Addebito diretto SEPA per clienti aziendali: mandati, schema B2B e storni

Se vendi ad aziende, l'avrai sentito: «Non potete addebitarmelo direttamente in banca?». Per molti clienti professionali la carta è una seccatura. Quella aziendale ce l'ha una sola persona, ha dei limiti, scade, e l'amministrazione preferisce vedere gli addebiti sul conto con un riferimento chiaro. L'addebito diretto SEPA è ciò che si aspettano.

Questo articolo non spiega come generare un flusso di incasso passo per passo, ma come impostare l'addebito diretto per i clienti aziendali in un negozio online: quale schema usare, come raccogliere il mandato e cosa fare quando un addebito torna indietro.

CORE e B2B: due schemi, due livelli di rischio

L'addebito diretto SEPA ha due schemi, e la differenza conta molto per chi incassa:

Con CORE un cliente può farsi rimborsare un addebito legittimo settimane dopo, quando tu hai già spedito la merce. Con B2B questo rischio scompare in gran parte, al prezzo di un passaggio in più: il cliente deve registrare il mandato presso la sua banca. Se la banca non ne ha traccia, rifiuta l'addebito.

Il mandato: cos'è e cosa deve contenere

Il mandato è l'autorizzazione che il cliente firma perché tu possa addebitargli gli importi sul conto. Senza mandato non c'è addebito valido. L'essenziale:

• Riferimento univoco del mandato, che accompagna ogni addebito.
• Il tuo identificativo creditore SEPA, che ti assegna la tua banca.
• Dati del debitore: intestatario del conto e IBAN.
• Tipo di pagamento: ricorrente o singolo.
• Schema: CORE o B2B.
• Data e firma (o la sua accettazione elettronica).

Conserva il mandato finché lo usi e per il tempo che la tua banca richiede dopo l'ultimo addebito. Se un giorno arriva un reclamo per addebito non autorizzato, è la tua prova.

In un negozio online la soluzione più pratica è l'accettazione elettronica al checkout: il cliente inserisce intestatario e IBAN, spunta l'accettazione del mandato e conferma l'ordine. Per il B2B conviene inoltre fornirgli il documento del mandato da consegnare alla sua banca prima del primo addebito, altrimenti avrai rifiuti già al primo incasso.

Controllare i dati prima che arrivino in banca

Un IBAN copiato male genera un rifiuto giorni dopo, quando l'ordine è già pronto. Validalo subito:

• Cifre di controllo dell'IBAN: rilevano quasi tutti gli errori di battitura.
• Intestatario obbligatorio, e coincidente con la ragione sociale del cliente quando si tratta di un'azienda.
• Accettazione del mandato registrata, con la data.

E tutto questo va verificato sul server, non solo nel browser.

Preavviso dell'addebito

Le regole SEPA impongono al creditore di avvisare il debitore prima di ogni addebito, indicando importo e data. Il termine predefinito delle regole SEPA è di quattordici giorni di calendario, salvo un termine diverso concordato nel contratto o nelle condizioni. In pratica, un'email con importo, data prevista, identificativo creditore e riferimento del mandato svolge questa funzione ed evita sorprese all'amministrazione.

Quando l'addebito torna indietro

Gli addebiti SEPA possono non andare a buon fine per diversi motivi, e ognuno richiede una reazione diversa:

• Rifiuto prima dell'addebito: conto chiuso, IBAN errato, mandato non registrato (nel B2B). Verifica i dati con il cliente.
• Insoluto per mancanza di fondi: il cliente esiste e vuole pagare, ma non c'era disponibilità. Contattalo e ripresenta l'addebito o incassa in altro modo.
• Rimborso richiesto dal debitore (nel CORE): può essere un errore dell'amministrazione o una contestazione. Parlane prima di addebitare di nuovo.
• Mandato revocato: il cliente ha ritirato l'autorizzazione. Non presentare altri addebiti con quel mandato.

L'importante è che lo stato dell'ordine rispecchi la realtà. Un ordine con addebito diretto non è incassato quando viene creato, ma quando la banca accredita il flusso e scade il termine per il rifiuto. Segnarlo come «pagamento accettato» al momento della creazione è il modo più rapido per spedire merce che non verrà incassata.

Organizzare l'operatività

1. Decidi chi può pagare con addebito diretto: solo i clienti professionali, quelli con un certo storico, oppure tutti.
2. Fissa un calendario dei flussi di incasso: settimanale, quindicinale o per ordine. Un calendario fisso semplifica la riconciliazione.
3. Genera il file standard degli addebiti (formato ISO 20022, il pain.008) e caricalo nell'home banking.
4. Segna gli incassi come incassati o respinti in base a quanto ti comunica la banca, e fai in modo che questo aggiorni lo stato dell'ordine.
5. Controlla gli storni ogni settimana e decidi caso per caso.

Se vendi anche in abbonamento, ogni rinnovo dovrebbe generare il proprio incasso in sospeso legato a quell'abbonamento, e la revoca del mandato dovrebbe bloccare il rinnovo successivo. E poiché il modulo di pagamento gestisce dati bancari, è tra quelli che conviene di più tenere aggiornati insieme a PrestaShop e PHP.

Come risolverlo in PrestaShop

RKR Domiciliación SEPA aggiunge l'addebito diretto come metodo di pagamento al checkout: il cliente inserisce intestatario e IBAN e accetta il mandato, e questi dati vengono verificati sul server. Supporta gli schemi CORE e B2B in base al tipo di mandato che configuri. Nel back office trovi i mandati di ogni cliente, gli incassi da inserire in un flusso e i flussi stessi, con il file SEPA pain.008 pronto da caricare in banca. Segni ogni incasso come inviato, incassato, respinto o annullato; quando lo segni come incassato, l'ordine passa a pagamento accettato, e gli storni vengono registrati con il loro motivo. Il cliente riceve via email il preavviso dell'addebito con il creditore e la data. Con RKR Suscripciones ogni incasso resta legato al suo abbonamento.