Quand et combien réapprovisionner : point de commande et stock de sécurité expliqués avec des chiffres

Chaque produit en rupture est une vente perdue et, souvent, un client qui part chez la concurrence. Chaque produit en trop, c'est de l'argent immobilisé sur une étagère. Entre les deux, il existe une façon simple de décider quand et combien réapprovisionner, et il n'est pas nécessaire d'être expert en logistique : quatre données et un tableur suffisent.

Les quatre données dont vous avez besoin

• Demande moyenne journalière (D) : unités vendues par jour, en moyenne.
• Délai de livraison (L) : jours entre le moment où vous passez commande et celui où vous pouvez vendre le produit. Il inclut le temps de préparation du fournisseur, le transport et la réception.
• Stock de sécurité (SS) : un coussin pour les périodes où vous vendez plus que d'habitude ou où le fournisseur met plus de temps.
• Stock disponible : ce que vous avez, plus ce qui est déjà commandé et pas encore arrivé.

Le point de commande

C'est le niveau de stock auquel vous devez lancer la commande. La formule est :

L'idée : avec ce qui vous reste, vous devez tenir pendant tout le délai de livraison, plus une marge au cas où les choses iraient moins bien que prévu.

Deux façons de calculer le stock de sécurité

Méthode simple (celle du pire cas)

SS = (vente journalière maximale × délai maximal) − (vente journalière moyenne × délai moyen).

Exemple : un produit se vend à 6 unités par jour en moyenne et à 9 les meilleurs jours. Le fournisseur met 10 jours en moyenne et, parfois, 14.

• SS = 9 × 14 − 6 × 10 = 126 − 60 = 66 unités.
• Point de commande = 6 × 10 + 66 = 126 unités.

C'est facile à comprendre et cela ne vous laisse presque jamais sans stock, mais c'est généralement excessif : cela suppose que le pire jour de ventes coïncide avec le pire délai de livraison.

Méthode statistique (plus ajustée)

SS = Z × σ × √L, où σ est l'écart type de la vente journalière et Z dépend du taux de service souhaité : 1,28 pour 90 %, 1,65 pour 95 %, 2,33 pour 99 %.

Avec le même produit, si la vente journalière varie avec un écart type de 2 unités et que vous voulez un taux de service de 95 % :

• SS = 1,65 × 2 × √10 = 1,65 × 2 × 3,16 ≈ 11 unités.
• Point de commande = 60 + 11 = 71 unités.

La différence avec la méthode simple, ce sont 55 unités immobilisées. Multiplié par tout le catalogue, cela représente beaucoup d'argent. Dans un tableur, σ s'obtient avec la fonction ECARTYPE appliquée aux ventes journalières.

Combien commander

Une méthode pratique consiste à fixer une couverture cible : combien de jours vous voulez que dure chaque commande (par exemple, 30).

Toujours avec l'exemple (méthode statistique), s'il vous reste 70 unités et que rien n'est commandé : 6 × 30 + 11 − 70 = 121 unités. Ensuite, ajustez au minimum de commande du fournisseur ou au carton complet.

L'erreur qui fausse presque toutes les prévisions

La demande journalière semble facile à calculer : ventes du mois divisées par 30. Mais si le produit a été en rupture une partie du mois, ce calcul est trop bas, et il vous pousse à commander moins que nécessaire, ce qui provoque une nouvelle rupture. C'est un cercle vicieux.

Il en va de même pour les nouveaux produits : si un article est actif depuis dix jours, diviser ses ventes par 30 sous-estime sa demande des deux tiers. La demande doit se calculer sur les jours où le produit était actif et en stock.

Tous les produits ne méritent pas la même attention

Classez le catalogue avec une analyse ABC :

• A : les 20 % de produits qui font généralement environ 80 % du chiffre d'affaires. Revoyez-les chaque semaine, avec un taux de service élevé (95-99 %).
• B : les suivants. Revue toutes les deux semaines, taux de service de 90-95 %.
• C : la longue traîne. Revue mensuelle, peu de stock, voire vente sur commande avec le stock du fournisseur et un délai de livraison plus long indiqué sur la fiche.

Les cas que la formule ne résout pas seule

• Saisonnalité : utilisez la demande de la même période de l'année précédente, pas celle du mois dernier.
• Promotions : si vous prévoyez une campagne, ajoutez-la à la main à la prévision.
• Produits périssables : le stock maximal est fixé par la durée de vie, pas seulement par la demande. Acheter bon marché ne sert à rien si une partie va se périmer.
• Minimums de commande et frais de port : il est parfois intéressant d'avancer une commande pour atteindre le franco de port ; calculez si l'économie dépasse le coût d'un stock plus important.

Pour commencer dès demain

1. Exportez les ventes journalières des 90 derniers jours de vos 50 produits les plus vendus.
2. Retirez les jours sans stock pour calculer la moyenne.
3. Notez le délai réel de chaque fournisseur (date de commande et date de réception des derniers envois).
4. Calculez le point de commande et la quantité avec les formules ci-dessus.
5. Vérifiez chaque semaine quels produits ont franchi leur point de commande.

Quand le catalogue grandit, le tableur devient trop petit : le plus raisonnable est que la boutique elle-même calcule le besoin de chaque produit à partir de ses ventes et de ses jours en stock, et que la commande fournisseur en découle.