Avvisi del negozio su Telegram per il team: ordini, clienti e ciò che conta

In molti negozi piccoli e medi, qualcuno tiene il back office aperto in una scheda tutto il giorno, ricaricando l'elenco degli ordini. O peggio: nessuno lo guarda fino al pomeriggio, e l'ordine urgente del mattino parte il giorno dopo.

Un avviso sul telefono quando succede qualcosa di importante risolve entrambe le cose. Telegram è un buono strumento per farlo: i bot sono gratuiti, si configurano in pochi minuti, i gruppi accolgono tutto il team e i messaggi possono contenere molte informazioni formattate.

Perché Telegram e non l'email

• Immediato. L'avviso arriva subito sul telefono, senza filtri antispam né cartelle.
• Per gruppi. Ogni tipo di avviso può andare a un gruppo diverso, con le persone che ne hanno bisogno.
• Senza costi. I bot di Telegram non hanno tariffe per messaggio.
• Facile da configurare. Un bot si crea con @BotFather e si aggiunge al gruppo: con il token e l'identificativo della chat può già inviare.

L'email resta migliore per ciò che va archiviato o inoltrato a qualcuno di esterno. Telegram è per ciò che va visto subito.

Quali avvisi hanno senso

Ordini e pagamenti

• Nuovo ordine, con il necessario per prepararlo senza aprire il back office: prodotti e quantità, corriere, metodo di pagamento e totale.
• Pagamento confermato, soprattutto con bonifici o metodi che si confermano in un secondo momento.
• Cambio di stato: utile a chi segue il cliente, per sapere cosa è già partito.
• Ordine modificato: se qualcuno cambia un ordine a mano, che si sappia chi e quando.

Clienti e vendite in corso

• Registrazione di un cliente e nuovo indirizzo, per un B2B che convalida gli account a mano.
• Prodotto aggiunto al carrello, nei negozi con poche vendite di valore elevato, dove una telefonata al momento giusto chiude la vendita.
• Modulo di contatto, per non lasciare una domanda senza risposta fino al giorno dopo.

Operatività

• Stock basso dei prodotti che vendi di più.
• Errori del negozio o di un'integrazione: un pagamento che fallisce, un ERP che non sincronizza.

Non tutto questo deve arrivare dallo stesso strumento. L'importante è che ogni avviso arrivi a chi deve intervenire.

Gruppi: chi riceve cosa

L'errore tipico è mettere tutto in un solo gruppo. Dopo una settimana ha duecento messaggi e nessuno lo legge. Meglio così:

In un negozio di una o due persone può bastare un solo gruppo, ma con gli avvisi giusti.

Il margine nell'avviso

Un avviso d'ordine che dice solo il totale non ti dice se hai guadagnato. Se nel catalogo hai il prezzo di costo di ogni prodotto, l'avviso può calcolare il margine lordo e, sottraendo le spese di spedizione che paghi tu, l'utile dell'ordine. È un modo molto diretto per vedere ogni giorno quali ordini ti convengono e quali no.

Dati personali: con attenzione

Un avviso d'ordine completo contiene nome, indirizzo, telefono ed email del cliente. È un trattamento di dati personali e ha le sue regole:

• Gruppi privati, solo con persone del team. Mai un canale pubblico o un gruppo con persone esterne.
• Controlla chi c'è quando qualcuno lascia l'azienda. Toglierlo dal gruppo fa parte della revoca dei suoi accessi.
• Solo i dati necessari in ogni gruppo. Il gruppo commerciale non ha bisogno dell'indirizzo di consegna.
• Bot con accesso limitato. Se il bot riceve anche comandi, che accetti solo quelli delle chat che configuri tu.
• Custodisci il token del bot come una password: chi lo ha può inviare a suo nome.

Che l'avviso non diventi un altro strumento da controllare

L'obiettivo non è avere più notifiche, ma dover entrare meno. Qualche indicazione:

• Ogni avviso con tutte le informazioni per agire, senza dover aprire il back office.
• Gli avvisi molto ripetitivi (per esempio le pagine visitate) meglio raggruppati in un riepilogo periodico che uno per evento.
• Spegni ciò che nessuno usa. Se un avviso non provoca alcuna azione in un mese, è di troppo.
• Un messaggio di prova durante la configurazione, per non scoprire che il token era sbagliato il giorno del primo ordine.

Assistere il cliente dallo stesso posto

Un passo in più è che il canale funzioni nei due sensi: il visitatore scrive in una chat del negozio e il team risponde da Telegram o dal back office, con la stessa conversazione da entrambe le parti. Così chi è in magazzino può rispondere a una domanda senza sedersi al computer.

E che il negozio sia aggiornato

Gli avvisi dipendono dagli hook di PrestaShop: un ordine convalidato, un pagamento confermato, un cambio di stato. Nei negozi molto vecchi, o con moduli di pagamento non aggiornati che convalidano l'ordine in modo poco ortodosso, a volte l'avviso non scatta o arriva doppio. Tenere aggiornati PrestaShop e i moduli di pagamento è ciò che rende affidabili questi avvisi.

Come risolverlo in PrestaShop

Avisos de pedidos en Telegram invia al tuo gruppo un avviso quando un ordine viene convalidato, il pagamento viene confermato, lo stato cambia o qualcuno modifica un ordine; quello di nuovo ordine riporta cliente, prodotti con riferimento e prezzo, corriere e utile calcolato con il prezzo di costo, e funziona da PrestaShop 1.7.3. RKR Avisos Telegram, per PrestaShop 8 e 9, estende a otto avvisi (registrazione, indirizzo, accesso, pagine visitate in un riepilogo via cron, contatto, carrello del cliente, carrello dell'ospite e nuovo ordine con riepilogo del margine), ognuno con il suo interruttore e la sua chat, messaggio di prova al salvataggio, e una chat con i tuoi clienti che si gestisce dal back office, dal negozio e da Telegram, in cui solo le chat che configuri possono dare comandi al bot.