Prélèvement SEPA pour les clients professionnels : mandats, schéma B2B et rejets

Si vous vendez à des entreprises, vous l'avez sûrement entendu : « Vous ne pouvez pas simplement me prélever ? ». Pour beaucoup de clients professionnels, la carte est une contrainte. La carte d'entreprise est détenue par une seule personne, elle a des plafonds, elle expire, et le service comptable préfère voir les débits sur le compte avec une référence claire. Le prélèvement SEPA, c'est ce qu'ils attendent.

Cet article ne détaille pas pas à pas la génération d'une remise, mais la façon d'aborder le prélèvement pour les clients professionnels dans une boutique en ligne : quel schéma utiliser, comment recueillir le mandat et que faire lorsqu'un prélèvement revient.

CORE et B2B : deux schémas, deux niveaux de risque

Le prélèvement SEPA comporte deux schémas, et la différence compte beaucoup pour celui qui encaisse :

Avec CORE, un client peut faire rembourser un prélèvement légitime des semaines plus tard, alors que vous avez déjà expédié la marchandise. Avec B2B, ce risque disparaît en grande partie, en échange d'une étape supplémentaire : le client doit enregistrer le mandat auprès de sa banque. Si sa banque n'a pas connaissance du mandat, elle rejette le débit.

Le mandat : ce que c'est et ce qu'il doit contenir

Le mandat est l'autorisation que signe le client pour que vous débitiez son compte. Sans lui, pas de prélèvement valable. L'essentiel :

• Référence unique du mandat, qui accompagne chaque débit.
• Votre identifiant créancier SEPA, attribué par votre banque.
• Coordonnées du débiteur : titulaire du compte et IBAN.
• Type de paiement : récurrent ou ponctuel.
• Schéma : CORE ou B2B.
• Date et signature (ou son acceptation électronique).

Conservez le mandat tant que vous l'utilisez et pendant la durée exigée par votre banque après le dernier débit. En cas de réclamation pour débit non autorisé, c'est votre preuve.

Dans une boutique en ligne, l'acceptation électronique au checkout est le plus pratique : le client saisit le titulaire et l'IBAN, coche qu'il accepte le mandat et confirme la commande. En B2B, il est en outre conseillé de lui fournir le document du mandat pour qu'il le remette à sa banque avant le premier débit, faute de quoi le premier prélèvement sera rejeté.

Vérifier les données avant qu'elles n'arrivent à la banque

Un IBAN mal recopié provoque un rejet quelques jours plus tard, quand la commande est déjà préparée. Validez-le sur le moment :

• Clé de contrôle de l'IBAN : elle détecte presque toutes les fautes de frappe.
• Titulaire obligatoire, qui doit correspondre à la raison sociale du client lorsqu'il s'agit d'une entreprise.
• Acceptation du mandat enregistrée, avec sa date.

Et tout cela doit être vérifié sur le serveur, pas seulement dans le navigateur.

Pré-notification du débit

Les règles SEPA imposent au créancier de prévenir le débiteur avant chaque débit, avec le montant et la date. Le délai par défaut prévu par les règles SEPA est de quatorze jours calendaires, sauf si vous convenez d'un autre délai dans le contrat ou les conditions. En pratique, un e-mail indiquant le montant, la date prévue, votre identifiant créancier et la référence du mandat remplit ce rôle et évite les surprises au service comptable.

Quand le prélèvement revient

Les prélèvements SEPA peuvent échouer pour plusieurs raisons, et chacune demande une réaction différente :

• Rejet avant le débit : compte clôturé, IBAN incorrect, mandat non enregistré (en B2B). Vérifiez les données avec le client.
• Rejet pour provision insuffisante : le client existe et veut payer, mais il n'y avait pas de fonds. Contactez-le et représentez le prélèvement ou encaissez par un autre moyen.
• Remboursement demandé par le débiteur (en CORE) : il peut s'agir d'une erreur administrative ou d'un litige. Parlez-en avant de prélever à nouveau.
• Mandat révoqué : le client a retiré son autorisation. Ne présentez plus de débits avec ce mandat.

L'important est que le statut de la commande reflète la réalité. Une commande payée par prélèvement n'est pas encaissée lorsqu'elle est créée, mais lorsque la banque crédite la remise et que le délai de rejet est écoulé. La marquer « paiement accepté » dès sa génération est le moyen le plus rapide d'expédier de la marchandise jamais payée.

Organiser le fonctionnement

1. Décidez qui peut payer par prélèvement : uniquement les clients professionnels, à partir d'un certain historique, ou tout le monde.
2. Fixez un calendrier de remises : hebdomadaire, bimensuel ou par commande. Un calendrier fixe simplifie le rapprochement.
3. Générez le fichier standard de prélèvements (format ISO 20022, le pain.008) et déposez-le sur votre banque en ligne.
4. Marquez les paiements comme encaissés ou rejetés selon les informations de la banque, et faites en sorte que cela mette à jour le statut de la commande.
5. Examinez les rejets chaque semaine et décidez au cas par cas.

Si vous vendez aussi par abonnement, chaque renouvellement devrait générer son paiement en attente lié à cet abonnement, et une révocation du mandat devrait bloquer le renouvellement suivant. Et comme le module de paiement manipule des données bancaires, c'est l'un de ceux qu'il faut le plus tenir à jour, avec PrestaShop et PHP.

Comment le mettre en place dans PrestaShop

RKR Domiciliación SEPA ajoute le prélèvement comme moyen de paiement au checkout : le client saisit le titulaire et l'IBAN et accepte le mandat, et ces données sont vérifiées sur le serveur. Il prend en charge les schémas CORE et B2B selon le type de mandat que vous configurez. Dans le back-office, vous retrouvez les mandats de chaque client, les paiements en attente de remise et les remises, avec le fichier SEPA pain.008 prêt à déposer à la banque. Vous marquez chaque paiement comme envoyé, encaissé, rejeté ou annulé ; lorsqu'il est marqué encaissé, la commande passe en paiement accepté, et les rejets sont enregistrés avec leur motif. Le client reçoit par e-mail une pré-notification du débit indiquant le créancier et la date. Avec RKR Suscripciones, chaque paiement est lié à son abonnement.