ERP con Verifactu collegato a PrestaShop: quali dati passano e in quale direzione

Il regolamento spagnolo sui sistemi informatici di fatturazione (il Real Decreto 1007/2023, noto come Verifactu, che impone software di fatturazione con registri non alterabili e collegati all'Agenzia delle Entrate spagnola) ha costretto molti negozi a porsi una domanda che prima non si ponevano: quale programma emette davvero le mie fatture? Se è PrestaShop, il negozio è il sistema di fatturazione e deve essere conforme. Se è un ERP, a essere conforme è l'ERP, e PrestaShop diventa una fonte di dati.

Questo articolo tratta il secondo caso: un ERP con Verifactu collegato al negozio. Cosa deve ricevere, cosa può tornare indietro e dove di solito le cose si rompono.

Cosa richiede il regolamento, per quanto riguarda l'integrazione

Senza entrare in tutti i dettagli, ci sono tre idee del regolamento che condizionano il modo in cui il negozio si collega all'ERP:

• Ogni fattura genera un registro di fatturazione concatenato al precedente, che non si può alterare senza lasciare traccia.
• La fattura riporta un codice QR con cui il destinatario può verificarla.
• Il sistema che fattura è il responsabile. Non basta che un programma sia conforme se le fatture reali escono da un altro.

La conseguenza pratica è che una fattura emessa è definitiva. Se esce con l'IVA che non torna, non si sistema modificandola: si corregge con una factura rectificativa (la fattura rettificativa spagnola, che svolge la funzione di una nota di credito o di variazione), che resta anch'essa registrata. Per questo la qualità dei dati che arrivano dal negozio conta più di prima.

Una sola fonte di fatture

Il primo errore di integrazione non è tecnico: è avere due sistemi che emettono fatture della stessa vendita. PrestaShop genera il suo PDF di fattura quando l'ordine passa a uno stato configurato, e l'ERP genera la sua. Il cliente ne riceve una, il commercialista ne vede un'altra e le numerazioni non coincidono.

Se fattura l'ERP, decidi cosa fa PrestaShop con il suo documento: smettere di generarlo, oppure far scaricare al cliente la fattura dell'ERP al posto di quella nativa. Quello che non può succedere è che circolino due fatture diverse della stessa vendita.

Dal negozio all'ERP

Ciò di cui l'ERP ha bisogno da ogni ordine per fatturare correttamente:

• Cliente: nome o ragione sociale, NIF (il codice fiscale spagnolo) quando c'è, indirizzo di fatturazione (non quello di spedizione) e paese.
• Righe: riferimento, quantità, prezzo unitario senza imposte, aliquota IVA applicata e sconto di riga.
• Spese di spedizione e sconti globali, ciascuno con la sua aliquota IVA. Un coupon che sconta un importo fisso su un carrello con prodotti ad aliquote diverse è una fonte classica di squadrature.
• Totale incassato, che è la cifra con cui deve quadrare tutto il resto.
• Stato e metodo di pagamento, per sapere quando fatturare e come riconciliare l'incasso.

Il problema degli arrotondamenti

PrestaShop calcola le imposte con la propria logica di arrotondamento (per riga, per prodotto o sul totale, a seconda della configurazione), e in alcune combinazioni di quantità, prezzi e sconti la somma di imponibili e imposte non coincide al centesimo con l'incassato. Se l'ERP ricalcola per conto suo, compare un centesimo di differenza; se copia gli importi così come sono, la fattura può uscire con un'imposta che non è esattamente la percentuale dell'imponibile. In entrambi i casi si finisce con lavoro manuale. L'integrazione deve decidere una regola e applicarla sempre: quella abituale è rispettare il totale pagato e adattare l'imponibile perché quadri.

Dall'ERP al negozio

La direzione inversa è facoltativa e dipende da ogni attività:

• Fatture e rettificative, perché il cliente le scarichi dal suo account.
• Stato dell'ordine, se è l'ERP a gestire la spedizione.
• Stock e prezzi, se è l'ERP a comandare sul catalogo.

Per ogni dato, definisci chi ne è il proprietario. Se lo stock si può modificare da entrambe le parti, prima o poi i due sistemi si pesteranno i piedi. Un dato, un proprietario, e l'altro sistema si limita a leggerlo.

Resi e rettificative

È qui che falliscono più integrazioni. Un rimborso parziale, un cambio di prodotto o il rimborso delle spese di spedizione in PrestaShop genera (o no) una nota di credito nel negozio, ma ciò che ha valore fiscale è la rettificativa emessa dall'ERP, collegata alla fattura originale. Prima di mettere in funzione l'integrazione, prova almeno questi casi con ordini reali in un ambiente di test:

1. Ordine con più aliquote IVA e un coupon di importo fisso.
2. Reso di una sola di più unità di una riga.
3. Reso con e senza spese di spedizione.
4. Ordine annullato prima di fatturare e dopo aver fatturato.
5. Cliente che chiede la fattura con NIF dopo aver acquistato.

Come partire senza sorprese

Il cambio di sistema di fatturazione è uno di quelli che conviene fare in un periodo tranquillo e con un taglio netto:

1. Fissa una data di passaggio. Fino a quel giorno fattura il sistema precedente; da quel giorno, solo l'ERP. Niente convivenza «per qualche settimana».
2. Chiudi la numerazione precedente e decidi le nuove serie con il tuo consulente.
3. Controlla gli ordini aperti alla data di passaggio: quelli incassati dopo, li fattura già l'ERP?
4. Tieni d'occhio le prime settimane confrontando ogni giorno ordini incassati e fatture emesse. Qualsiasi differenza si vede subito e si corregge prima che si accumuli.

Errori frequenti

• Fatturare alla creazione dell'ordine invece che all'incasso: gli ordini con pagamento fallito generano fatture da rettificare.
• Usare l'indirizzo di spedizione come indirizzo fiscale.
• Integrazioni che ritentano senza controllo e creano due fatture dello stesso ordine.
• Più negozi, una sola configurazione, senza distinguere quale azienda fattura per ciascun negozio.
• Un negozio non aggiornato con moduli di pagamento o di imposte vecchi che cambiano gli importi senza che l'ERP lo sappia. Prima di integrare, conviene avere PrestaShop e i suoi moduli in versioni supportate.

Come risolverlo in PrestaShop

CoreGest è l'ERP che sviluppiamo in Rekire. Si collega a PrestaShop, scarica gli ordini e registra ogni fattura in Verifactu senza digitare nulla. Corregge gli arrotondamenti dell'IVA adattando gli imponibili al totale pagato, con al massimo un centesimo di scostamento, e gestisce le rettificative direttamente dall'ERP. Supporta più negozi e più aziende in un unico account. Il piano CoreGest ERP · Verifactu con PrestaShop include il necessario per essere conformi a Verifactu dal negozio; CoreGest ERP completo aggiunge gli altri moduli dell'ERP: POS avanzato, IA con i dati della tua azienda, contabilità, tesoreria e distinte di incasso.