Ubicazioni di magazzino: come codificarle per stoccare e preparare gli ordini in fretta

In quasi tutti i piccoli magazzini c'è una persona che «sa dove si trova tutto». Finché c'è lei, gli ordini partono. Quando va in ferie, arriva qualcuno di nuovo o il catalogo passa da trecento a tremila referenze, compaiono le camminate da un capo all'altro, i prodotti che «non ci sono» anche se ci sono e gli ordini spediti con la taglia sbagliata.

La soluzione non è più personale né più scaffali: è che ogni prodotto abbia un indirizzo e che quell'indirizzo sia scritto nel sistema, non nella testa di qualcuno. Questo articolo spiega come costruire questi indirizzi, dove mettere ogni cosa quando arriva e come usarli perché preparare gli ordini diventi un percorso e non una ricerca.

Che cos'è un'ubicazione e come si codifica

Un'ubicazione è un vano fisico identificato da un codice univoco. Il formato più diffuso va dal grande al piccolo:

Alcune regole che evitano problemi in seguito:

• Lunghezza fissa e zeri iniziali. A-03 e non A-3. Così l'ordine alfabetico coincide con quello fisico e qualsiasi elenco ordinato per ubicazione esce già nell'ordine del percorso.
• Numera seguendo il senso di marcia. Se l'operatore entra da un lato del corridoio, i numeri crescono in quella direzione.
• Etichetta il vano, non solo lo scaffale, e se puoi con un codice a barre. Leggere l'ubicazione quando sistemi la merce evita il classico «l'ho messo in quello accanto».
• Un codice, un posto. Non riutilizzare i codici quando riorganizzi senza aggiornare il sistema lo stesso giorno.

Ubicazione fissa o ubicazione libera

Ci sono due filosofie e la maggior parte dei negozi finisce per combinarle:

• Fissa: ogni referenza ha sempre il suo vano. È facile da imparare e da mantenere in un negozio con un catalogo stabile. Lo svantaggio è che il vano resta riservato anche quando la referenza è esaurita.
• Libera o caotica: la merce va nel primo vano adatto disponibile e il sistema registra dove. Sfrutta meglio lo spazio, ma senza un sistema che registri ogni movimento è ingestibile.

Per un negozio online piccolo o medio, la soluzione pratica di solito è ubicazione fissa per il picking (il vano da cui si preparano gli ordini) e una scorta in altezza o in un'altra zona, dove l'eccedenza si può sistemare liberamente.

Sistemare la merce in arrivo: il criterio conta

Lo stoccaggio (in logistica si chiama putaway) è il momento che decide se il picking sarà rapido o lento. Quando ricevi un ordine dal fornitore, ogni prodotto dovrebbe andare in un vano scelto con criterio, non in quello libero più vicino alla porta.

Rotazione: ciò che esce di più, più a portata di mano

Classifica le referenze in base a quante volte compaiono negli ordini, non alle unità vendute. Un prodotto che esce in molti ordini da un'unità costa più camminate di uno che esce in pochi ordini da molte unità. Le referenze a più alta rotazione vanno:

• vicino alla zona di imballaggio,
• all'altezza della vita o del petto, senza chinarsi né usare la scala,
• all'inizio del percorso.

Rivedi questa classificazione ogni stagione. Quello che vendevi d'estate non è quello che vendi a novembre.

Ciò che si vende insieme, insieme

Se il cliente compra quasi sempre il prodotto e il suo ricambio, o la custodia e la pellicola protettiva, metterli in vani contigui riduce un ordine da due fermate a una.

Ciò che si confonde, separato

Al contrario: le varianti quasi identiche (due taglie, due voltaggi, due colori simili) non dovrebbero stare in vani vicini senza un segnale chiaro. Molti errori di picking non sono distrazioni, sono questioni di vicinato.

Peso e volume

Il pesante in basso e all'inizio del percorso, perché non schiacci il fragile nel carrello. Il voluminoso nella sua zona, anche se ruota molto.

Dalla mappa al percorso di picking

Con ubicazioni ben codificate, preparare un ordine smette di essere «andare a cercare» e diventa «seguire una lista». Tre modi comuni di organizzarlo:

1. Ordine per ordine. L'operatore preleva un ordine completo, lo imballa e passa al successivo. Semplice, adatto con pochi ordini al giorno.
2. A ondate o lotti. Si raggruppano più ordini e si percorre il magazzino una sola volta prelevando il totale di ogni referenza; poi si smista per ordine al banco. Fa risparmiare molte camminate quando gli ordini condividono prodotti.
3. Cluster. Si percorre il magazzino con un carrello a più scatole, una per ordine, e a ogni vano si mette in ciascuna scatola ciò che le spetta. Unisce il risparmio dell'ondata alla separazione per ordine.

In tutti e tre i casi la lista deve uscire ordinata per ubicazione e seguendo il senso del percorso (a S tra i corridoi, senza tornare indietro). E una volta avviata l'ondata, la lista non dovrebbe cambiare: se arriva un ordine nuovo a lavoro iniziato, va in quella successiva.

Errori frequenti

• Ubicazioni annotate in un foglio di calcolo a parte, che nessuno aggiorna e che chi prepara non vede.
• Lista di picking ordinata per numero d'ordine o per nome del prodotto, che obbliga ad attraversare il magazzino più volte.
• Non verificare ciò che si è prelevato. Una lettura del codice a barre quando si prende il prodotto individua la taglia sbagliata prima che arrivi nella scatola.
• Fogli d'ordine con dati interni (ubicazioni, prezzi di costo) che finiscono dentro il pacco del cliente.
• Una riorganizzazione del magazzino il lunedì di una campagna. Si fa in una settimana tranquilla, con il sistema aggiornato alla fine.

Come risolverlo in PrestaShop

PrestaShop permette di salvare un'ubicazione per prodotto, ma non la usa per organizzare il lavoro del magazzino. RKR Picking sì: ha una coda di preparazione con semaforo in base all'anzianità, ondate di prelievo ordine per ordine, raggruppate o in cluster con il percorso calcolato per ubicazione e congelato perché la lista non cambi a lavoro iniziato, e un'app di prelievo sul cellulare con scansione, quantità e «non trovato». Include vani di smistamento opzionali, una ripartizione dei mancanti che completa prima gli ordini più vecchi, fogli d'ordine senza l'ubicazione né altri dati interni e la verifica dell'etichetta di spedizione tramite lettura. È compatibile con PrestaShop 8 e 9. Se il tuo negozio è su una versione precedente, Simple Order, il suo predecessore, funziona da PrestaShop 1.7.3: mostra al magazzino solo gli ordini negli stati che scegli, ogni riga con foto, ubicazione, EAN13 e quantità, e verifica ciò che è stato prelevato con il lettore di codici a barre.