La gestione degli acquisti: dove un negozio online guadagna o perde margine

In quasi tutti i commerci, ciò che paghi ai fornitori è la voce di spesa più grande. Eppure la maggior parte dei negozi dedica ore alla pubblicità e al design e pochissimo a comprare bene. È un errore costoso, per un calcolo molto semplice:

Cos'è (davvero) la gestione degli acquisti

Non è «fare ordini». È un circuito in sette passaggi, e in ognuno si possono perdere soldi senza accorgersene:

1. Individuare cosa serve: quali prodotti si esauriranno e quando.
2. Scegliere da chi comprare: fornitore principale e alternativo, con i loro listini, tempi e ordini minimi.
3. Decidere quanto: né tanto da immobilizzare liquidità né così poco da andare in rottura di stock.
4. Formalizzare l'ordine: per iscritto, con prezzi concordati e data prevista.
5. Ricevere la merce: contare ciò che arriva e annotare ciò che manca.
6. Riconciliare: verificare che ordine, documento di trasporto e fattura corrispondano.
7. Calcolare il costo reale e valutare il fornitore.

Le cinque perdite più comuni

1. Aumenti di prezzo che nessuno vede

Un fornitore aggiorna il suo listino, la fattura arriva con il nuovo prezzo e viene pagata senza controllare. Dopo un anno, il margine di un'intera famiglia di prodotti è sceso di tre punti e nessuno sa quando sia successo. La soluzione è confrontare ogni riga fatturata con il listino vigente del fornitore e avvisare quando non coincidono.

2. Ciò che è stato ordinato, ricevuto e fatturato non coincide

Mancano unità, arrivano riferimenti scambiati o viene fatturato qualcosa rimasto in sospeso. È ciò che si chiama riconciliazione a tre vie (ordine, documento di trasporto, fattura): se non si fa, si pagano prodotti che non sono mai entrati in magazzino.

3. Ricevimenti «a occhio»

Se chi riceve vede l'ordine e le quantità attese, tende a confermare ciò che si aspetta di vedere. Un ricevimento alla cieca —contare senza vedere quantità né prezzi e confrontare dopo— rileva molte più differenze.

4. Un costo che non include le spese di trasporto

Il prezzo di costo che compare nella scheda prodotto di solito è quello del listino. Ma il costo reale include le spese di trasporto d'acquisto, i dazi se importi e, a volte, l'imballaggio. Se una spedizione da 40 € porta 200 unità, ogni unità costa 0,20 € in più. Nei prodotti economici, questo cambia completamente il margine.

5. Arretrati che non arrivano mai

Il fornitore evade l'80 % dell'ordine, il resto resta «in sospeso» e viene dimenticato. Nel frattempo, il negozio mostra stock che non esiste o smette di vendere qualcosa che credeva ordinato. Bisogna tenere sotto controllo ciò che è in attesa di evasione per fornitore e sollecitarlo.

Il costo reale: costo medio ponderato

Se compri lo stesso prodotto a prezzi diversi nel tempo, quanto ti costa l'unità che vendi oggi? Il metodo più pratico per un commercio è il costo medio ponderato (CMP): ogni entrata ricalcola il costo medio tenendo conto delle unità che avevi già.

Il calcolo: (50 × 10 + 100 × 11,20) / 150 = 10,80 €. Poi, (70 × 10,80 + 30 × 10,50) / 100 = 10,71 €. Con questo costo, il margine che vedi in ogni vendita è quello reale, non quello di un listino di mesi fa.

Come scegliere e valutare i fornitori

Il prezzo conta, ma non è l'unica cosa. Vale la pena misurare, anche solo in un foglio di calcolo:

• Livello di servizio: quale percentuale dell'ordinato evade completa e in tempo.
• Tempo di consegna reale, non quello promesso. È il dato che ti serve per calcolare quando ordinare.
• Problemi: errori di riferimento, rotture, fatture che non tornano.
• Stabilità dei prezzi: quante volte e di quanto è aumentato il listino nell'anno.
• Condizioni: ordine minimo, trasporto gratuito oltre un certo importo, termini di pagamento.

E una regola di prudenza: per i prodotti che vendi di più, tieni sempre individuato un fornitore alternativo. La dipendenza da uno solo si paga nel momento peggiore.

Una routine settimanale che sta in un'ora

1. Controlla quali prodotti resteranno senza stock prima che arrivi un nuovo ordine.
2. Raggruppa per fornitore e verifica se raggiungi il minimo o il trasporto gratuito.
3. Invia gli ordini per iscritto, con il prezzo concordato.
4. Ripassa gli arretrati della settimana precedente e sollecita ciò che non è arrivato.
5. Quando ricevi le fatture, confrontale con ordine e documento di trasporto prima di pagarle.

Indicatori per sapere se compri bene

• Rotazione dello stock e giorni di copertura: quanti giorni resisti con ciò che hai.
• Stock immobilizzato: prodotti senza vendite da 90 o 180 giorni. È liquidità dormiente.
• Scostamento dal listino: quanto hai pagato in più rispetto a quanto concordato.
• Rotture di stock dei prodotti importanti e i loro giorni senza vendite.

Gli acquisti dentro PrestaShop

PrestaShop gestisce molto bene la vendita, ma per gli acquisti offre poco: un prezzo di costo per prodotto che nessuno aggiorna e uno stock senza il concetto di ordini ai fornitori. Per questo molti negozi finiscono con un Excel accanto. Se vuoi gestirlo dentro il negozio, ciò che devi cercare è: importare il file del fornitore come ordine, confrontare i suoi prezzi con il listino, ricevere senza vedere le quantità, calcolare il costo medio con il trasporto e sapere quali prodotti riordinare in base alle vendite reali.