Alertes de la boutique sur Telegram pour l'équipe : commandes, clients et ce qui compte

Dans beaucoup de petites et moyennes boutiques, quelqu'un garde le back-office ouvert dans un onglet toute la journée en rechargeant la liste des commandes. Ou pire : personne ne le regarde avant l'après-midi, et la commande urgente du matin part le lendemain.

Une alerte sur le mobile quand il se passe quelque chose d'important règle les deux problèmes. Telegram est un bon outil pour cela : les bots sont gratuits, se mettent en place en quelques minutes, les groupes peuvent accueillir toute l'équipe et les messages peuvent contenir beaucoup d'informations mises en forme.

Pourquoi Telegram et pas l'e-mail

• Immédiat. L'alerte arrive sur le mobile instantanément, sans filtre anti-spam ni boîte de réception.
• Par groupes. Chaque type d'alerte peut aller dans un groupe différent, avec les personnes qui en ont besoin.
• Sans coût. Les bots Telegram n'ont pas de frais par message.
• Facile à mettre en place. On crée un bot avec @BotFather et on l'ajoute au groupe : avec le token et l'identifiant du chat, il peut déjà envoyer.

L'e-mail reste préférable pour ce qu'il faut archiver ou transférer à quelqu'un d'extérieur. Telegram, c'est pour ce qu'il faut voir tout de suite.

Quelles alertes ont du sens

Commandes et paiements

• Nouvelle commande, avec le nécessaire pour la préparer sans ouvrir le back-office : produits et quantités, transporteur, moyen de paiement et total.
• Paiement confirmé, surtout avec les virements ou les moyens confirmés plus tard.
• Changement d'état : utile pour le service client, pour savoir ce qui est déjà parti.
• Commande modifiée : si quelqu'un change une commande à la main, que l'on sache qui et quand.

Clients et ventes en cours

• Création de compte client et nouvelle adresse, pour un B2B qui valide les comptes à la main.
• Produit ajouté au panier, dans les boutiques avec peu de ventes à forte valeur, où un appel au bon moment conclut la vente.
• Formulaire de contact, pour ne pas laisser une question sans réponse jusqu'au lendemain.

Exploitation

• Stock bas sur les produits qui se vendent le plus.
• Erreurs de la boutique ou d'une intégration : un paiement qui échoue, un ERP qui ne se synchronise pas.

Tout cela n'a pas besoin de venir du même outil. L'important est que chaque alerte arrive à la personne qui doit agir.

Les groupes : qui reçoit quoi

L'erreur classique est de tout mettre dans un seul groupe. Au bout d'une semaine, il compte deux cents messages et personne ne le lit. Mieux vaut :

Dans une boutique d'une ou deux personnes, un seul groupe peut suffire, mais avec les seules alertes utiles.

La marge dans l'alerte

Une alerte de commande qui n'indique que le total ne vous dit pas si vous avez gagné de l'argent. Si votre catalogue contient le prix d'achat de chaque produit, l'alerte peut calculer la marge brute et, en déduisant les frais de port que vous payez, le bénéfice de la commande. C'est une façon très directe de voir au quotidien quelles commandes sont rentables et lesquelles ne le sont pas.

Données personnelles : avec prudence

Une alerte de commande complète contient le nom, l'adresse, le téléphone et l'e-mail du client. C'est un traitement de données personnelles, avec ses règles :

• Groupes privés, uniquement avec des membres de l'équipe. Jamais un canal public ni un groupe avec des personnes extérieures.
• Vérifiez qui en fait partie lorsque quelqu'un quitte l'entreprise. Le retirer du groupe fait partie de la révocation de ses accès.
• Uniquement les données nécessaires dans chaque groupe. Le groupe commercial n'a pas besoin de l'adresse de livraison.
• Un bot à accès limité. Si le bot reçoit aussi des commandes, qu'il n'accepte que celles des chats que vous configurez.
• Gardez le token du bot comme un mot de passe : celui qui le possède peut envoyer des messages en son nom.

Que l'alerte ne devienne pas un outil de plus à surveiller

L'objectif n'est pas d'avoir plus de notifications, mais de devoir se connecter moins souvent. Quelques principes :

• Chaque alerte avec toute l'information pour agir, sans devoir ouvrir le back-office.
• Les alertes très répétitives (pages consultées, par exemple) sont mieux regroupées dans un résumé périodique qu'envoyées une par événement.
• Désactivez ce que personne n'utilise. Si une alerte n'a provoqué aucune action en un mois, elle est inutile.
• Un message de test lors de la configuration, pour ne pas découvrir le jour de la première commande que le token était faux.

Répondre au client depuis le même endroit

Une étape de plus consiste à rendre le canal bidirectionnel : le visiteur écrit dans un chat de la boutique et l'équipe répond depuis Telegram ou depuis le back-office, avec la même conversation des deux côtés. Ainsi, la personne à l'entrepôt peut répondre à une question sans s'asseoir devant l'ordinateur.

Et une boutique à jour

Les alertes dépendent des hooks de PrestaShop : une commande validée, un paiement confirmé, un changement d'état. Dans des boutiques très anciennes, ou avec des modules de paiement obsolètes qui valident la commande de façon peu orthodoxe, il arrive que l'alerte ne se déclenche pas ou parte en double. Garder PrestaShop et les modules de paiement à jour est ce qui rend ces alertes fiables.

Comment le résoudre dans PrestaShop

Avisos de pedidos en Telegram envoie une alerte à votre groupe lorsqu'une commande est validée, que le paiement est confirmé, que l'état change ou que quelqu'un modifie une commande ; l'alerte de nouvelle commande comprend le client, les produits avec référence et prix, le transporteur et le bénéfice calculé à partir du prix d'achat, et il fonctionne à partir de PrestaShop 1.7.3. RKR Avisos Telegram, pour PrestaShop 8 et 9, étend cela à huit alertes (création de compte, adresse, connexion, pages consultées en résumé par cron, contact, panier client, panier invité et nouvelle commande avec résumé de marge), chacune avec son interrupteur et son chat, un message de test à l'enregistrement, et un chat avec vos clients auquel on répond depuis le back-office, depuis la boutique et depuis Telegram, et dans lequel seuls les chats que vous configurez peuvent donner des ordres au bot.