Factures et bons de livraison de l'ERP dans le compte client PrestaShop

Dans de nombreuses boutiques, surtout celles qui vendent aux entreprises, les documents de chaque commande ne sortent pas de PrestaShop. La facture est émise par l'ERP, le bon de livraison est généré par l'entrepôt, et le certificat de qualité ou la fiche technique sont rangés par quelqu'un dans un dossier partagé. Ensuite, quelqu'un de l'administration les envoie par e-mail un par un.

Et quelques mois plus tard, le client écrit : « Pouvez-vous me renvoyer la facture de mars ? ». Cet article explique comment sortir de ce cercle en faisant en sorte que chaque document apparaisse tout seul dans le compte du client sur la boutique.

Pourquoi le compte client et pas l'e-mail

• Le client la retrouve quand il en a besoin, sans vous écrire. Ses factures d'une année entière, dans une seule liste.
• Cela ne dépend pas du filtre anti-spam ni du changement de personne derrière l'adresse comptable du client.
• Vous gardez une trace de ce qui a été publié et, si vous le souhaitez, de qui l'a téléchargé et quand.
• Les données ne voyagent pas en pièce jointe dans des boîtes de réception tierces.

De plus, si le client est une entreprise où plusieurs personnes passent commande, toutes savent où se trouvent les documents.

Ce qu'il faut décider avant de connecter quoi que ce soit

Quels types de documents

Regroupez-les en quelques sections que le client comprend : factures (y compris les factures rectificatives, les facturas rectificativas espagnoles qui corrigent une facture déjà émise), bons ou comptes rendus de livraison, et documents (contrats, certificats, manuels personnalisés). Trop de sections sèment la confusion ; une seule mélange tout.

Comment le client est identifié

L'ERP et la boutique doivent s'accorder sur qui est qui. Le plus simple est l'adresse e-mail du compte, mais elle a ses pièges : le client qui achète avec une adresse et en a une autre dans l'ERP, ou l'entreprise qui utilise une adresse générique. Avant de commencer, croisez les adresses e-mail de vos clients dans l'ERP avec celles de la boutique et corrigez les différences. Si l'ERP conserve aussi une référence client, faites-la voyager avec le document.

Que faire des clients qui n'ont pas encore de compte

Un distributeur peut facturer un client qui ne s'est pas encore inscrit sur la boutique. Décidez si ces documents sont rejetés, conservés en attente ou vérifiés à la main lorsque le client crée son compte.

Quelles métadonnées accompagnent le fichier

Un PDF seul est difficile à retrouver. L'idéal est qu'il arrive avec une description, la date du document (pas seulement celle du téléversement), un numéro ou une référence et, le cas échéant, la référence client.

Comment la connexion se fait généralement

Le schéma habituel : chaque fois que l'ERP génère un document, il envoie une requête HTTP à une adresse de la boutique avec le fichier et ses données. La boutique l'enregistre et le rattache au compte. C'est un sens unique (de l'ERP vers la boutique), simple à programmer depuis presque n'importe quel logiciel de gestion, avec une tâche déclenchée à l'émission du document ou un traitement par lots en fin de journée.

Sécurité : ce qui ne peut pas échouer

Une facture contient un nom, une adresse, un NIF (numéro d'identification fiscale espagnol) et des montants. La publier de travers, c'est une violation de données personnelles. Vérifiez :

• Que l'adresse de téléversement exige une clé et que cette clé ne figure nulle part en public ni dans le code d'un site.
• Que seuls les formats prévus sont acceptés et que le type réel du fichier est contrôlé, pas seulement son extension. Une « facture.pdf » qui est en réalité un script ne doit pas finir dans un dossier servi par le site.
• Que chaque document ne peut être téléchargé que par son propriétaire, connecté à son compte. Une URL directe vers le fichier qui fonctionne sans session, ou dans laquelle il suffit de changer un numéro pour voir la facture d'un autre, est l'erreur la plus grave possible ici.
• Que les fichiers ne sont pas stockés dans un dossier listable depuis le navigateur.
• Qu'une trace est conservée de chaque téléversement et de son résultat, pour repérer les échecs ou les tentatives suspectes.

Une mise en place par étapes

Inutile de publier tous les documents d'un coup. Ce qui fonctionne le mieux chez un distributeur qui vend aux entreprises, c'est d'avancer par étapes :

1. Nouvelles factures. Commencez uniquement par les factures émises à partir d'une date donnée. C'est le document le plus demandé et celui qui économise le plus d'e-mails.
2. Vérification les premières semaines. Activez l'approbation préalable : chaque document arrive dans la boutique, quelqu'un vérifie qu'il va dans le bon compte et le publie. Quand vous constatez qu'il n'y a plus d'erreurs d'attribution, supprimez l'approbation.
3. Bons de livraison. Utiles surtout si vos clients doivent contrôler les livraisons ou si vous travaillez avec des livraisons partielles.
4. Historique. Si vous le souhaitez, téléversez ensuite les factures des périodes précédentes par lots, en prévenant les clients qu'elles sont désormais disponibles.
5. Documents spécifiques. Certificats, fiches de données de sécurité, contrats : ce qui a du sens dans votre secteur.

Une fois en place, dites-le à vos clients sur la facture elle-même ou dans l'e-mail de confirmation de commande : « Toutes vos factures sont dans votre compte ». S'ils ne le savent pas, ils continueront à les demander par e-mail.

Erreurs courantes

• Deux factures pour la même vente visibles dans le compte : celle native de PrestaShop et celle de l'ERP. Choisissez celle que voit le client.
• Des téléversements qui échouent en silence parce que l'adresse e-mail du client ne correspond pas. Consultez le journal les premières semaines.
• Des documents envoyés dans le mauvais compte à cause d'une adresse e-mail partagée par deux entreprises. Approuver avant de publier, au moins au début, évite les mauvaises surprises.
• Des noms de section dans une seule langue sur une boutique qui en a plusieurs.

Comment le résoudre dans PrestaShop

Le module pour joindre factures et documents au compte client (RKR ERP Upload) fournit à votre ERP une URL protégée par clé pour téléverser des PDF par HTTP POST, en indiquant l'adresse e-mail du client, le type de document (factures, bons de livraison ou documents, chacun activable et avec son nom dans chaque langue) et, en option, une description, la date du document, une référence et la référence client. Il vérifie l'extension et le type réel du fichier, range les documents par type, année et mois, et ne permet de les télécharger qu'à leur propriétaire connecté. Il peut accepter des documents pour des adresses e-mail pas encore inscrites et les rattacher quand le client crée son compte, en attente de votre approbation ; il dispose d'une liste pour approuver, retirer ou téléverser des documents à la main, et enregistre chaque appel de l'ERP et, si vous l'activez, chaque téléchargement. Il est compatible avec PrestaShop 1.7.8 jusqu'à 9.