Vendere pacchetti di sessioni e crediti prepagati in un negozio online

«Pacchetto da 10 lezioni», «pack da 5 sessioni», «20 lavaggi». Per le attività di servizi —scuole, centri estetici, fisioterapia, autoscuole, officine, autolavaggi— il pacchetto prepagato è il modo più semplice per incassare in anticipo e fidelizzare. Il problema non è venderlo, è gestirlo: quante sessioni restano a ogni cliente, quando scadono e cosa succede se vuole restituirlo.

Se oggi lo annoti su un quaderno o su una tessera di cartone, sai di cosa parliamo.

Pacchetto, crediti e carta regalo: tre cose simili

• Pacchetto di sessioni: un numero di utilizzi di un servizio concreto (10 lezioni di yoga).
• Crediti: un'unità propria che si spende in diversi servizi o prodotti, ciascuno con il suo costo in crediti.
• Carta regalo o credito: un importo in euro da spendere nel negozio.

La differenza conta per il cliente (cosa può fare con ciò che ha comprato) e per la fiscalità.

L'IVA dei buoni: monouso e multiuso

Dal recepimento della Direttiva (UE) 2016/1065, la legge spagnola sull'IVA distingue due tipi di buoni:

• Buono monouso: quando al momento dell'emissione si sa già cosa si consegna, dove e quale IVA si applica (per esempio, 10 sessioni dello stesso servizio con un'unica aliquota IVA). L'IVA è dovuta al momento della vendita.
• Buono multiuso: quando tutto questo non si sa (serve per servizi con aliquote diverse, o è un credito da spendere in ciò che si vuole). L'IVA è dovuta al momento del riscatto.

Come progettare il pacchetto

1. Cosa include: il numero di crediti e in quale unità (lezioni, sessioni, ore, visite).
2. Su cosa si può spendere: un servizio concreto, una categoria o qualsiasi cosa.
3. Prezzo e, se vuoi, crediti in omaggio («compri 10 e ne hai 11»).
4. Durata: dall'acquisto o dal primo utilizzo.
5. Limiti: quanti pacchetti può comprare ogni cliente, se si possono regalare o trasferire.

Scadenza: dilla chiaramente e avvisa prima

Un pacchetto con scadenza è legittimo, ma il cliente deve conoscerla al momento dell'acquisto: nella scheda, nell'email di conferma e nel suo account. Ed è buona pratica avvisare prima che scada: oltre a evitare discussioni, un avviso così di solito riporta il cliente in negozio.

Resi e recesso

Un pacchetto di servizi acquistato online da un consumatore ha, in linea di principio, il diritto di recesso di 14 giorni (TRLGDCU, il testo unico spagnolo a tutela dei consumatori, articoli 102 e seguenti). Alcune eccezioni —come i servizi del tempo libero con una data precisa— non si adattano a un pacchetto a utilizzo libero. Se il cliente ha già usato parte del pacchetto entro il termine, può spettare un rimborso proporzionale. In ogni caso:

• Quando si restituisce un pacchetto, i crediti non usati devono essere tolti dal suo saldo.
• Se ne ha usata una parte, il sistema deve sapere quanti.
• Ogni movimento (acquisto, utilizzo, scadenza, reso, rettifica) deve restare registrato.

Il saldo del cliente: ciò che risolve tutto

La maggior parte dei problemi con i pacchetti scompare se il cliente può vedere nel suo account quanti crediti gli restano, quando scadono e come li ha spesi, e se tu hai un registro dei movimenti che non si può modificare a mano senza lasciare traccia.

Pacchetto o abbonamento

Se il cliente viene tutte le settimane, un abbonamento mensile con rinnovo automatico può essere più adatto di un pacchetto da riacquistare. Se viene in modo irregolare, il pacchetto è più equo: paga per ciò che usa.

Errori frequenti

1. Scadenza che compare solo nelle clausole in piccolo.
2. Saldo gestito fuori dal negozio: due sistemi che non quadrano mai.
3. Pacchetti che si possono riscattare più volte per un difetto di controllo.
4. Crediti in omaggio che non si distinguono da quelli pagati in caso di reso.
5. Non sapere quanto saldo attivo hai ancora da erogare: è un impegno verso i tuoi clienti.

Checklist

• Unità del pacchetto e su cosa si spende.
• Prezzo, omaggio e durata.
• Classificazione fiscale confermata con il commercialista.
• Scadenza visibile e avviso preventivo.
• Politica di reso scritta.
• Saldo visibile nell'account del cliente.
• Registro dei movimenti.

Domande frequenti

Posso vendere pacchetti se le sessioni si prenotano a parte? Sì. Il pacchetto è il saldo; la prenotazione, l'appuntamento. Se prenoti per telefono o con un altro strumento, l'importante è che ogni sessione usata venga scalata dal saldo del cliente nello stesso momento, perché ciò che vede nel suo account sia reale.

Cosa faccio con i pacchetti aziendali? Un'azienda che compra 50 sessioni per i suoi dipendenti non passa dal carrello come un privato. La cosa pratica è poter assegnare i crediti a mano a ogni dipendente, con un motivo registrato, e fatturare all'azienda separatamente.

Posso regalare crediti? È un buon strumento di fidelizzazione: crediti di benvenuto alla registrazione, uno in omaggio con l'acquisto del pack grande, o una promozione temporanea che aggiunge crediti extra. Decidi in anticipo cosa succede ai crediti regalati se il cliente restituisce il pacchetto: la cosa logica è che vengano tolti insieme a esso.

Quanto saldo in sospeso ho? È una domanda che ti farà il tuo commercialista. Il saldo attivo dei clienti è un servizio che devi erogare, ed è bene sapere in ogni momento quanto ce n'è e quando scade.

Come risolverlo in PrestaShop

RKR Smart Coupons collega un prodotto del catalogo a un pack di crediti: quando l'ordine viene pagato, i crediti arrivano da soli nell'account del cliente. Ogni pack definisce quanti crediti dà, in quale unità (ne include otto di serie: crediti, lezioni, sessioni, appuntamenti, lavaggi, visite, ore e punti, modificabili e traducibili), il suo prezzo, la sua durata e crediti in omaggio facoltativi. Il cliente li spende nel checkout, nel suo account o nella scheda prodotto, e scadono, vengono restituiti e notificati automaticamente, con un registro dei movimenti non modificabile. Puoi dare crediti di benvenuto, assegnare o rettificare crediti a mano con motivo e dipendente registrati, limitare quanti pack compra ogni cliente e fissare un saldo minimo per il riscatto.