Registrazione clienti: quali dati chiedere, quali no e come gestire le aziende

Il modulo di registrazione è un punto in cui i negozi sbagliano in entrambe le direzioni. Alcuni chiedono di tutto «non si sa mai»: data di nascita, sesso, come ci hai conosciuto, telefono fisso. Altri chiedono il minimo e poi scoprono, al momento di emettere la fattura, che il cliente era un'azienda e non hanno il suo NIF (il codice fiscale spagnolo). Entrambe le cose costano denaro.

Questo articolo spiega come decidere cosa chiedere nella registrazione, cosa rimandare e come gestire i clienti aziendali senza rovinare l'acquisto ai privati.

Il principio: chiedere ciò che userai

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) stabilisce il principio di minimizzazione: i dati raccolti devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per la finalità. Tradotto per un negozio: se non sai a cosa ti serve un dato, non chiederlo. E se lo chiedi per qualcosa di preciso, dillo.

Non è solo una questione legale. Ogni campo obbligatorio è un motivo in più per abbandonare il modulo. E ogni dato che conservi è un dato che devi proteggere, esportare se il cliente lo chiede e cancellare quando è il momento.

Cosa di solito è di troppo

• Data di nascita obbligatoria, a meno che tu non venda prodotti con età minima o la usi davvero per qualcosa (un regalo di compleanno, per esempio). Se serve a questo, che sia facoltativa.
• Titolo o sesso: non aggiunge quasi mai nulla.
• Ripetere password ed email: oggi è più utile un pulsante per mostrare la password.
• «Come ci hai conosciuto?» obbligatorio: se ti interessa, rendilo facoltativo e chiedilo dopo l'acquisto.
• Caselle pubblicitarie già spuntate: il consenso al marketing deve essere un'azione del cliente, non un valore predefinito.

Il problema dei due moduli

In PrestaShop, creare l'account e creare l'indirizzo sono, di serie, due passaggi distinti. Il cliente compila la registrazione, pensa di aver finito e quando va a comprare trova un altro modulo con indirizzo, telefono e NIF. Lì si perdono registrazioni: la sensazione che «non finisce più» è tra quelle che provocano più abbandoni.

Hai due strade ragionevoli:

1. Registrazione minima e indirizzo al checkout. Il cliente inserisce solo nome, email e password al momento della registrazione e scrive l'indirizzo quando acquista. Adatto ai negozi di largo consumo dove molti comprano come ospiti.
2. Registrazione con indirizzo incluso. Il cliente scrive tutto in una volta e il suo primo indirizzo viene creato. Adatto ai negozi B2B o ai clienti che si registrano per acquistare in modo ricorrente.

Ciò che non funziona è la via di mezzo: chiedere metà dei dati nella registrazione e l'altra metà dopo, con dati ripetuti.

Clienti aziendali: i dati che servono davvero

Se vendi ad aziende e lavoratori autonomi, ci sono dati che ti servono per fatturare correttamente:

• Ragione sociale, che non sempre coincide con il nome commerciale né con quello della persona che acquista.
• NIF o CIF (i codici fiscali spagnoli di persone e società) e, per le aziende di altri paesi dell'UE, il numero di partita IVA intracomunitaria.
• Indirizzo fiscale, che può essere diverso da quello di consegna.

La chiave è non chiedere questi dati a tutti. Un interruttore del tipo «Sono un'azienda» o «Voglio la fattura» che mostri i campi solo quando servono mantiene breve il modulo dei privati.

Validare il NIF quando il cliente è presente

Un NIF scritto male si scopre al momento della fattura, quando il cliente non c'è più. Verificarlo subito evita andirivieni:

• Formato e carattere di controllo di NIF, NIE (il codice degli stranieri residenti) e CIF.
• Coerenza con il tipo di cliente: il CIF di una società non è il documento di un privato.
• Numeri di partita IVA europei verificati con il servizio pubblico VIES della Commissione europea, se vendi ad aziende di altri paesi.

Fattura completa o semplificata

In Spagna la fattura semplificata (factura simplificada) è ammessa in generale fino a 400 euro IVA inclusa, e alcune attività hanno un limite diverso. Oltre quella cifra, o se il cliente professionale la richiede, serve la fattura completa con i suoi dati fiscali. Se il tuo negozio sa quando esigere questi dati, non ti ritrovi con ordini che non puoi fatturare correttamente.

Quando il cliente cambia i suoi dati

Un altro classico: un cliente cambia la ragione sociale o il NIF dopo che gli hai fatturato, e le tue fatture e il tuo gestionale smettono di quadrare. Per i clienti aziendali conviene che, una volta fatturato con certi dati, la modifica passi da te. E se vendi ad aziende che spediscono a molti indirizzi ma vengono fatturate sempre allo stesso modo, l'indirizzo di fatturazione deve restare fisso.

Checklist della registrazione

1. Elenca ogni campo della registrazione e annota a cosa ti serve. Togli quelli che restano senza risposta.
2. Decidi se l'indirizzo va nella registrazione o nel checkout, ma non in entrambi.
3. Mostra i campi aziendali solo a chi ne ha bisogno.
4. Valida NIF e IBAN subito, non al momento della fattura.
5. Rivedi i testi sulla privacy: quali dati, a che scopo, per quanto tempo.
6. Prova il modulo sullo smartphone. Se stanca te, stanca il cliente.

E una nota di manutenzione: i moduli di registrazione dipendono molto dal tema. Se tema e moduli non sono aggiornati rispetto alla tua versione di PrestaShop, capita spesso che un campo smetta di essere salvato senza che nessuno se ne accorga per settimane.

Come risolverlo in PrestaShop

Il Módulo de registro ampliado porta i dati dell'indirizzo nello stesso modulo di registrazione: dodici campi (indirizzo, telefono, NIF, azienda, partita IVA, provincia e altri) che vengono installati disattivati e che attivi, ordini e rendi obbligatori uno per uno. Quanto inserito resta nella scheda del cliente e, se lo attivi, il suo primo indirizzo viene creato automaticamente; può verificare la lettera di controllo di NIF e NIE e si aggancia agli hook del modulo ufficiale per il GDPR. RKR Datos de Facturación aggiunge al checkout l'interruttore «Richiedi fattura» con Privato, Autonomo o Azienda, verifica il NIF prima del pagamento (carattere di controllo, VIES e, facoltativamente, l'Agenzia delle Entrate spagnola con certificato digitale), impone la fattura completa per importo o per gruppo, permette di fissare l'indirizzo di fatturazione e di bloccare i dati dopo il primo ordine fatturato.