Mance, donazioni e arrotondamento solidale in un negozio online: come farlo bene

Un ristorante con ordini online, un laboratorio di legatoria, un negozio che collabora con un rifugio per animali. In tutti ci sono clienti disposti a pagare un po' di più: per ringraziare il lavoro del team o per sostenere una causa. Se il negozio non lo rende facile, quei soldi non arrivano.

Ma mancia, donazione e arrotondamento solidale non sono la stessa cosa, né dal punto di vista contabile né da quello fiscale, e mescolarli crea problemi. Questo articolo li separa. Non diamo cifre fiscali: dipendono dalla tua forma giuridica e dal tuo caso, e vanno confermate con il tuo consulente.

Tre cose diverse

L'arrotondamento solidale («arrotonda all'euro e dona la differenza») non è una quarta categoria: è una donazione a una causa, solo con un importo calcolato.

Mance in un negozio online

Hanno senso soprattutto nelle attività in cui il cliente percepisce un lavoro umano dietro: ristorazione con consegna, servizi a domicilio, artigianato, prodotti fatti a mano o piccoli negozi con un rapporto molto diretto.

• Dove mostrarla: nel carrello o nel checkout, accanto al riepilogo dell'ordine. Non nella scheda prodotto, a meno che nel tuo caso abbia molto senso.
• Come proporla: alcune percentuali o importi suggeriti e un campo per scrivere quello che si vuole, con l'opzione «nessuna mancia» altrettanto visibile.
• Come registrarla: come una riga reale dell'ordine, che compaia nell'ordine, nella fattura e nelle email. Una mancia che esiste solo in un campo a parte non c'è modo di riconciliarla.
• Quando conta: solo quando l'ordine è incassato. Un bonifico in attesa non è denaro raccolto.
• Se l'ordine viene annullato, la mancia viene restituita insieme all'ordine.

Sulla fiscalità della mancia ci sono due questioni di cui devi parlare con il tuo consulente: come viene trattato quell'importo ai fini IVA a seconda di come lo incassi, e come viene ripartito al team, perché ciò che ricevono i dipendenti ha un proprio trattamento lavorativo e fiscale. Lo strumento può ripartirla secondo uno schema, ma il modo di pagarla lo decide il tuo consulente.

Donazioni a una causa esterna

Se il tuo negozio raccoglie donazioni per una ONG con cui collabori, agisci da intermediario. Questo implica:

1. Un accordo con l'ente: cosa si raccoglie, ogni quanto si trasferisce e come si giustifica.
2. Trasparenza verso il cliente: a chi vanno i soldi, per cosa e quanto si è raccolto. Pubblicare il totale e la ricevuta del bonifico genera fiducia.
3. Consegnare il denaro nei tempi concordati e con una registrazione che lo dimostri.
4. Chi certifica: il certificato di donazione con effetti fiscali lo emette l'ente che riceve la donazione, non il negozio. Se vuoi che i tuoi clienti possano detrarre ciò che donano, l'ente ha bisogno dei loro dati (compreso il codice fiscale) e tu devi raccoglierli con il loro consenso e trasmetterglieli.

Un'altra opzione, più semplice, è che il negozio doni una parte delle sue vendite («il 2 % di ogni ordine va a…»). In quel caso chi dona è il negozio, non il cliente, ed è il negozio a ricevere il certificato.

Se la ONG sei tu

Molti enti senza scopo di lucro hanno un negozio online: vendono merchandising, biglietti della lotteria, calendari o prodotti del commercio equo. Per loro il negozio può essere anche il canale di raccolta delle donazioni:

• Campagne con obiettivo e barra di avanzamento.
• Donazioni una tantum e periodiche (mensili, trimestrali, annuali).
• Dati fiscali del donatore verificati: NIF, NIE o CIF (i codici fiscali spagnoli di persone, stranieri residenti e società) e tipo di donatore.
• Ricevuta di ogni donazione e certificato annuale.
• Dati per il Modelo 182, la dichiarazione informativa delle donazioni che gli enti presentano all'Agencia Tributaria (l'agenzia delle entrate spagnola).

Il regime fiscale degli enti senza fini di lucro e degli incentivi al mecenatismo in Spagna è regolato dalla Ley 49/2002. Se il tuo ente vi rientra, i tuoi donatori possono detrarre i loro contributi, e questo dipende dal fatto che il Modelo 182 riporti correttamente i loro dati. Un NIF scritto male è una detrazione che il donatore non vedrà nella sua dichiarazione precompilata.

Incassare e riconciliare

Il denaro di mance e donazioni deve poter essere tracciato come quello delle vendite:

• Che entri tramite gli stessi gateway del resto dell'ordine o, se è una donazione indipendente, tramite un gateway con conferma firmata.
• Che conti come incassato solo quando lo è.
• Che le donazioni periodiche abbiano il loro addebito programmato e un avviso se fallisce.
• Che tu possa esportare il dettaglio per la tua contabilità.

Errori frequenti

• Mancia o donazione selezionata per impostazione predefinita.
• Raccogliere per una causa senza un accordo scritto con l'ente.
• Non pubblicare mai quanto è stato consegnato.
• Contare come raccolti bonifici che non sono arrivati.
• Mescolare nella stessa riga mancia e donazione.
• NIF dei donatori non verificati prima del Modelo 182.

Checklist

• Decidi cosa offri: mancia, donazione a una causa, donazione al tuo ente o arrotondamento.
• Nessuna opzione preselezionata e il «no, grazie» altrettanto visibile.
• Riga reale dell'ordine, che conti solo all'incasso e venga annullata con l'ordine.
• Accordo e calendario di consegna se raccogli per altri.
• Se sei una ONG: NIF verificato, certificati e dati del Modelo 182.
• Rivedi con il tuo consulente l'IVA, la ripartizione e il trattamento di ogni caso.

Come risolverlo in PrestaShop

RKR Contribution aggiunge le mance nel carrello e nel checkout (percentuale, importo fisso o libero, con minimi, massimi e arrotondamento) come una riga reale dell'ordine, che conta solo quando l'ordine è pagato, si annulla con esso e può essere ripartita tra il team. Per gli enti, attiva un motore di donazioni con campagne e obiettivo, donazioni una tantum e periodiche, verifica di NIF, NIE e CIF, ricevuta e certificato annuale in PDF, portale «Le mie donazioni» ed esportazione per il Modelo 182, con incasso tramite bonifico o Bizum, Stripe, PayPal, Redsys o Mollie.

Questo articolo è informativo e non sostituisce la consulenza fiscale o del lavoro. Per un caso concreto, rivolgiti al tuo consulente.