Fatture e documenti di trasporto dell'ERP nell'account del cliente di PrestaShop

In molti negozi, soprattutto in quelli che vendono alle aziende, la documentazione di ogni ordine non esce da PrestaShop. La fattura la emette l'ERP, il documento di trasporto lo genera il magazzino e il certificato di qualità o la scheda tecnica li conserva qualcuno in una cartella condivisa. Poi qualcuno dell'amministrazione li invia via email uno per uno.

E qualche mese dopo il cliente scrive: «Mi rimandate la fattura di marzo?». Questo articolo spiega come spezzare questo circolo facendo sì che ogni documento compaia da solo nell'account del cliente nel negozio.

Perché l'account del cliente e non l'email

• Il cliente la trova quando gli serve, senza scriverti. Le sue fatture di un anno intero, in un elenco.
• Non dipende dal filtro antispam né dal fatto che la casella dell'amministrazione del cliente cambi persona.
• Hai traccia di ciò che è stato pubblicato e, se vuoi, di chi l'ha scaricato e quando.
• I dati non viaggiano come allegato attraverso caselle di posta altrui.

Inoltre, se il cliente è un'azienda con più persone che acquistano, tutte sanno dove si trova la documentazione.

Cosa decidere prima di collegare qualsiasi cosa

Quali tipi di documento

Raggruppa in poche sezioni comprensibili per il cliente: fatture (comprese le rettificative), documenti di trasporto o bolle di consegna, e documenti (contratti, certificati, manuali personalizzati). Più sezioni confondono; una sola mescola tutto.

Come si identifica il cliente

L'ERP e il negozio devono mettersi d'accordo su chi è chi. La cosa più semplice è l'indirizzo email dell'account, ma ha le sue trappole: il cliente che compra con un indirizzo e ne ha un altro nell'ERP, o l'azienda che usa un indirizzo generico. Prima di iniziare, incrocia le email dei tuoi clienti nell'ERP con quelle del negozio e correggi le differenze. Se l'ERP conserva anche un codice cliente, fallo viaggiare insieme al documento.

Cosa succede ai clienti che non hanno ancora un account

Un distributore può fatturare a un cliente che non si è ancora registrato nel negozio. Decidi se quei documenti vengono scartati, conservati in attesa o controllati a mano quando il cliente si registra.

Quali metadati accompagnano il file

Un PDF e basta è difficile da cercare. È utile che arrivi con descrizione, data del documento (non solo quella di caricamento), numero o riferimento e, se serve, il codice cliente.

Come si fa di solito il collegamento

Lo schema abituale è che l'ERP, ogni volta che genera un documento, faccia una richiesta HTTP a un indirizzo del negozio con il file e i suoi dati. Il negozio lo salva e lo collega all'account. È un flusso a senso unico (dall'ERP al negozio), semplice da programmare da quasi qualsiasi gestionale con un'attività all'emissione del documento o con un processo batch a fine giornata.

Sicurezza: ciò che non può fallire

Una fattura contiene nome, indirizzo, codice fiscale e importi. Pubblicarla male è una violazione di dati personali. Verifica:

• Che l'indirizzo di caricamento richieda una chiave e che quella chiave non si trovi in nessun luogo pubblico né nel codice di un sito.
• Che si accettino solo i formati previsti e che si controlli il tipo reale del file, non solo l'estensione. Una «fattura.pdf» che in realtà è uno script non deve finire in una cartella servita dal web.
• Che ogni documento lo scarichi solo il suo proprietario, con la sessione avviata. Un URL diretto al file che funziona senza sessione, o in cui basta cambiare un numero per vedere la fattura di un altro, è qui l'errore più grave possibile.
• Che i file non siano salvati in una cartella elencabile dal browser.
• Che resti traccia di ogni caricamento e del suo esito, per individuare errori o tentativi strani.

Un'introduzione per fasi

Non è necessario pubblicare tutta la documentazione in una volta. Quello che funziona meglio in un distributore che vende alle aziende è procedere per gradi:

1. Nuove fatture. Inizia solo con le fatture emesse a partire da una certa data. È il documento più richiesto e quello che fa risparmiare più email.
2. Controllo nelle prime settimane. Attiva l'approvazione preventiva: ogni documento entra nel negozio, qualcuno verifica che vada all'account giusto e lo pubblica. Quando vedi che non ci sono errori di assegnazione, togli l'approvazione.
3. Documenti di trasporto. Utili soprattutto se i tuoi clienti devono confrontare le consegne o se lavori con consegne parziali.
4. Storico. Se vuoi, carica poi le fatture dei periodi precedenti con un processo batch, avvisando i clienti che sono già disponibili.
5. Documenti speciali. Certificati, schede di sicurezza, contratti: ciò che ha senso per il tuo settore.

Quando tutto è avviato, dillo ai tuoi clienti nella fattura stessa o nell'email di conferma dell'ordine: «Trovi tutte le tue fatture nel tuo account». Se non lo sanno, continueranno a chiederle via email.

Errori frequenti

• Due fatture della stessa vendita visibili nell'account: quella nativa di PrestaShop e quella dell'ERP. Scegli quale vede il cliente.
• Caricamenti che falliscono in silenzio perché l'email del cliente non coincide. Controlla il registro nelle prime settimane.
• Documenti caricati nell'account sbagliato a causa di un indirizzo email condiviso tra due aziende. Approvare prima di pubblicare, almeno all'inizio, evita brutte sorprese.
• Nomi delle sezioni in una sola lingua in un negozio con più lingue.

Come risolverlo in PrestaShop

Il modulo per allegare fatture e documentazione all'account del cliente (RKR ERP Upload) fornisce al tuo ERP un URL protetto da chiave per caricare PDF tramite HTTP POST, indicando l'email del cliente, il tipo di documento (fatture, documenti di trasporto o documenti, ciascuno attivabile e con il suo nome in ogni lingua) e, facoltativamente, descrizione, data del documento, riferimento e codice cliente. Verifica l'estensione e il tipo reale del file, salva i documenti ordinati per tipo, anno e mese, e ne permette il download solo al proprietario con la sessione avviata. Può accettare documenti di indirizzi email non ancora registrati e collegarli quando il cliente si registra, in attesa della tua approvazione; ha un elenco per approvare, ritirare o caricare documenti a mano, e registra ogni chiamata dell'ERP e, se lo attivi, ogni download. È compatibile con PrestaShop dalla 1.7.8 alla 9.