Fattura semplificata o completa nel tuo negozio online: quando usare ciascuna e il NIF

«Mi puoi intestare la fattura all'azienda?» Arriva una settimana dopo l'ordine, con un NIF scritto male e un indirizzo diverso da quello di spedizione. Ogni richiesta così è lavoro manuale, e se la fattura era già emessa, tocca rettificare. Quasi tutto si evita raccogliendo bene i dati nel checkout.

Due tipi di fattura

Il Real Decreto 1619/2012, che approva il regolamento spagnolo sulla fatturazione, distingue due tipi:

• Fattura completa (o ordinaria): identifica il destinatario con nome o ragione sociale, NIF (il codice fiscale spagnolo) e domicilio, e indica separatamente base, aliquota e importo dell'IVA.
• Fattura semplificata: il vecchio «scontrino». Non richiede i dati del destinatario e basta indicare l'aliquota IVA applicata e, se si vuole, la dicitura «IVA inclusa».

La fattura semplificata è una fattura a tutti gli effetti: ha numerazione, serie e data, e vale allo stesso modo per il fisco. Non è una ricevuta informale.

Quando si può emettere la semplificata

• In generale, quando l'importo non supera 400 €, IVA inclusa.
• Fino a 3.000 €, IVA inclusa, in determinate attività, tra cui le vendite al dettaglio.
• Quando si tratta di una fattura rettificativa di un'altra semplificata.

La fattura semplificata non è ammessa, tra gli altri casi, nelle cessioni intracomunitarie di beni né in alcune operazioni con l'estero. Se vendi ad aziende di altri paesi dell'UE con inversione contabile, ti serve una fattura completa con la partita IVA del cliente.

Quando è obbligatoria la completa

Anche se l'importo permette la semplificata, devi emettere fattura completa quando:

• Il destinatario è un imprenditore o professionista e la chiede per detrarre l'IVA.
• Lo richiede il tipo di operazione (intracomunitarie, per esempio).
• Il cliente è in recargo de equivalencia (il regime speciale IVA spagnolo per i dettaglianti): il recargo deve essere indicato separatamente.

Il regolamento prevede inoltre la fattura semplificata in cui compaiono il NIF e il domicilio del destinatario imprenditore e l'imposta addebitata indicata separatamente; con questi dati l'acquirente può detrarre l'IVA. In pratica, quando un cliente professionale ti chiede la fattura, la soluzione più pulita è emettere quella completa.

Come chiedere il NIF senza rovinare il checkout

Chiedere il NIF a tutti aggiunge attrito a chi non ne ha bisogno. Ciò che funziona meglio:

1. Un interruttore «Mi serve la fattura», disattivato per impostazione predefinita.
2. Quando si attiva, chiedere il tipo di cliente: privato, autonomo o azienda. Ognuno ha bisogno di campi diversi (un privato può volere la fattura con il suo DNI; un'azienda ha bisogno di ragione sociale e CIF).
3. Convalidare il NIF prima di pagare, non dopo.

Come convalidare il NIF

Ci sono tre livelli di verifica, dal più semplice al più affidabile:

• Formato e carattere di controllo. DNI, NIE e CIF hanno un carattere di controllo calcolabile. Rileva gli errori di battitura, che sono la maggioranza.
• VIES, il sistema della Commissione europea, per verificare che una partita IVA di un altro Stato membro sia registrata per le operazioni intracomunitarie. Indispensabile se applichi l'esenzione alle aziende europee.
• Censimento dell'AEAT, che permette di verificare che un NIF spagnolo corrisponda a un nome o a una ragione sociale. Richiede un certificato elettronico.

Errori tipici

1. Usare il campo «DNI» dell'indirizzo come se fosse il NIF di fatturazione, senza convalidarlo.
2. Lasciare che il cliente cambi i dati fiscali dopo che la fattura è stata emessa. La cosa corretta è una rettificativa, non modificare l'indirizzo.
3. Emettere sempre fattura completa con i dati di spedizione: chi riceve il pacco non è necessariamente chi paga.
4. Non intitolare la semplificata come tale. È meglio che il documento dica «Fattura semplificata» perché nessuno la confonda.
5. Più account con lo stesso NIF che vedono i dati l'uno dell'altro, con il problema di privacy che ne deriva.

Checklist

• Decidi da quale importo emetti sempre la fattura completa.
• Chiedi della fattura nel checkout, non dopo.
• Convalida sempre formato e carattere di controllo; VIES se vendi ad aziende europee.
• Blocca i dati fiscali di un ordine già fatturato.
• Verifica serie e numerazione di semplificate, complete e rettificative con il tuo commercialista.

Domande frequenti

Devo inviare la fattura via email? Non è obbligatorio inviarla, ma devi tenerla a disposizione del cliente. La cosa più pratica è che sia in «Il mio account» e allegata all'email di conferma o di spedizione. Per la fattura elettronica, il cliente deve accettare di riceverla così, cosa che di solito si prevede nelle condizioni di vendita.

Quando si emette la fattura: al pagamento o alla spedizione? La regola generale è emetterla al momento dell'operazione. Nei negozi online, molti emettono la fattura alla conferma del pagamento e altri alla spedizione. L'importante è applicare sempre lo stesso criterio e che il tuo commercialista lo conosca.

Un privato può chiedere la fattura completa? Sì. Può volere una fattura con il suo nome e il suo DNI, per esempio per una garanzia o un contributo. Non è un caso raro e il checkout dovrebbe permetterlo.

Cosa faccio con un NIF che non supera la convalida? Non lasciare che l'ordine prosegua con la casella della fattura attivata finché non è corretto. Meglio un avviso chiaro nel checkout che una rettificativa dopo.

Come risolverlo in PrestaShop

PrestaShop emette un unico tipo di fattura e non chiede se il cliente ne ha bisogno. RKR Datos de Facturación aggiunge un interruttore «Richiedi fattura» con Privato, Autonomo o Azienda, che chiede solo ciò che serve a ciascun tipo, e verifica NIF, NIE o CIF prima del pagamento: carattere di controllo, VIES per l'IVA europea e, in via facoltativa, il fisco spagnolo con certificato elettronico. Permette di rendere obbligatoria la fattura completa per importo (400 € di default) o per gruppo di clienti, blocca i dati dopo il primo ordine fatturato con richiesta di modifica da Il mio account, e intitola «FATTURA SEMPLIFICATA» il PDF quando serve.

Questo articolo è informativo e non sostituisce la consulenza fiscale. Per un caso concreto, consulta il tuo commercialista.