Serie di fatture in PrestaShop: per negozio, paese o canale, senza rompere la numerazione

All'inizio è tutto facile: un negozio, una serie, fatture dall'1 in poi. Poi arriva un secondo negozio nello stesso PrestaShop, le vendite su un marketplace, il POS del negozio fisico o un ERP che fattura anche lui. E un giorno il tuo commercialista ti chiede perché ci sono due fatture con il numero 2026-00412.

In questo articolo ci concentriamo su come organizzare più serie. La numerazione di base e le rettificative le trattiamo in un altro articolo del blog.

Cosa dice la norma

L'articolo 6 del Real Decreto 1619/2012 (il regolamento spagnolo sulla fatturazione) richiede che la numerazione delle fatture sia progressiva all'interno di ogni serie. Si possono usare più serie quando ci sono ragioni che lo giustificano, e il regolamento stesso cita, tra le altre:

• L'esistenza di più stabilimenti da cui si fatturano le operazioni.
• Operazioni di natura diversa.

E ci sono casi in cui una serie propria è obbligatoria:

• Le fatture rettificative.
• Le fatture emesse dal destinatario o da un terzo per conto dell'imprenditore.

Non sono ammessi buchi non giustificati, numeri ripetuti all'interno di una serie o date che tornano indietro rispetto al numero.

Quando conviene separare le serie

Per negozio (multinegozio)

Se nello stesso PrestaShop hai più negozi della stessa azienda, puoi usare una serie comune o una per negozio. Una per negozio facilita il controllo, ma ognuna deve essere progressiva per conto suo. Se i negozi sono di aziende diverse, non c'è scelta: ogni azienda ha la propria numerazione, perché sono soggetti fiscali diversi.

Per canale

Negozio online, negozio fisico con POS, marketplace, ordini telefonici. Se ogni canale fattura da un sistema diverso, separare le serie evita che due sistemi generino lo stesso numero. È la causa più frequente di duplicati.

Per tipo di documento

• Fatture complete e semplificate: è comune tenerle in serie distinte.
• Rettificative: serie propria, sempre.

Per paese

Non è obbligatorio separare per paese del cliente se l'azienda è la stessa, ma alcuni negozi lo fanno per far quadrare meglio le vendite a distanza nell'UE. Se lo fai, non confonderlo con il caso di avere un'azienda in un altro paese, che fattura con la propria numerazione e la propria normativa.

Per esercizio: ripartire o no

La norma non obbliga a far ripartire la numerazione ogni anno, ma è la pratica più diffusa: un prefisso con l'anno (2026-, 2027-) e il contatore da 1. L'importante è che il passaggio sia pulito:

• La prima fattura dell'anno nuovo non può avere la data dell'anno precedente.
• Se un ordine di dicembre viene fatturato a gennaio, la fattura è di gennaio e va nella serie di gennaio.
• Se riparti, il prefisso dell'anno deve far parte del numero, altrimenti avrai due «00001».

Il problema dei più sistemi

Un caso che vediamo spesso: un negozio di materiali di consumo fattura da PrestaShop, ma il suo ERP genera anche fatture per gli ordini telefonici, con lo stesso prefisso. Quando l'ERP importa gli ordini del sito, compaiono due fatture diverse con lo stesso numero. La soluzione passa dal decidere chi fattura cosa:

• O fattura solo PrestaShop e l'ERP riceve le fatture già numerate.
• O fattura solo l'ERP e PrestaShop non genera un numero proprio.
• O ciascuno ha la sua serie, con un prefisso diverso che non si incrocia mai.

Errori frequenti

1. Due negozi di un multinegozio condividono il contatore senza che nessuno l'abbia deciso.
2. Le rettificative condividono la serie con le fatture ordinarie.
3. Si cancellano fatture di prova e restano buchi nella numerazione reale.
4. Al cambio d'anno non si cambia il prefisso e si ripetono i numeri.
5. L'ERP e il negozio numerano nella stessa serie.
6. Si cambia il formato del numero a metà esercizio senza lasciarne traccia.

Checklist

• Fai un elenco di tutti i punti che emettono fatture: negozio, POS, ERP, marketplace.
• Assegna a ciascuno una serie con un prefisso proprio, oppure decidi che fattura solo uno.
• Rettificative in serie separata.
• Prefisso con l'anno se riparti a ogni esercizio.
• Controlla a fine mese che non ci siano buchi né duplicati in nessuna serie.
• Documenta le serie e il loro motivo: è ciò che ti chiederanno se fanno domande.

Domande frequenti

Posso cambiare serie a metà anno? Puoi aprire una nuova serie se c'è un motivo, come un nuovo canale o un cambio di sistema, purché la precedente venga chiusa in modo pulito e la nuova inizi in modo progressivo. Conviene lasciare traccia della data e del motivo.

Cosa faccio se ho già un buco nella numerazione? Non riempirlo con una fattura retrodatata. La cosa corretta è documentare cosa è successo (una fattura di prova cancellata, un errore del sistema) e parlarne con il tuo commercialista.

Le note di credito parziali vanno nella serie delle rettificative? Sì. Qualsiasi correzione di una fattura emessa, totale o parziale, è una rettificativa e va nella sua serie.

Il prefisso deve avere un formato preciso? No. Può essere «2026-», «W26-», «R-2026-» o ciò che decidi, ma conviene che sia breve, che identifichi la serie a colpo d'occhio e che non si ripeta tra sistemi.

Come risolverlo in PrestaShop

PrestaShop ha un prefisso di fattura per lingua e un contatore, e in multinegozio si può configurare per negozio, ma non distingue le serie per tipo di documento né per canale e non controlla i buchi. La cosa pratica è definire prima le serie, sulla carta, e poi configurare il negozio e gli altri sistemi perché le rispettino. I moduli che compaiono sotto questo articolo aiutano con la fattura PDF, le sue serie e il suo invio ad altri sistemi, come l'ERP, perché ogni fattura esca da un unico punto.

Questo articolo è informativo e non sostituisce la consulenza fiscale. Per un caso concreto, consulta il tuo commercialista.