et comment traiter les entreprises

Le formulaire d'inscription est un endroit où les boutiques se trompent dans les deux sens. Certaines demandent tout « au cas où » : date de naissance, sexe, comment vous nous avez connus, téléphone fixe. D'autres demandent le strict minimum et découvrent, au moment d'émettre la facture, que le client était une entreprise et qu'elles n'ont pas son NIF. Dans les deux cas, cela coûte de l'argent.

Cet article explique comment décider quoi demander à l'inscription, quoi laisser pour plus tard et comment traiter les clients professionnels sans gâcher l'achat des particuliers.

Le principe : demander ce que vous allez utiliser

Le Règlement général sur la protection des données établit le principe de minimisation : les données collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité. Transposé à une boutique : si vous ne savez pas à quoi servira une donnée, ne la demandez pas. Et si vous la demandez pour un usage précis, dites-le.

Ce n'est pas seulement une question juridique. Chaque champ obligatoire est une raison de plus d'abandonner le formulaire. Et chaque donnée que vous conservez est une donnée que vous devez protéger, exporter si le client le demande et effacer le moment venu.

Ce qui est généralement superflu

• La date de naissance obligatoire, sauf si vous vendez des produits soumis à un âge minimum ou si vous l'utilisez vraiment (un cadeau d'anniversaire, par exemple). Dans ce cas, qu'elle soit facultative.
• La civilité ou le sexe : cela n'apporte presque jamais rien.
• Répéter le mot de passe et l'e-mail : aujourd'hui, un bouton pour afficher le mot de passe est plus utile.
• « Comment nous avez-vous connus ? » obligatoire : si vous y tenez, qu'il soit facultatif et posé après l'achat.
• Les cases publicitaires précochées : le consentement au marketing doit être une action du client, pas une valeur par défaut.

Le problème des deux formulaires

Dans PrestaShop, créer le compte et créer l'adresse sont, par défaut, deux étapes distinctes. Le client remplit l'inscription, pense avoir terminé, et au moment d'acheter il tombe sur un autre formulaire avec l'adresse, le téléphone et le NIF. C'est là que des inscriptions se perdent : le sentiment que « ça n'en finit pas » est l'une des principales causes d'abandon.

Vous avez deux options raisonnables :

1. Inscription minimale et adresse au checkout. Le client ne saisit que son nom, son e-mail et son mot de passe à l'inscription, et il indique l'adresse lorsqu'il achète. Cela convient aux boutiques grand public où beaucoup de gens achètent en tant qu'invités.
2. Inscription avec adresse incluse. Le client saisit tout en une fois et sa première adresse est créée. Cela convient aux boutiques B2B ou aux clients qui s'inscrivent pour acheter de façon récurrente.

Ce qui ne fonctionne pas, c'est le mélange : demander la moitié à l'inscription et l'autre moitié ensuite, avec des données en double.

Clients professionnels : les données vraiment nécessaires

Si vous vendez à des entreprises et à des indépendants, certaines données sont nécessaires pour facturer correctement :

• La raison sociale, qui ne correspond pas toujours au nom commercial ni à celui de la personne qui achète.
• Le NIF ou le CIF (numéros d'identification fiscale espagnols des personnes physiques et des sociétés), et pour les entreprises d'autres pays de l'UE, le numéro de TVA intracommunautaire.
• L'adresse fiscale, qui peut être différente de l'adresse de livraison.

La clé est de ne pas demander ces données à tout le monde. Un interrupteur du type « Je suis une entreprise » ou « Je veux une facture » qui affiche les champs uniquement quand ils sont nécessaires garde le formulaire court pour les particuliers.

Valider le NIF pendant que le client est là

Un NIF mal saisi se découvre au moment d'émettre la facture, quand le client n'est plus là. Le vérifier sur le moment évite les allers-retours :

• Format et caractère de contrôle du NIF, du NIE (numéro d'identification des étrangers) et du CIF.
• Cohérence avec le type de client : un CIF de société n'est pas le document d'un particulier.
• Numéros de TVA européens vérifiés auprès du service public VIES de la Commission européenne, si vous vendez à des entreprises d'autres pays.

Facture complète ou simplifiée

En Espagne, la facture simplifiée est admise en général jusqu'à 400 euros TVA comprise, et certaines activités ont une autre limite. Au-delà, ou si le client professionnel la demande, il faut une facture complète avec ses données fiscales. Si votre boutique sait quand exiger ces données, vous ne vous retrouvez pas avec des commandes impossibles à facturer correctement.

Quand le client modifie ses données

Autre grand classique : un client change de raison sociale ou de NIF après avoir été facturé, et vos factures et votre logiciel de gestion ne concordent plus. Pour les clients professionnels, il est préférable qu'une fois facturé avec certaines données, toute modification passe par vous. Et si vous vendez à des entreprises qui livrent à de nombreuses adresses mais sont toujours facturées de la même façon, que l'adresse de facturation reste fixe.

Check-list de l'inscription

1. Listez chaque champ de l'inscription et notez à quoi il vous sert. Supprimez ceux qui n'ont pas de réponse.
2. Décidez si l'adresse va dans l'inscription ou au checkout, mais pas dans les deux.
3. N'affichez les champs entreprise qu'à ceux qui en ont besoin.
4. Validez le NIF et l'IBAN sur le moment, pas lors de la facturation.
5. Relisez les textes de confidentialité : quelles données, pour quoi faire, pendant combien de temps.
6. Testez le formulaire sur mobile. S'il vous fatigue, il fatigue le client.

Et une remarque de maintenance : les formulaires d'inscription dépendent beaucoup du thème. Si le thème et les modules ne sont pas à jour avec votre version de PrestaShop, il arrive souvent qu'un champ cesse d'être enregistré sans que personne ne s'en aperçoive pendant des semaines.

Comment le mettre en place dans PrestaShop

Le Módulo de registro ampliado intègre les données de l'adresse dans le formulaire d'inscription lui-même : douze champs (adresse, téléphone, NIF, entreprise, TVA, province et autres) installés désactivés, que vous activez, ordonnez et rendez obligatoires un par un. Ce que saisit le client est enregistré dans sa fiche client et, si vous l'activez, sa première adresse est créée automatiquement ; le module peut vérifier la lettre du NIF et du NIE et se branche sur les hooks du module officiel RGPD. RKR Datos de Facturación ajoute au checkout l'interrupteur « Demander une facture » avec Particulier, Indépendant ou Entreprise, vérifie le NIF avant le paiement (caractère de contrôle, VIES et, en option, l'administration fiscale espagnole avec certificat), exige une facture complète selon le montant ou le groupe, et permet de fixer l'adresse de facturation et de verrouiller les données après la première commande facturée.