Riconciliare ordini e banca: come scoprire incassi che il tuo negozio crede di avere e non hai

Il back office dice «Pagamento accettato» e l'ordine parte verso il magazzino. È la norma, e quasi sempre è vero. Ma quello stato lo scrive il tuo negozio, non la tua banca: è ciò che il negozio crede sia successo. Il denaro lo confermano altri due posti, il pannello del gateway e l'estratto conto, e se nessuno li confronta con gli ordini, una discrepanza può durare mesi.

Non è una stranezza teorica. Abbiamo visto negozi con ordini «pagati» il cui denaro era finito sul conto di qualcun altro, negozi con due ordini per ogni incasso e negozi con incassi mai diventati ordini. In tutti i casi, una riconciliazione settimanale l'avrebbe scoperto in pochi giorni.

Perché ordini, gateway e banca smettono di quadrare

Dirottamento dei pagamenti

È il caso più grave. Qualcuno con accesso ai file del negozio —con una password FTP rubata o tramite un modulo vulnerabile— modifica il modulo di pagamento perché il cliente paghi su un gateway dell'attaccante. L'ordine viene creato con il nome del modulo legittimo, lo stato è quello di sempre e nel back office tutto sembra normale. C'è una sola differenza: nel pannello del tuo gateway quella transazione non esiste.

La variante semplice è cambiare l'IBAN del bonifico bancario nella configurazione. Il cliente paga, l'ordine resta in attesa, il cliente insiste di aver pagato e tu non trovi l'accredito.

Notifiche duplicate o perse

Il gateway avvisa il tuo negozio che il pagamento è stato completato tramite una notifica (IPN, webhook o il ritorno del cliente al negozio). Se ne arrivano due contemporaneamente, puoi ritrovarti con due ordini per un solo incasso, ciascuno con la sua fattura e il suo stock scalato. Se non ne arriva nessuna, hai il caso opposto: un incasso senza ordine, e un cliente che ha pagato e non riceve nulla.

Modifiche manuali e rimborsi fuori dal negozio

• Un dipendente segna come pagato un ordine con bonifico prima di vedere l'accredito.
• Si fa un rimborso dal pannello del gateway e l'ordine resta pagato.
• Arriva uno storno (chargeback) e l'ordine non ne sa nulla.

Liquidazioni che non sono ordini

I gateway non accreditano ordine per ordine: liquidano a lotti e trattengono commissioni, rimborsi e storni. Per questo non si può riconciliare la banca direttamente con gli ordini; serve il passaggio intermedio del gateway.

Le due quadrature da fare

Riconciliare significa incrociare tre fonti in due passaggi:

1. Ordini ↔ transazioni del gateway. Ogni ordine pagato con carta, Bizum o PayPal deve avere la sua transazione nel pannello, con lo stesso importo. E ogni transazione incassata deve avere il suo ordine.
2. Transazioni ↔ accrediti in banca. La somma delle transazioni di un periodo, meno commissioni, rimborsi e storni, deve corrispondere a ciò che il gateway ti ha accreditato.

Il primo passaggio è quello che scopre dirottamenti e duplicati. Il secondo scopre commissioni inattese, trattenute e liquidazioni che non arrivano.

La riconciliazione settimanale, passo per passo

1. Esporta gli ordini pagati della settimana con riferimento, importo totale, modulo di pagamento e numero di transazione. In PrestaShop quel numero di solito si trova nel pagamento dell'ordine (la tabella ps_order_payment, campo transaction_id), anche se alcuni moduli lo salvano in tabelle proprie.
2. Esporta le transazioni dal pannello di ogni gateway per lo stesso periodo, con numero, importo e stato.
3. Incrocia per numero di transazione, non per importo. Due ordini da 49,90 € incrociati per importo risultano corretti anche se uno è falso.
4. Ricava tre elenchi: ordini senza transazione, transazioni senza ordine e importi che non coincidono.
5. Quadra le liquidazioni del gateway con gli accrediti dell'estratto conto.
6. Annota cosa hai fatto per ogni differenza. Una differenza non spiegata, la settimana prossima non se la ricorderà più nessuno.

Bonifici, contrassegno e Bizum manuale

Nei metodi senza notifica automatica, l'ordine diventa pagato perché lo decide una persona. La regola è semplice: si segna come pagato solo con l'estratto conto davanti, mai perché il cliente invia uno screenshot della ricevuta, che si falsifica in un minuto. E controlla di tanto in tanto che l'IBAN mostrato dal tuo negozio nella conferma d'ordine e nelle email sia il tuo.

Segnali che qualcosa viene dirottato

• Numeri di transazione con un formato diverso da quelli abituali di quel gateway.
• Un gateway che nelle liquidazioni incassa meno di quanto dicono gli ordini.
• Clienti che dicono di aver pagato e il cui pagamento non compare in nessun pannello.
• File del modulo di pagamento con una data di modifica che non corrisponde a nessun aggiornamento.
• Modifiche alla configurazione dei gateway che nessuno del team ricorda di aver fatto.

Perché anche questo riguarda il tenere aggiornato il negozio

Il dirottamento dei pagamenti richiede di scrivere sul tuo server. Le vie più comuni sono credenziali FTP o del pannello di hosting rubate e moduli con vulnerabilità note che nessuno ha aggiornato. Un negozio con PrestaShop, PHP e moduli aggiornati, e con gli account di accesso controllati, rende la vita molto più difficile all'attaccante. La riconciliazione scopre il problema; l'aggiornamento riduce le volte in cui si verifica.

Checklist

• Riconciliazione ordini ↔ gateway ogni settimana, per numero di transazione.
• Riconciliazione gateway ↔ banca a ogni liquidazione.
• Bonifici segnati come pagati solo con l'estratto conto.
• Controllo periodico dell'IBAN e delle chiavi dei gateway nella configurazione.
• Avviso quando cambiano i file dei moduli di pagamento.
• Registro di ogni differenza e della sua risoluzione.

Come risolverlo in PrestaShop

RKR Order Guard evita gli ordini duplicati quando due notifiche del gateway arrivano insieme e controlla lo storico per trovare quelli che hai già, classificandoli a seconda che ci siano uno o due incassi: quello in eccesso passa ad Annullato e il suo stock rientra, mentre i rimborsi li decide una persona. Inoltre sorveglia i pagamenti dirottati su due livelli: verifica il numero di transazione di ogni ordine (tramite firma su Redsys, tramite il formato dell'identificativo su PayPal, PayPlug e Stripe) e salva l'impronta dei file dei tuoi moduli di pagamento per avvisarti se cambiano senza un aggiornamento. L'avviso compare nella scheda dell'ordine, dove si trova chi lo deve spedire. RKR Security Alert completa la sorveglianza: salva un'istantanea della configurazione, dei moduli e dei dipendenti, segna come critiche le modifiche ai gateway di pagamento anche se fatte via SQL diretto e ti avvisa su Telegram.