Inventario in più posti: il tuo magazzino, quello del fornitore e quanto riassortire

Il tuo negozio ha un magazzino con ciò che si vende di più. Il resto del catalogo è nel magazzino del tuo fornitore, che te lo consegna in uno o due giorni. Se la scheda guarda solo il tuo stock, tutto ciò che non hai appare «esaurito» e quella vendita va a un altro negozio. Se vendi senza guardare nulla, prometti tempi che non puoi rispettare.

Tra questi due estremi c'è l'inventario ibrido: vendere con il tuo stock e con quello dei tuoi fornitori, con regole chiare e dicendo al cliente la verità su ogni caso. E, in parallelo, decidere quanto riassortire di ciò che tieni tu.

Le tre situazioni di un prodotto

PrestaShop, di serie, conosce solo il tuo stock e un'opzione globale «consenti ordini senza stock». Con questa opzione attiva il cliente può comprare qualsiasi quantità anche se nemmeno il tuo fornitore ne ha, e con l'opzione disattivata perdi tutto ciò che il fornitore invece ha.

Regole d'acquisto, non un interruttore

Quello che ti serve è decidere per prodotto (o per combinazione) quali regole si applicano:

• Non vendere più della somma del tuo stock e di quello del fornitore.
• Consentire l'acquisto senza limiti quando il fornitore ha disponibilità illimitata (produzione su ordinazione, per esempio).
• Bloccare l'acquisto quando al fornitore restano pochissime unità, perché in pratica il suo dato si aggiorna in ritardo e quelle ultime unità potrebbero non esserci.

Distingui bene tra «stock illimitato» e «una quantità precisa»: non sono la stessa cosa, e trattarli allo stesso modo è una fonte abituale di overselling.

Messaggi che non ingannano

Il cliente ha diritto di sapere quando gli arriva l'ordine, e le informazioni sui tempi di consegna fanno parte delle informazioni precontrattuali. Se un prodotto esce dal magazzino del fornitore, dillo nella scheda e nel carrello: quantità disponibile, tempi e, se vuoi, messaggi diversi per «ce n'è in abbondanza» e «stai ordinando più di quanto c'è».

Il dato del fornitore deve arrivare da solo

L'inventario ibrido funziona solo se lo stock del fornitore è ragionevolmente aggiornato. Digitarlo a mano non è scalabile. Le opzioni abituali:

1. Il fornitore (o il tuo sistema) invia le quantità al tuo negozio tramite un endpoint protetto.
2. Importi il suo file di stock con un'attività pianificata.
3. Un connettore legge la sua API.

In ogni caso, il dato del fornitore deve restare separato dal tuo stock. Mescolarli in un solo numero ti impedisce di sapere cosa hai tu e cosa dipende da altri.

Quanto riassortire di ciò che tieni tu

L'altra metà del problema è il tuo magazzino. Il modo abituale per decidere quanto ordinare è guardare la media delle vendite e moltiplicarla per i giorni fino al riassortimento successivo. Funziona, tranne per un dettaglio che la rovina: i giorni in cui il prodotto non si poteva comprare.

Se un prodotto si è esaurito all'inizio del periodo e ci hai messo molto a riassortirlo, la media dice che vende poco. Non è vero: non si poteva vendere. Lo stesso vale per i giorni in cui era disattivato. Una previsione sensata:

• Esclude dal calcolo della media i giorni senza stock e quelli in cui il prodotto era disattivato.
• Usa un periodo preciso (la stagione scorsa, l'ultima campagna) e non tutto lo storico, che ti farebbe riassortire ciò che si vendeva anni fa.
• Calcola la domanda fino alla data che scegli e sottrae lo stock attuale: ciò che manca è ciò che ordini.
• Filtra per fornitore, per preparare ogni ordine d'acquisto separatamente.
• Tiene conto di lanci e promozioni speciali, che falsano la media.

Come si incastrano le due cose

Con l'inventario ibrido, il tuo magazzino tiene ciò che ruota e il fornitore copre il resto. La previsione di riassortimento ti dice quali prodotti meritano di stare nel tuo magazzino e in che quantità; lo stock del fornitore evita che il resto appaia esaurito. Rivedi ogni stagione quali prodotti cambiano lato: ciò che inizia a vendersi molto su ordinazione può passare a stock proprio, e ciò che resta fermo nel tuo magazzino può passare su ordinazione.

Una nota sulle versioni

Le regole d'acquisto si agganciano al carrello e alla scheda prodotto, che sono cambiati parecchio tra le versioni di PrestaShop. Alcune soluzioni per lo stock del fornitore vengono già scritte solo per PrestaShop 9. Se sei ancora su una versione datata, è un motivo in più per pianificare l'aggiornamento prima di complicare la logica dello stock.

Checklist

• Separa il tuo stock da quello del fornitore.
• Definisci regole d'acquisto per prodotto o combinazione.
• Mostra tempi e disponibilità reali nella scheda e nel carrello.
• Offri la possibilità di fare una richiesta su ciò che non si può comprare.
• Automatizza l'arrivo dello stock del fornitore.
• Calcola il riassortimento escludendo i giorni senza stock.

Domande frequenti

Posso usare lo stock del fornitore se ho un negozio fisico? Sì, ma ricorda che anche ciò che è nel tuo negozio fisico è stock che si può comprare al banco. Se il negozio fisico e quello online condividono le giacenze, sincronizza prima questi due e poi aggiungi quello del fornitore.

Ogni quanto dovrebbe aggiornarsi il dato del fornitore? Quanto lo richiede la sua rotazione. Per i prodotti che si esauriscono in fretta, più volte al giorno; per il catalogo di fondo, una volta al giorno di solito basta.

Come risolverlo in PrestaShop

Il modulo di gestione dell'inventario ibrido fisico ed esterno decide se un prodotto si può comprare in base allo stock del fornitore che gli indichi, con tre regole di serie da scegliere per ogni prodotto o combinazione, messaggi per lingua nella scheda e nel carrello, un pulsante «Voglio chiedere» con registro delle richieste e un endpoint con token perché il fornitore invii le sue quantità; richiede PrestaShop 9.0 o superiore. Il modulo di calcolo del fabbisogno di stock calcola quanto riassortire con le vendite del periodo che scegli, escludendo i giorni di esaurito o di disattivazione, per fornitore e per combinazione, ed esporta il fabbisogno in CSV.