Series de facturas en PrestaShop: por tienda, país o canal, sin romper la numeración

Al principio todo es fácil: una tienda, una serie, facturas del 1 en adelante. Luego llega una segunda tienda en el mismo PrestaShop, las ventas por un marketplace, el TPV de la tienda física o un ERP que también factura. Y un día tu asesoría te pregunta por qué hay dos facturas con el número 2026-00412.

En este artículo nos centramos en cómo organizar varias series. La numeración básica y las rectificativas las tratamos en otro artículo del blog.

Qué dice la norma

El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación) exige que la numeración de las facturas sea correlativa dentro de cada serie. Se pueden usar varias series cuando hay razones que lo justifiquen, y el propio reglamento cita, entre otras:

• Que existan varios establecimientos desde los que se facturan las operaciones.
• Que se trate de operaciones de naturaleza distinta.

Y hay casos en los que una serie propia es obligatoria:

• Las facturas rectificativas.
• Las facturas expedidas por el destinatario o por un tercero en nombre del empresario.

Lo que no se permite son huecos sin justificar, números repetidos dentro de una serie o fechas que van hacia atrás respecto al número.

Cuándo conviene separar series

Por tienda (multitienda)

Si en un mismo PrestaShop tienes varias tiendas de la misma empresa, puedes usar una serie común o una por tienda. Una por tienda facilita el control, pero cada una tiene que ser correlativa por sí sola. Si las tiendas son de empresas distintas, no hay opción: cada empresa tiene su propia numeración, porque son obligados tributarios diferentes.

Por canal

Tienda online, tienda física con TPV, marketplace, pedidos telefónicos. Si cada canal factura desde un sistema distinto, separar series evita que dos sistemas generen el mismo número. Es la causa más frecuente de duplicados.

Por tipo de documento

• Facturas completas y simplificadas: es habitual llevarlas en series distintas.
• Rectificativas: serie propia, siempre.

Por país

No es obligatorio separar por país del cliente si la empresa es la misma, pero algunas tiendas lo hacen para cuadrar mejor las ventas a distancia en la UE. Si lo haces, no lo confundas con el caso de tener una empresa en otro país, que factura con su propia numeración y su propia normativa.

Por ejercicio: reiniciar o no

La norma no obliga a reiniciar la numeración cada año, pero es la práctica más extendida: un prefijo con el año (2026-, 2027-) y el contador desde 1. Lo importante es que el cambio sea limpio:

• La primera factura del año nuevo no puede llevar fecha del año anterior.
• Si un pedido de diciembre se factura en enero, la factura es de enero y va en la serie de enero.
• Si reinicias, el prefijo del año tiene que formar parte del número, o tendrás dos «00001».

El problema de los varios sistemas

Un caso que vemos a menudo: una tienda de consumibles factura desde PrestaShop, pero su ERP también genera facturas para los pedidos telefónicos, con el mismo prefijo. Cuando el ERP importa los pedidos de la web, aparecen dos facturas distintas con el mismo número. La solución pasa por decidir quién factura qué:

• O factura solo PrestaShop y el ERP recibe las facturas ya numeradas.
• O factura solo el ERP y PrestaShop no genera número propio.
• O cada uno tiene su serie, con un prefijo distinto que nunca se cruza.

Errores frecuentes

1. Dos tiendas de un multitienda comparten contador sin que nadie lo haya decidido.
2. Las rectificativas comparten serie con las facturas ordinarias.
3. Se borran facturas de prueba y quedan huecos en la numeración real.
4. Al cambiar de año no se cambia el prefijo y se repiten números.
5. El ERP y la tienda numeran en la misma serie.
6. Se cambia el formato del número a mitad de ejercicio sin dejar constancia.

Checklist

• Haz una lista de todos los sitios que emiten facturas: tienda, TPV, ERP, marketplace.
• Asigna a cada uno una serie con prefijo propio, o decide que solo uno factura.
• Rectificativas en serie separada.
• Prefijo con el año si reinicias cada ejercicio.
• Revisa a final de mes que no hay huecos ni duplicados en ninguna serie.
• Documenta las series y su motivo: es lo que te pedirán si preguntan.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar de serie a mitad de año? Puedes abrir una serie nueva si hay un motivo, como un canal nuevo o un cambio de sistema, siempre que la anterior quede cerrada de forma limpia y la nueva empiece correlativa. Conviene dejar constancia de la fecha y el motivo.

¿Qué hago si ya tengo un hueco en la numeración? No rellenarlo con una factura fechada hacia atrás. Lo correcto es documentar qué pasó (una factura de prueba borrada, un fallo del sistema) y comentarlo con tu asesoría.

¿Los abonos parciales van en la serie de rectificativas? Sí. Cualquier corrección de una factura emitida, total o parcial, es una rectificativa y va en su serie.

¿El prefijo tiene que tener un formato concreto? No. Puede ser «2026-», «W26-», «R-2026-» o lo que decidas, pero conviene que sea corto, que identifique la serie a simple vista y que no se repita entre sistemas.

Cómo resolverlo en PrestaShop

PrestaShop tiene un prefijo de factura por idioma y un contador, y en multitienda se puede configurar por tienda, pero no distingue series por tipo de documento ni por canal y no controla los huecos. Lo práctico es definir las series primero, sobre el papel, y después configurar la tienda y el resto de sistemas para respetarlas. Los módulos que aparecen bajo este artículo ayudan con la factura PDF, sus series y su envío a otros sistemas, como el ERP, para que cada factura salga de un único sitio.

Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento fiscal. Para un caso concreto, consúltalo con tu asesoría.