Plusieurs EAN pour le même produit : fournisseurs, cartons, balances et marketplaces

En théorie, chaque article a un code-barres et chaque code-barres correspond à un article. En pratique, tout entrepôt qui a quelques années d'existence sait qu'il n'en est rien. Le même pot de produit arrive avec deux EAN différents selon le lot de fabrication, le carton de six porte son propre code, le nouveau fournisseur utilise un code interne et la balance imprime une étiquette différente sur chaque paquet.

De série, PrestaShop dispose d'un champ EAN-13 par produit ou déclinaison. Quand l'opérateur scanne un code qui n'est pas celui-là, la douchette ne trouve rien et quelqu'un doit le chercher à la main.

Un peu de contexte : qu'est-ce qu'un EAN

EAN est le nom sous lequel on connaît en Europe le code-barres produit, qui fait aujourd'hui partie de la famille GTIN gérée par GS1. Les plus courants :

• EAN-13 (GTIN-13) : celui de la plupart des produits de consommation.
• EAN-8 : version courte pour les petits emballages.
• UPC (GTIN-12) : l'habituel en Amérique du Nord.
• GTIN-14 et ITF-14 : pour les cartons et les unités logistiques.

Le dernier chiffre d'un EAN est une clé de contrôle : il se calcule à partir des précédents et sert à détecter les erreurs de lecture ou de saisie. Un EAN dont la clé de contrôle ne correspond pas n'est pas un EAN valide, même s'il figure sur la fiche.

PrestaShop dispose de champs pour l'EAN-13, l'UPC, l'ISBN et, depuis la 1.7.7, le MPN (la référence fabricant). Un de chaque, par produit ou déclinaison.

D'où viennent les codes en trop

1. Le fabricant change le code. Un nouveau format, un changement d'emballage ou un réétiquetage, et unités anciennes et nouvelles cohabitent à l'entrepôt.
2. Cartons et packs. Le carton de six ou de douze a son propre code, différent de celui de l'unité. À la réception, vous scannez le carton et six unités devraient s'ajouter.
3. Plusieurs fournisseurs du même article, chacun avec son étiquette.
4. Des codes internes que vous attribuez à ce qui arrive sans code.
5. Des étiquettes de balance sur les produits à poids variable : le code inclut l'article et le poids ou le prix, il change donc à chaque paquet. Les EAN commençant par 2 sont réservés à ce type d'usage interne.
6. Marque de distributeur et assortiments : le fournisseur vend plusieurs articles différents sous un seul EAN.

Les problèmes que cela pose

À l'entrepôt

• Des scans qui ne trouvent rien, qui bloquent la réception ou le picking.
• Le code qui correspond au mauvais article. Si le même code figure sur deux fiches, le système prend la première sans prévenir. L'erreur se découvre à l'inventaire ou quand le client ouvre le colis.
• Des cartons comptés comme une unité, avec un stock faussé dès la réception.

Sur les marketplaces et Google Shopping

Amazon, Google Merchant Center et d'autres identifient le produit par son GTIN. Si vous envoyez un code qui n'est pas celui du fabricant, ou un code partagé entre deux produits, l'annonce est refusée ou rattachée à la fiche d'un autre article. Pour les canaux externes, il faut envoyer le GTIN officiel de l'unité de vente, pas celui du carton ni un code interne.

Comment y mettre de l'ordre

1. Un registre de codes, pas un champ

La solution consiste à séparer « le code principal de la fiche » de « tous les codes qui peuvent identifier cet article ». Chaque code du registre devrait avoir un type : unité, pack, carton, interne, ancien ou fournisseur ; et, s'il s'agit d'un carton, le nombre d'unités qu'il représente.

2. Ambiguïté : demander, pas deviner

Quand un code peut correspondre à deux articles, la réponse sûre consiste à restreindre d'abord par le contexte (les lignes du bon de livraison en cours de réception, la commande en préparation) et, s'il subsiste un doute, à faire poser la question à l'opérateur par le système. Deux secondes, contre une erreur qui coûte des jours.

3. Nettoyer l'existant

Presque tout catalogue qui a quelques années contient des EAN répétés entre fiches, des codes avec une clé de contrôle erronée et des codes qui ne correspondent plus à rien. PrestaShop ne signale pas les doublons. Avant d'ajouter d'autres codes, faites une vérification : vous aurez probablement des surprises.

4. Apprendre depuis le scanner

Quand un code inconnu apparaît à la réception, le plus efficace est que l'opérateur indique sur le moment à quel article il appartient et que ce soit enregistré. La fois suivante, il est reconnu.

5. Le poids variable avec des règles

Pour les étiquettes de balance, il faut des règles indiquant quels chiffres correspondent à l'article et lesquels au poids ou au prix. Chaque balance peut les répartir différemment, il est donc préférable de les tester avec de vraies étiquettes avant de les activer.

Une base à jour aide

Les boutiques issues de PrestaShop 1.6 traînent souvent des codes enregistrés dans des champs qui ne sont pas les leurs (EAN dans la référence, codes fournisseurs dans des notes), parce qu'à l'époque il n'y avait pas d'endroit prévu. Une migration ou une mise à jour est le bon moment pour remettre chaque code à sa place et nettoyer les doublons.

Checklist

• Vérifiez les EAN en double et les clés de contrôle de votre catalogue.
• Décidez quel est le code principal de chaque article (le GTIN officiel de l'unité).
• Enregistrez les autres avec leur type et, pour les cartons, le nombre d'unités.
• Définissez ce qui se passe quand un code correspond à plusieurs articles.
• Vers les canaux externes, uniquement le GTIN officiel de l'unité.
• Testez les règles de balance avec de vraies étiquettes.

Comment le résoudre dans PrestaShop

RKR EAN múltiples ajoute un registre de codes pour tout l'entrepôt : plusieurs codes par article, chacun avec son type (unité, pack, carton, interne, ancien ou fournisseur), des codes de carton qui ajoutent leurs unités lorsqu'on les scanne, le même code sur plusieurs articles et des règles de préfixe pour les étiquettes de balance, avec un testeur. Quand un code peut correspondre à plusieurs articles, il restreint par le contexte et, si nécessaire, pose la question. Son écran de conflits affiche les EAN répétés qui existaient déjà dans vos fiches, les clés de contrôle qui ne correspondent pas et les codes orphelins ; l'import et l'export se font en CSV, et à la réception comme au picking l'opérateur lui apprend les codes inconnus. Il complète le catalogue sans le remplacer, se connecte à RKR Purchase Manager, RKR Caducidades et RKR Picking, et est compatible avec PrestaShop 8 et 9.