Scadenze, lotti e tracciabilità: vendere alimentari, cosmetici o parafarmacia online senza perdere soldi

Vendere alimentari, integratori, cosmetici o parafarmacia online ha una difficoltà che il resto del commercio non conosce: il prodotto ha una data. Questo comporta obblighi di legge (cosa comunicare, come tracciare ogni lotto, come ritirarne uno) e un problema economico costante: gli scarti. Organizzandosi bene, le due cose si risolvono con lo stesso sistema.

Data di scadenza e termine minimo di conservazione non sono la stessa cosa

Nei cosmetici la logica è simile: quelli che durano 30 mesi o meno riportano la data di durata minima; quelli che durano di più riportano il simbolo del vasetto aperto con i mesi di utilizzo dopo l'apertura (per esempio, «12M»).

Cosa devi comunicare nella vendita online

Il Regolamento (UE) 1169/2011 sulla fornitura di informazioni sugli alimenti stabilisce che, nella vendita a distanza:

• Prima dell'acquisto, nella scheda, devono essere disponibili tutte le informazioni obbligatorie (denominazione, ingredienti, allergeni evidenziati, quantità netta, condizioni di conservazione, dati dell'operatore, dichiarazione nutrizionale…) tranne la data di durata, che ovviamente dipende dal lotto spedito.
• Alla consegna, il prodotto deve riportare tutte le informazioni obbligatorie, data inclusa.

Lotti e tracciabilità

Il Regolamento (CE) 178/2002 obbliga gli operatori del settore alimentare a poter identificare da chi hanno ricevuto ogni prodotto e a chi lo hanno consegnato: «un passo indietro e un passo avanti». In pratica, per un negozio online significa:

1. Registrare a ogni entrata di merce il lotto, la data e il fornitore.
2. Registrare per ogni ordine quale lotto è stato spedito.
3. Poter rispondere in pochi minuti alla domanda: «quali clienti hanno ricevuto il lotto X?»

Questa è la domanda che ti faranno in caso di allerta o ritiro di un prodotto. Se la risposta è «dovremmo controllare i documenti di trasporto uno per uno», hai un problema serio: il tempo di reazione conta, e avvisare tutti i clienti «per sicurezza» costa caro e danneggia la fiducia.

FEFO: ciò che scade per primo, esce per primo

Per i prodotti con data non vale il classico «primo entrato, primo uscito» (FIFO). La cosa corretta è il FEFO (first expired, first out): si spedisce prima il lotto con la data più vicina, anche se è arrivato dopo. Perché funzioni:

• Ogni lotto deve avere la sua ubicazione e la sua data registrate.
• Il foglio di preparazione dell'ordine deve indicare quale lotto prendere, non solo quale prodotto.
• Conviene fissare una durata minima garantita al cliente (per esempio, «spediamo sempre con almeno tre mesi di data») e non spedire lotti al di sotto.

Gli scarti: i soldi che si buttano in silenzio

Uno scarto non compare in nessuna fattura. Semplicemente, un giorno qualcuno trova una scatola scaduta e la butta. Per tenerli sotto controllo:

• Registra ogni scarto con la sua causa: scadenza, rottura, reso non rivendibile, errore di ricevimento.
• Anticipa: confronta la data di ogni lotto con il suo ritmo di vendita. Se un lotto di 200 unità scade tra 60 giorni e ne vendi 2 al giorno, sai già oggi che te ne avanzeranno circa 80.
• Agisci in tempo: una promozione, un pack con un altro prodotto, la vendita con termine minimo di conservazione vicino e uno sconto chiaro, o la donazione. Farlo con 60 giorni di margine è molto diverso che farlo con 5.
• Adegua gli acquisti: se un prodotto genera spesso scarti, il problema è in quanto compri, non in quanto vendi.

Checklist

• Le schede mostrano in forma di testo gli ingredienti, gli allergeni evidenziati e la dichiarazione nutrizionale (o quella prevista per il tipo di prodotto).
• Ogni entrata di merce registra lotto, data e fornitore.
• Ogni ordine registra il lotto spedito.
• Puoi elencare in pochi minuti i clienti che hanno ricevuto un lotto.
• Il magazzino prepara in FEFO e rispetta una durata minima.
• C'è un registro degli scarti e un controllo periodico di ciò che sta per scadere.
• Se vendi prodotti con il termine minimo di conservazione superato, è indicato in modo visibile nella scheda e nel carrello.

In PrestaShop

PrestaShop non gestisce di serie lotti né date di scadenza: lo stock è un numero per prodotto. Per rispettare la tracciabilità e controllare gli scarti bisogna aggiungere il lotto e la data alle entrate e agli ordini, l'uscita per data e un avviso su ciò che non verrà venduto in tempo. E per la scheda, le informazioni nutrizionali, sugli allergeni o normative per prodotto e per combinazione, in forma di testo e non solo nella foto.

Questo articolo è informativo. Ogni settore (alimentari, integratori alimentari, cosmetici, dispositivi medici) ha una normativa specifica: consultala con il tuo consulente o la tua associazione di categoria.