Dépôt-vente dans une boutique en ligne : commission, reversement et stock de tiers

Le dépôt-vente (ou consignation) fonctionne ainsi : quelqu'un vous confie un article, vous le vendez dans votre boutique et, une fois vendu, vous lui versez ce qui a été convenu et gardez votre commission. S'il ne se vend pas dans le délai prévu, il le récupère ou une autre solution est décidée. Vous n'achetez pas le stock : vous n'y risquez pas d'argent.

C'est courant pour les vêtements d'occasion, le matériel de sport, le matériel photo, les meubles, l'art, les articles de puériculture ou l'artisanat. Et cela fonctionne bien en ligne, à condition que la partie administrative ne finisse pas dans un tableur que personne n'arrive à équilibrer.

L'accord avec chaque déposant

Avant d'accepter un article, mettez par écrit au minimum :

• L'identification du déposant et le mode de paiement (compte bancaire, ou avoir en boutique si vous l'acceptez).
• La description et l'état de l'article, idéalement avec des photos à la réception.
• Le prix de vente ou le minimum accepté, et qui peut le modifier.
• La commission : pourcentage ou montant, et sur quelle base (prix TTC ou HT).
• La durée du dépôt et ce qui se passe à l'échéance : récupération, prolongation, baisse de prix ou don.
• Quand le reversement a lieu : combien de jours après la vente et à quelle fréquence.
• La responsabilité en cas de perte ou de dommage pendant que l'article est chez vous.

Comment calculer le reversement

Le calcul semble trivial, mais trois subtilités le compliquent :

1. Sur quel montant. Le plus propre est de répartir le montant hors taxes de la ligne vendue entre votre commission et le net du déposant, et d'enregistrer cette répartition au moment de la vente. Si le prix change ensuite, la vente déjà réalisée ne doit pas être recalculée.
2. Remises. Si vous appliquez un code promo général, décidez à l'avance s'il est absorbé par votre commission ou partagé. Si ce n'est pas convenu, le déposant s'attendra à être payé sur le prix sans remise.
3. Frais de port. Ils sont généralement à vous et ne font pas partie de la base du déposant.

La période de rétention : ne reversez pas le jour de la vente

Si vous vendez à distance à des consommateurs, le client peut se rétracter dans les 14 jours suivant la livraison (articles 102 et suivants du TRLGDCU, loi générale espagnole de protection des consommateurs). Si vous avez déjà payé le déposant et que le client renvoie l'article, vous devez lui réclamer l'argent. C'est pourquoi on fixe généralement une période de rétention : la vente reste en attente quelques jours et ne passe qu'ensuite en « à reverser ».

Stock de tiers : un article, une unité

En dépôt-vente, chaque article est généralement unique. Cela a des conséquences :

• Le stock de chaque produit est de 1, et une fois vendu il doit disparaître du catalogue.
• Si l'article arrive à échéance, est récupéré ou donné, son produit doit être désactivé.
• S'il y a plusieurs articles identiques de déposants différents, chaque vente doit être attribuée à l'un d'eux en particulier.
• Il est utile d'enregistrer chaque changement d'état (reçu, en vente, réservé, vendu, échu, récupéré…) avec la date : c'est votre preuve en cas de désaccord.

L'échéance : décidez-en avant, pas au moment où elle tombe

Ce qui s'accumule le plus dans une boutique de dépôt-vente, ce sont les articles qui ne se vendent pas. Convenez dès le départ de ce qui se passe à l'expiration du délai : avis de récupération, prolongation, baisse de prix avec prolongation ou don. Et prévenez le déposant avant l'échéance, pas après.

La TVA dans le dépôt-vente

Ici, mieux vaut en parler à votre cabinet comptable, car tout dépend de la façon dont l'opération est montée (si vous agissez en votre nom propre ou au nom du déposant, et de qui est le déposant). Deux idées générales :

• Si vous vendez en votre nom propre, c'est vous qui vendez et facturez vis-à-vis du client.
• Si les articles sont d'occasion, des œuvres d'art ou des antiquités, le régime spécial des biens d'occasion (REBU) peut s'appliquer ; il est régi par les articles 135 à 139 de la Ley 37/1992 del IVA (loi espagnole sur la TVA) et la taxe y est calculée sur la marge, sans être ventilée sur la facture. Il a ses propres conditions (surtout quant à la personne auprès de qui le bien est acquis), que votre cabinet comptable doit confirmer.

Erreurs fréquentes

1. Reverser avant la fin du délai de rétractation.
2. Calculer la commission sur le prix TTC sans l'avoir convenu ainsi.
3. Ne pas désactiver le produit quand l'article est récupéré.
4. Ne pas prévenir de l'échéance et accumuler des articles sans propriétaire clair.
5. Gérer les reversements en dehors de la boutique et les rapprocher en fin de mois.

Questions fréquentes

Puis-je payer le déposant en avoir boutique plutôt qu'en argent ? Oui, s'il l'accepte. Beaucoup de boutiques d'occasion proposent de choisir entre virement et bon d'achat, et certaines récompensent le bon d'achat par un montant un peu plus élevé, car cet argent revient dans la boutique. Inscrivez-le dans l'accord et laissez le déposant choisir à chaque reversement.

Qui fixe le prix ? Le plus courant est de le convenir à la réception de l'article, avec la possibilité de le baisser après un certain temps s'il ne se vend pas. Si vous vous réservez le droit de baisser le prix, l'accord doit dire de combien et quand, pour que le déposant n'ait pas de surprise au reversement.

Que se passe-t-il si l'article est perdu ou abîmé dans la boutique ? Tant qu'il est en votre possession, la responsabilité est généralement la vôtre. Convenez d'une valeur de référence (le prix de vente moins votre commission est l'usage) et enregistrez l'état à la réception avec des photos : c'est ce qui évite les discussions.

Comment indiquer au déposant ce qui a été vendu ? Le plus pratique pour les deux est qu'il puisse le voir lui-même : ses articles, leur état, ce qui est vendu et ce qui reste à reverser. Chaque question qu'il ne vous pose pas par téléphone est du temps gagné, et la transparence est ce qui le fait revenir avec plus d'articles.

Comment le résoudre dans PrestaShop

RKR Consign transforme votre boutique en boutique de dépôt-vente. Vous enregistrez le déposant avec ses coordonnées, son IBAN et sa commission, et chaque article a son accord : commission, durée de dépôt et ce qui se passe à l'échéance (avis de récupération, don automatique, prolongation ou baisse de 15 % avec prolongation). Chaque article passe par huit états avec historique. La vente est enregistrée quand la commande atteint un état payé et annulée si elle est annulée ou remboursée ; le montant hors taxes de la ligne est réparti entre votre commission et le net du déposant, et cette répartition est conservée. Chaque vente attend une période de rétention (14 jours par défaut, configurable) avant de passer en « à reverser », et le reversement est préparé par virement ou sous forme d'avoir en boutique. Il inclut un portail du déposant et des statistiques.

Si les articles relèvent du régime de la marge, RKR REBU calcule la marge de chaque ligne, remplace la ventilation de la TVA par la mention du régime sur les documents et tient un registre avec export au format AEAT (administration fiscale espagnole).