Quando e quanto riordinare: punto di riordino e scorta di sicurezza spiegati con i numeri

Ogni prodotto esaurito è una vendita persa e, spesso, un cliente che va dalla concorrenza. Ogni prodotto in più è denaro fermo su uno scaffale. Tra le due cose c'è un modo semplice per decidere quando e quanto riordinare, e non serve essere esperti di logistica: bastano quattro dati e un foglio di calcolo.

I quattro dati che ti servono

• Domanda media giornaliera (D): unità che vendi al giorno, in media.
• Tempo di consegna (L): giorni da quando fai l'ordine a quando puoi vendere il prodotto. Include il tempo di preparazione del fornitore, il trasporto e il ricevimento.
• Scorta di sicurezza (SS): un cuscinetto per quando vendi più del normale o il fornitore tarda.
• Stock disponibile: ciò che hai più ciò che è già ordinato e non ancora arrivato.

Il punto di riordino

È il livello di stock al quale devi lanciare l'ordine. La formula è:

L'idea: con ciò che ti resta devi coprire tutto il tempo di consegna, più un margine nel caso le cose vadano peggio del previsto.

Due modi per calcolare la scorta di sicurezza

Metodo semplice (quello del caso peggiore)

SS = (vendita giornaliera massima × tempo massimo) − (vendita giornaliera media × tempo medio).

Esempio: un prodotto vende in media 6 unità al giorno e 9 nei giorni migliori. Il fornitore impiega in media 10 giorni e, a volte, 14.

• SS = 9 × 14 − 6 × 10 = 126 − 60 = 66 unità.
• Punto di riordino = 6 × 10 + 66 = 126 unità.

È facile da capire e quasi mai ti lascia senza stock, ma di solito è eccessivo: presuppone che il giorno peggiore di vendite coincida con il tempo di consegna peggiore.

Metodo statistico (più preciso)

SS = Z × σ × √L, dove σ è la deviazione standard della vendita giornaliera e Z dipende dal livello di servizio che vuoi: 1,28 per il 90 %, 1,65 per il 95 %, 2,33 per il 99 %.

Con lo stesso prodotto, se la vendita giornaliera varia con una deviazione di 2 unità e vuoi un servizio del 95 %:

• SS = 1,65 × 2 × √10 = 1,65 × 2 × 3,16 ≈ 11 unità.
• Punto di riordino = 60 + 11 = 71 unità.

La differenza con il metodo semplice è di 55 unità ferme. Moltiplicato per tutto il catalogo, sono molti soldi. In un foglio di calcolo, σ si ottiene con la funzione DEV.ST sulle vendite giornaliere.

Quanto ordinare

Un modo pratico è fissare una copertura obiettivo: quanti giorni vuoi che duri ogni ordine (per esempio, 30).

Proseguendo con l'esempio (metodo statistico), se ti restano 70 unità e non hai nulla in ordine: 6 × 30 + 11 − 70 = 121 unità. Poi, adegua all'ordine minimo del fornitore o alla scatola completa.

L'errore che falsa quasi tutte le previsioni

La domanda giornaliera sembra facile da calcolare: vendite del mese diviso 30. Ma se il prodotto è stato esaurito per parte del mese, quel calcolo risulta troppo basso, e ti porta a ordinare meno del necessario, così si esaurisce di nuovo. È un circolo vizioso.

Lo stesso accade con i prodotti nuovi: se un articolo è attivo da dieci giorni, dividere le sue vendite per 30 ne sottostima la domanda di due terzi. La domanda va calcolata sui giorni in cui il prodotto era attivo e disponibile.

Non tutti i prodotti meritano la stessa attenzione

Classifica il catalogo con un'analisi ABC:

• A: il 20 % dei prodotti che di solito genera circa l'80 % del fatturato. Controllali ogni settimana e con un livello di servizio alto (95-99 %).
• B: quelli successivi. Controllo quindicinale, servizio del 90-95 %.
• C: la coda lunga. Controllo mensile, poco stock o addirittura vendita su ordinazione con lo stock del fornitore e un tempo di consegna più lungo indicato nella scheda.

Casi che la formula non risolve da sola

• Stagionalità: usa la domanda dello stesso periodo dell'anno precedente, non quella del mese scorso.
• Promozioni: se farai una campagna, aggiungila a mano alla previsione.
• Prodotti con scadenza: lo stock massimo lo determina la durata di conservazione, non solo la domanda. Non serve a nulla comprare a buon prezzo se una parte scadrà.
• Ordini minimi e trasporto: a volte conviene anticipare un ordine per raggiungere il trasporto gratuito; calcola se il risparmio supera il costo di tenere più stock.

Per iniziare domani

1. Esporta le vendite giornaliere degli ultimi 90 giorni dei tuoi 50 prodotti più venduti.
2. Escludi i giorni senza stock nel calcolo della media.
3. Annota il tempo reale di ogni fornitore (data dell'ordine e data di ricevimento delle ultime spedizioni).
4. Calcola punto di riordino e quantità con le formule sopra.
5. Controlla ogni settimana quali prodotti hanno superato il loro punto di riordino.

Quando il catalogo cresce, il foglio di calcolo diventa stretto: la cosa ragionevole è che sia il negozio stesso a calcolare il fabbisogno di ogni prodotto con le sue vendite e i suoi giorni con stock, e che l'ordine al fornitore nasca da lì.