Ordini di gruppo: acquisto collettivo per associazioni, club, associazioni dei genitori e aziende

Il coordinatore del club scrive: gli servono le divise per tre squadre, ogni famiglia paga la sua e vuole sapere che prezzo gli fai se arrivano a quaranta. Tu gli mandi una tabella di prezzi per quantità, lui la inoltra nel gruppo WhatsApp, raccoglie le taglie in un foglio di calcolo e incassa con Bizum da ogni famiglia. Due settimane dopo ti arriva un ordine con errori di taglia, un pagamento che manca e una fattura che nessuno sa a chi intestare.

L'acquisto collettivo organizzato —un gruppo con qualcuno che lo coordina e molte persone che pagano— è un canale di vendita molto comune, e quasi sempre si gestisce a mano. Lo si può portare nel negozio online, ma conviene pensare prima a come verrà gestito.

Due tipi di acquisto collettivo

• Aperto e virale. Un cliente apre un gruppo intorno a un prodotto, lo condivide con i suoi contatti e il prezzo scende man mano che si aggiungono acquirenti. L'obiettivo è acquisire clienti nuovi tramite quelli che hai già.
• Organizzato. Un gruppo che esiste già (un club, un'associazione, una scuola, una rete di aziende) compra insieme per ottenere un prezzo migliore. C'è un coordinatore, una scadenza e una destinazione comune.

Questo articolo riguarda il secondo tipo, che è dove di solito emergono i problemi operativi.

Casi in cui funziona

Fissare le fasce senza perdere margine

L'attrattiva dell'acquisto collettivo è che il prezzo scende quanti più partecipano. Perché ti convenga, ogni fascia deve derivare dai tuoi costi reali:

1. Calcola quanto risparmi con il volume: prezzo d'acquisto migliore, un'unica spedizione invece di molte, una sola preparazione.
2. Distribuisci una parte di quel risparmio nelle fasce, e tieni l'altra.
3. Fissa un minimo al di sotto del quale il gruppo non parte, perché il risparmio non c'è.
4. Fissa un massimo se il tuo stock o la tua capacità produttiva lo limitano.
5. Decidi se il coordinatore ha un vantaggio proprio per aver organizzato il gruppo. È un incentivo ragionevole, e più economico di una campagna di acquisizione.

L'incasso: ognuno il suo

Il coordinatore che incassa da tutti e paga un unico ordine si assume un rischio che non gli spetta: mancati pagamenti, resi, dati di pagamento altrui. È molto più pulito che ogni partecipante paghi la sua parte nel negozio, con il suo metodo di pagamento.

Resta da decidere cosa succede se il gruppo non raggiunge il minimo:

• Autorizzare il pagamento e incassarlo alla chiusura del gruppo, se il tuo gateway lo consente e il termine è breve, perché le autorizzazioni della carta scadono in pochi giorni.
• Incassare all'adesione e rimborsare se non va in porto, che funziona con qualsiasi metodo di pagamento.
• Far partire il gruppo comunque con il prezzo della fascia raggiunta.

La consegna: un indirizzo o molti

Un'unica spedizione al club o alla scuola riduce molto le spese di spedizione, ma sposta la distribuzione sul coordinatore. Se scegli questa strada, prepara l'ordine suddiviso per partecipante (sacchetti con il nome, un foglio di distribuzione) e concorda chi ritira. Se ognuno riceve il proprio, il prezzo collettivo deve poter assorbire le spedizioni individuali.

La fatturazione

• Se paga ogni partecipante, ognuno riceve la sua fattura, e il negozio funziona come sempre.
• Se paga l'associazione o l'azienda, la fattura va intestata a lei, con il suo NIF (il codice fiscale spagnolo), e deve essere completa.
• Se si mescolano le due cose, separale in ordini distinti. Una fattura intestata al club con ciò che hanno pagato le famiglie non la vuole nessuno.

Dati personali

Quando il coordinatore raccoglie nomi, taglie e telefoni in un foglio condiviso, quelle informazioni circolano senza controllo. Se ogni partecipante si iscrive e paga nel negozio, i suoi dati li fornisce lui, per il suo acquisto, con la tua informativa sulla privacy. Al coordinatore basta sapere chi si è unito, non i suoi dati di pagamento.

Errori frequenti

1. Tabelle di prezzi per quantità inoltrate senza scadenza, che continuano a circolare mesi dopo.
2. Ordini con taglie o varianti raccolte a mano e copiate con errori.
3. Il coordinatore come esattore di tutti.
4. Gruppi senza data di chiusura.
5. Non avvisare i partecipanti che il gruppo sta per chiudere o che non è andato in porto.

Checklist

• Fasce calcolate sui tuoi costi, con minimo e massimo.
• Regola chiara su quale prezzo paga ogni partecipante.
• Pagamento individuale nel negozio.
• Cosa succede se non si raggiunge il minimo, detto prima di iniziare.
• Consegna unica o individuale decisa, con il suo costo.
• Fattura intestata a chi paga.
• Data di chiusura e avvisi ai partecipanti.

Come risolverlo in PrestaShop

RKR Group Buying porta l'acquisto collettivo nel tuo negozio. Crei una campagna su un prodotto con fasce di sconto in base al numero di acquirenti, durata del gruppo, numero minimo e massimo di partecipanti e, se vuoi, una ricompensa per chi lo apre. Il coordinatore condivide la pagina del gruppo, con prezzo attuale, barra di avanzamento e conto alla rovescia, e ogni partecipante acquista tramite il checkout di sempre con uno sconto monouso a suo nome. Alla chiusura, se il gruppo va in porto, il modulo chiede l'incasso al tuo modulo di pagamento; se no, annulla gli ordini e chiede il rimborso. Tieni presente che non incassa da sé: il tuo modulo di pagamento deve poter autorizzare senza incassare, o agganciarsi ai suoi hook, e se un rimborso non viene confermato resta la nota di credito per farlo a mano. Sei avvisi via email tengono informati i partecipanti, e le statistiche ti dicono quali campagne funzionano.