Venta en depósito en una tienda online: comisión, liquidación y stock de terceros

La venta en depósito (o consignación) funciona así: alguien te deja un artículo, tú lo vendes en tu tienda y, cuando se vende, le pagas lo acordado y te quedas tu comisión. Si no se vende en el plazo pactado, lo recoge o se decide otra cosa. No compras el stock: no arriesgas dinero en él.

Es habitual en ropa de segunda mano, material deportivo, equipos de fotografía, muebles, arte, artículos de bebé o artesanía. Y funciona bien online, siempre que la parte administrativa no acabe en una hoja de cálculo que nadie cuadra.

El acuerdo con cada consignante

Antes de aceptar un artículo, deja por escrito como mínimo:

• Identificación del consignante y forma de pago (cuenta bancaria, o saldo en tienda si lo aceptas).
• Descripción y estado del artículo, mejor con fotos al recibirlo.
• Precio de venta o el mínimo aceptado, y quién puede cambiarlo.
• Comisión: porcentaje o importe, y sobre qué base (precio con o sin IVA).
• Plazo de depósito y qué pasa al vencer: recogida, prórroga, rebaja o donación.
• Cuándo se liquida: tras cuántos días desde la venta y con qué periodicidad.
• Responsabilidad por pérdida o daño mientras está en tu poder.

Cómo se calcula la liquidación

La cuenta parece trivial, pero tiene tres matices que la complican:

1. Sobre qué importe. Lo limpio es repartir el importe sin impuestos de la línea vendida entre tu comisión y el neto del consignante, y guardar ese reparto en el momento de la venta. Si el precio cambia después, la venta ya hecha no debe recalcularse.
2. Descuentos. Si aplicas un cupón general, decide de antemano si lo absorbe tu comisión o se reparte. Si no está pactado, el consignante esperará cobrar sobre el precio sin descuento.
3. Gastos de envío. Normalmente son tuyos, no forman parte de la base del consignante.

El periodo de retención: no liquides el día de la venta

Si vendes a consumidores a distancia, el cliente puede desistir en 14 días desde la entrega (artículos 102 y siguientes del TRLGDCU). Si ya has pagado al consignante y el cliente devuelve, tienes que reclamarle el dinero. Por eso lo habitual es fijar un periodo de retención: la venta queda pendiente unos días y solo después pasa a «pendiente de liquidar».

Stock ajeno: un artículo, una unidad

En consignación cada artículo suele ser único. Eso tiene consecuencias:

• El stock de cada producto es 1, y al venderse tiene que desaparecer del catálogo.
• Si el artículo caduca, se recoge o se dona, su producto debe desactivarse.
• Si hay varios artículos idénticos de consignantes distintos, cada venta tiene que asignarse a uno concreto.
• Conviene registrar cada cambio de estado (recibido, a la venta, reservado, vendido, caducado, recogido…) con fecha: es tu prueba si hay discusión.

La caducidad: decídelo antes, no al vencer

Lo que más se acumula en una tienda de consignación son artículos que no se venden. Pacta desde el principio qué pasa al cumplirse el plazo: aviso para que lo recojan, prórroga, rebaja de precio con prórroga o donación. Y avisa al consignante antes de que venza, no después.

El IVA en la venta en depósito

Aquí conviene hablar con tu asesoría, porque depende de cómo esté montada la operación (si actúas en nombre propio o en nombre del consignante, y de quién sea el consignante). Dos ideas generales:

• Si vendes en nombre propio, ante el cliente eres tú quien vende y factura.
• Si los artículos son de segunda mano, arte o antigüedades, puede ser aplicable el régimen especial de bienes usados (REBU), regulado en los artículos 135 a 139 de la Ley 37/1992 del IVA, en el que el impuesto se calcula sobre el margen y no se desglosa en factura. Tiene requisitos propios (sobre todo, de quién se adquiere el bien) que tu asesoría debe confirmar.

Errores frecuentes

1. Liquidar antes de que pase el plazo de desistimiento.
2. Calcular la comisión sobre el precio con IVA sin haberlo pactado así.
3. No desactivar el producto cuando el artículo se recoge.
4. No avisar de la caducidad y acumular artículos sin dueño claro.
5. Llevar las liquidaciones fuera de la tienda y cuadrarlas a fin de mes.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pagar al consignante con saldo en tienda en lugar de dinero? Sí, si lo acepta. Muchas tiendas de segunda mano ofrecen elegir entre transferencia y vale de compra, y algunas premian el vale con un importe algo mayor, porque ese dinero vuelve a la tienda. Que quede en el acuerdo y que el consignante pueda elegir en cada liquidación.

¿Quién fija el precio? Lo normal es pactarlo al recibir el artículo, con la posibilidad de rebajarlo pasado un tiempo si no se vende. Si te reservas el derecho a rebajar, que el acuerdo diga cuánto y cuándo, para que el consignante no se lleve una sorpresa en la liquidación.

¿Qué pasa si el artículo se pierde o se daña en la tienda? Mientras está en tu poder, la responsabilidad suele ser tuya. Pacta un valor de referencia (el precio de venta menos tu comisión es lo habitual) y registra el estado al recibirlo con fotos: es lo que evita discusiones.

¿Cómo le cuento al consignante qué se ha vendido? Lo más cómodo para los dos es que pueda verlo él mismo: sus artículos, su estado, lo vendido y lo pendiente de liquidar. Cada consulta que no te hace por teléfono es tiempo que ahorras, y la transparencia es lo que hace que vuelva con más artículos.

Cómo resolverlo en PrestaShop

RKR Consign convierte tu tienda en una tienda de consignación. Das de alta al consignante con su contacto, su IBAN y su comisión, y cada artículo lleva su acuerdo: comisión, días de depósito y qué pasa al caducar (aviso de recogida, donación automática, prórroga o rebaja del 15 % con prórroga). Cada artículo pasa por ocho estados con historial. La venta se registra cuando el pedido llega a un estado de pago y se deshace si se cancela o reembolsa; el importe sin impuestos de la línea se reparte entre tu comisión y el neto del consignante y queda guardado. Cada venta espera un periodo de retención (14 días por defecto, configurable) antes de pasar a pendiente de liquidar, y la liquidación se prepara por transferencia o como vale de saldo en tienda. Incluye portal del consignante y estadísticas.

Si los artículos tributan por el régimen del margen, RKR REBU calcula el margen de cada línea, sustituye el desglose de IVA por la mención del régimen en los documentos y guarda un libro registro con exportación en formato AEAT.