Picking senza errori: come preparare gli ordini in fretta e non spedire mai un pacco sbagliato

La preparazione degli ordini —il picking— è la parte del commercio online che il cliente non vede finché non fallisce. E quando fallisce, costa molto: un ordine sbagliato significa un nuovo invio, il ritiro del prodotto errato, il tempo dell'assistenza clienti, a volte un prodotto che torna danneggiato e, spesso, una recensione negativa. In molti ordini, quel costo supera tutto il margine che lasciava la vendita.

La buona notizia è che quasi tutti gli errori hanno la stessa causa: dipendere dalla memoria di chi prepara. Ecco come sostituire quella memoria con un sistema.

1. Ogni prodotto, un'ubicazione

Senza ubicazioni, il magazzino funziona finché lo gestisce la stessa persona. Con le ubicazioni, chiunque può preparare un ordine dal primo giorno.

• Usa un codice semplice e coerente: corsia – modulo – altezza – vano (per esempio, B-03-2-04).
• Etichetta fisicamente ogni vano con il suo codice.
• Registra l'ubicazione nella scheda di ogni prodotto (o di ogni combinazione, se taglie e colori stanno in posti diversi).
• Quando un prodotto cambia posto, lo si cambia nel sistema subito, non «dopo».

2. Posiziona in base a ciò che si vende di più

Applica un'analisi ABC al magazzino: i prodotti che escono di più (A) vanno vicino alla zona di imballaggio e ad altezza di mano; quelli che escono meno (C), in fondo e in alto. Già solo questo riduce molto gli spostamenti, che sono la maggior parte del tempo di preparazione.

3. Scegli il metodo di picking in base al tuo volume

In un negozio che passa da 20 a 80 ordini al giorno, passare da «ordine per ordine» a «ondate» è di solito il salto di produttività più grande che si possa fare.

4. Un percorso ordinato

La lista di prelievo deve uscire ordinata per ubicazione, nel senso in cui si percorre il magazzino, e non nell'ordine in cui il cliente ha aggiunto i prodotti al carrello. Sembra un dettaglio, ma evita di tornare indietro più e più volte.

5. Verificare, non fidarsi

Il salto definitivo di qualità è verificare con un lettore (o con la fotocamera del telefono):

• Al prelievo: si scansiona il codice a barre del prodotto; se non è quello della riga, il sistema avvisa.
• All'imballaggio: si verifica che ci siano tutte le righe e le unità prima di chiudere la scatola.
• All'etichettatura: si verifica che l'etichetta di spedizione corrisponda all'ordine di quella scatola.

Quest'ultimo punto evita l'errore più costoso di tutti: l'etichetta incrociata. Due ordini vengono preparati bene, ma le etichette si scambiano al momento di attaccarle. Entrambi i clienti ricevono il pacco dell'altro. Scansionare etichetta e ordine insieme prima di chiudere lo elimina del tutto.

6. Il foglio d'ordine che aiuta davvero

• Ubicazione, riferimento, nome, combinazione e unità, in quest'ordine.
• Le quantità diverse da 1 ben evidenziate: l'errore «ne ho messa una ed erano due» è tra i più frequenti.
• Le note del cliente e i regali o campioni visibili, non nascosti in fondo.
• Per i prodotti con scadenza, quale lotto prendere.

7. Misura per migliorare

• Tasso di errore: ordini con problemi di preparazione / ordini spediti. Un obiettivo ragionevole è stare molto al di sotto dell'1 %.
• Righe preparate all'ora: ti dice se i cambi di ubicazione o di metodo funzionano.
• Tempo dall'ordine alla spedizione e rispetto dell'orario limite («gli ordini entro le 13:00 partono oggi»).

E annota la causa di ogni errore. Se quasi tutti vengono dagli stessi due prodotti, la soluzione è spostarli o etichettarli meglio, non chiedere più attenzione al team.

8. Sapere cosa entra, in tempo reale

Un avviso sul telefono quando entra un ordine —con i suoi prodotti— permette di pianificare le ondate, anticipare la preparazione degli ordini urgenti e individuare subito un ordine strano (una quantità sproporzionata, un indirizzo sospetto) prima che esca dal magazzino.

In PrestaShop

PrestaShop sa cosa va spedito, ma non come prepararlo: non ha ubicazioni per vano, né liste ordinate per percorso, né verifica tramite scansione. Tutto questo si può aggiungere con un modulo di picking che usi il telefono come lettore, in modo che il magazzino funzioni allo stesso modo chiunque lo gestisca.